檔案主題標引的特性之我見

李明

摘要：檔案的主題標引是實現(xiàn)檔案自動化管理關(guān)鍵性的前期工作，是指對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的前提，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，本文結(jié)合工作實際就檔案主題標引的特性進行了探討和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；標引語言；主題標引

標引是檔案管理工作者對文獻進行主題分析的結(jié)果，即將檔案主題的自然語言轉(zhuǎn)換成檔案分類檢索語言的過程，也就是對檔案進行主題分析的結(jié)果賦予分類號標識的過程。檔案條目按所賦予的分類號排列起來，就形成了一個與分類體系相同的邏輯系統(tǒng)，從而達到系統(tǒng)反映檔案，以便于檢索、利用。主題標引是根據(jù)主題法的體系按字順順序排列的字順系統(tǒng)，利用主題詞來標識檔案文獻的屬性。兩者是不同體系結(jié)構(gòu)的標引方法，因此在功能、方法、檢索效率等方面既有共性，也有特性。也就是說，只有深入探析兩種檢索方法的共性與特性，才能科學地提出適合辦公自動化環(huán)境要求的大一統(tǒng)檢索體系。

一、檔案標引流程分析

首先，審讀文件、案卷，了解檔案所論述的內(nèi)容。主要通過題名來確定檔案主題，如果題名不能確切反映文件內(nèi)容和成分，再查閱正文、文頭、文尾和附加標記等，力求準確把握檔案的主題。其次，進行主題分析，確定主題類型與結(jié)構(gòu)。再次，查表，轉(zhuǎn)換主題概念。將檔案的主題概念分析出來后，即可從檔案分類表和主題詞表中選定相應的分類號和主題詞進行概念轉(zhuǎn)換，對于多主題的檔案應該分解成幾個單主題進行標引。第四，給出檔案標識，即給出分類號或主題詞，對標引的結(jié)果以及標引中所處理的某些問題（如增刪主題詞等）進行記載，以不斷提高標引質(zhì)量。最后，校對審核，主要審核主題分析是否全面、準確，主題概念的轉(zhuǎn)換是否符合標引規(guī)則，標引記錄有無差錯等。

二、主題標引方式方法分析

檔案主題分析，是根據(jù)檔案標引和檢索的需要，依據(jù)一定方式，對檔案內(nèi)容進行分析，提取檔案主題概念，確定檔案主題的類型與結(jié)構(gòu)的過程。主題分析的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到檔案標引的效果乃至整個檔案檢索系統(tǒng)的檢索效率。主題標引方式方法有四種：首先是整體標引：即對一檔案主題用一個標識來概括性標引。其次是全面標引，即對檔案的各個局部主題或構(gòu)成完整主題的各個主題因素分別標引。再次是補充標引，即除了檔案的整體主題作概括性標引外，再選擇一個主要的局部主題因素作單獨標引。最后是重點標引，只選擇檔案中對本單位服務對象有情報價值的個別局部主題作標引。全面標引和補充標引可以達到較大的深度，所以又稱為深度標引，因為深標引意味著更多的標引來更全面地更具體地標引案卷內(nèi)容。因此，深標引不但可以提供更多的檢索途徑，而且可以達到理想的檢索效果。從檔案利用的角度來看。只有深度標引才能使檔案利用者在龐大的檔案中，一方面通過檢索標引提供的線索查找所需檔案材料，另一方面又通過檢索標識提供的信息，盡可能一下子了解了檔案的內(nèi)容。案卷的標引深度取決于主題分析水平。對同一檔案采用微觀分析法所得到的主題概念的含量，必然多于采用宏觀分析法所得列的主題概念的數(shù)量。主題概念的數(shù)量多，表達這此概念所需的標識數(shù)量也就多，標引深度也就大。由此可見，為了達到較大的標引深度，首先必須對檔案主題作深入分析，并注意提高分析水平。

三、檔案主題分析的依據(jù)

分析檔案主題的依據(jù)主要為檔案題名、文件版頭、附加標記乃至正文等，其中檔案題名是作者對檔案中心內(nèi)容的概括，一般都能準確反映檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，但也有一些檔案題名不能準確表達檔案的中心內(nèi)容，所有題名不能作為檔案主題分析的唯一依據(jù)，此時就需要查閱文件版頭和附加標記。文件版頭包括作者、收文機關(guān)、文件字號、時間、密級等內(nèi)容，通過它有助于明確文件的具體內(nèi)容、使用范圍及參考價值等。當從標題、文件版頭和附加標記還不能判定檔案主題時，就有必要瀏覽正文。通過翻閱檔案正文可以了解其撰寫目的、中心內(nèi)容，從而確定檔案論述和研究的主題。普通檔案題名一般由作者、事由、文件（案卷）名稱三部分組成，并標明了發(fā)文機關(guān)名稱，其中含有大量可供檢索的內(nèi)容特征和形式特征，基本能反映檔案的主題。

檔案主題類型可分為單主題與多主題兩種。只記錄或闡述一個事物或一個問題的檔案，稱單主題檔案，如出版信息、檔案館建筑設計等；論述兩個或兩個以上事物或問題的檔案，稱之為多主題檔案，如出版集團的成立時間與運營模式等。對多主題檔案應分解為幾個單主題分別進行分析。依主題的構(gòu)成因素，可分為單元主題和復合主題。單元主題是指由一個主題因素構(gòu)成的主題，論述的是一特定的事物對象或問題，分析時只需將該主題概念析出即可；復合主題是指由若干個主題因素結(jié)合構(gòu)成的主題，對復合主題須深入分析其結(jié)構(gòu)及主題因素之間的相互關(guān)系。依主題的重要程度，可分為主要主題和次要主題。在進行主題分析時，應重點分析主要主題，根據(jù)標引的需要對其作充分的提煉，而對次要的主題，則應根據(jù)它的實際標引價值決定取舍。依對主題表達的明確程度，可分為顯性主題和隱性主題。顯性主題是作者明確闡述的主題；隱性主題是作者未直接加以表達，而是隱含于檔案內(nèi)容之中的主題。對顯性主題的分析較為容易，可根據(jù)檔案題名或正文直接撮主題概念，而隱性主題則易漏標，須在深入了解檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上進行分析和提煉。

單元主題結(jié)構(gòu)簡單，內(nèi)由一個主題詞因素構(gòu)成，而復合主題結(jié)構(gòu)復雜，一般由幾個主題因素構(gòu)成，因此分析主題結(jié)構(gòu)，主要是針對復合主題而言。主題因素分為以下幾種：一是主題因素。即文件或案卷中論述的關(guān)鍵性主題概念，是主題中的核心部分。凡具有獨立檢索意義的主題概念，都可作為主體因素。二是通用因素。即構(gòu)成主題的通用概念。凡是沒有獨立檢索意義的一些主題概念因素，如研究、方法、設備、總結(jié)等，均為通用因素。它們一般不能作檢索入口，在主題中主要對主題因素起細分作用，用以補充說明主體因素。如“拖拉機的生產(chǎn)規(guī)劃”這個主題中，“規(guī)劃”為通用因素。三是位置因素。即檔案所論述的對象所處的空間、地理位置等主題因素，它對主體因素所在的空間、地理位置起限定作用。

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