政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題與對策探析

劉濤

摘要：在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，汲取以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，檔案資料管理尤為重要。尤為是政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作，能夠?yàn)樯鐣?huì)主義發(fā)展提供更多財(cái)富，促進(jìn)和諧社會(huì)的穩(wěn)步構(gòu)建。所以，在本文中，對政府機(jī)關(guān)的檔案管理問題與對策進(jìn)行了深層次的分析與研究。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān)；檔案管理；問題；對策

政府機(jī)關(guān)的檔案是各個(gè)部門從建設(shè)初期到如今發(fā)展的整個(gè)過程，都會(huì)相對應(yīng)的形成一個(gè)檔案。所以，對政府機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行優(yōu)化管理，不僅能將政府部門的職能充分發(fā)揮出來，還能促進(jìn)社會(huì)管理、科學(xué)管理的穩(wěn)步性，保證和諧社會(huì)的形成。

一、政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

目前，在我國檔案管理工作中，由于各個(gè)單位之間分工不夠明確、其工作水平不足，導(dǎo)致在檔案管理工作中增加其難度，在該情況下，不僅會(huì)影響到政府機(jī)關(guān)的規(guī)范性管理，還制約了政府部門發(fā)揮的管理職能。

其一，對檔案文件管理的不夠集中，導(dǎo)致材料處理工作不夠規(guī)范。因?yàn)檎畽C(jī)關(guān)的檔案管理工作比較復(fù)雜，需要各個(gè)工作人員之間的相互分工、相互配合，但面對這種復(fù)雜性，導(dǎo)致在管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、資料不完整等現(xiàn)象。

其二，對檔案信息收集的不夠完整，無法準(zhǔn)確分類。每個(gè)政府機(jī)關(guān)在工作中，都需要建立屬于自己的長效機(jī)制，但是，常常會(huì)增加一些臨時(shí)、短期任務(wù)，這些任務(wù)種類多，豐富多樣，導(dǎo)致一些工作人員只重視主件，無法完成附件管理工作，從而影響了信息的完整性[1]。

其三，使用的電子政務(wù)系統(tǒng)比較落后，不符合當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需要。在政府機(jī)關(guān)中使用的大量文件都是利用計(jì)算機(jī)打印完成的，根據(jù)工作需要以及工作任務(wù)的實(shí)施，將其轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件。但面對這種落后現(xiàn)象，與國際化相比還存在較大差距，不僅會(huì)造成工作成本增加現(xiàn)象，還會(huì)影響政府機(jī)關(guān)工作效率的提升。

其四，檔案管理人員與工作人員的自身素質(zhì)不高，自身的專業(yè)性、分析問題的能力都不高。我國政府機(jī)關(guān)檔案管理團(tuán)隊(duì)在整體上不夠穩(wěn)定，缺乏積極思想意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。雖然在一定程度上能夠使檔案工作人員符合數(shù)字化工作需要，但由于他們?nèi)狈I(yè)性和較強(qiáng)能力，無法熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，導(dǎo)致文件管理方法和實(shí)際使用的方式存在較大差距，無法實(shí)現(xiàn)一致性，從而影響了政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的積極發(fā)展，制約我國社會(huì)的和諧發(fā)展[2]。

二、政府機(jī)關(guān)檔案管理問題的解決對策

在和諧社會(huì)發(fā)展理念提出下，我國政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作作用充分發(fā)揮，對和諧社會(huì)的積極發(fā)展提高意見。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下，需要結(jié)合和諧社會(huì)發(fā)展下的具體要求，促進(jìn)管理工作的優(yōu)化實(shí)施，保證檔案管理工作發(fā)揮的服務(wù)職能，為和諧社會(huì)的積極發(fā)展提供動(dòng)力。在這種執(zhí)行下，需要各個(gè)單位的管理人員、工作人員從幾方面，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化發(fā)展需要。

（一）加強(qiáng)調(diào)查與監(jiān)督

對政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查與分析，針對其存在的問題，需要對其優(yōu)化、改正。同時(shí)，還需要根據(jù)政府機(jī)關(guān)的實(shí)際發(fā)展情況，促進(jìn)管理方法的嚴(yán)格性與完善性，保證能夠?qū)n案文件進(jìn)行合理記錄、有效整理與分析等，促進(jìn)其檔案分析工作更合理，為檔案信息的安全保存、規(guī)范管理提供較大方便。在政府各個(gè)部門的相互執(zhí)行下，不僅能將各個(gè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)充分落實(shí)，還能促進(jìn)工作效率的穩(wěn)定提升[3]。

（二）實(shí)現(xiàn)材料的分類整理

在對政府機(jī)關(guān)的檔案信息進(jìn)行分類處理期間，需要根據(jù)機(jī)關(guān)的實(shí)施工作需求以及實(shí)際的工作情況，對全部的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、有效整理，保證能夠減少政府機(jī)關(guān)內(nèi)部管理難度，減少其存在的各個(gè)問題。在各個(gè)部門相互聯(lián)合下，工作人員還需要注意到檔案的結(jié)合問題，嚴(yán)格解決檔案文件存在的重復(fù)性與混亂性。政府機(jī)關(guān)內(nèi)部管理工作比較復(fù)雜，各個(gè)部門需要對工作任務(wù)、工作檔案等進(jìn)行處理，在這種執(zhí)行條件下，不僅能減少檔案信息出現(xiàn)遺漏、丟失等現(xiàn)象，還能維持檔案信息使用的全面性與可靠性。

（三）促進(jìn)檔案管理體制的創(chuàng)新

促進(jìn)檔案管理體系的創(chuàng)新性，保證能夠?qū)㈦娮诱?wù)充分滲透到檔案日常管理工作中。在工作執(zhí)行期間，工作人員需要對電子檔案文件的形成、歸檔以及開發(fā)等各個(gè)工作進(jìn)行全面管理，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)的自動(dòng)化發(fā)展，為信息的實(shí)時(shí)性發(fā)展提供較大保障，促進(jìn)政府工作的高效運(yùn)行和穩(wěn)定發(fā)展。不僅如此，還需要利用電子政務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)擴(kuò)展，保證各個(gè)單位之間在服務(wù)與管理工作中，都能為社會(huì)、為人們發(fā)展提供更好服務(wù)，保證政府機(jī)關(guān)的檔案工作滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要[4]。

（四）加強(qiáng)思想黨風(fēng)建設(shè)

政府機(jī)關(guān)在各個(gè)工作執(zhí)行工作中，需要加強(qiáng)思想黨風(fēng)建設(shè)，促進(jìn)檔案管理人員的責(zé)任感都能得以提高，保證其工作精神和事業(yè)心的充分形成，這樣不僅能實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的相互合作，還能為人民提供更好的服務(wù)工作。在對工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)工作期間，需要為檔案管理工作中心提供輔導(dǎo)，使各個(gè)部門人員都能認(rèn)識(shí)到檔案工作管理的重要性。還需要對工作人員的能力進(jìn)行培養(yǎng)，提高他們的信息收集效率，減少檔案文件的處理期間，促進(jìn)教育工作與宣傳工作的完好實(shí)施，這樣才能在總體上提高工作人員的自身素質(zhì)。

三、總結(jié)

政府機(jī)關(guān)能為現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展提供引導(dǎo)作用，檔案管理工作發(fā)揮著全部的職能和作用，促進(jìn)其和諧社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。所以，在檔案管理工作中，一定要充分落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要思想，將政府的管理工作與檔案工作充分結(jié)合起來，促進(jìn)其服務(wù)工作的積極完善，保證促進(jìn)信息資源的豐富利用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 趙闖.政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題與對策[J].華章，2012（8）：300.

[2] 于炳仁.新形勢下檔案管理工作存在的問題和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（19）：56.

[3] 彭志雄.對當(dāng)前政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題與對策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（21）：91-92.

[4] 康國偉，蓋建波.關(guān)于政府檔案管理工作中相關(guān)問題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（2）：94.