針對基建項目檔案管理前期控制的研究

許晶

摘要：檔案是所有工作得以正常開展和進(jìn)行后期維護的重要依據(jù)之一，而且檔案本身就包含和記錄著及時，根據(jù)其內(nèi)容不僅可以總結(jié)出一定的規(guī)律，同時還能夠更好的以此來服務(wù)實際工作。況且就基建項目而言，檔案不僅能夠作為處理基礎(chǔ)項目后期問題的重要依據(jù)，同時也能夠為其提供較為準(zhǔn)確和確鑿的數(shù)據(jù)信息和基本參考材料。就對于基建項目的管理過程來說，通過前期的策劃、對中期過程的控制以及對材料和信息進(jìn)行及時歸檔的管理方式實際上是一種施工進(jìn)度和文件同時生成的，對其內(nèi)容進(jìn)行及時的歸檔處理能夠更加準(zhǔn)確的保證項目檔案的完整性。因而在本文當(dāng)中我便會對相關(guān)問題進(jìn)行具體的說明。

關(guān)鍵詞：基建項目；檔案管理；前期控制；研究

檔案的產(chǎn)生和管理本身就是為了對當(dāng)前的事物進(jìn)行準(zhǔn)確有效的歸納，同時也能夠幫助人們更好的指導(dǎo)未來的建設(shè)和發(fā)展。對企業(yè)而言更是如此，檔案不僅是他們進(jìn)行投資和建設(shè)的參考點，同時也是對權(quán)益進(jìn)行維護的憑證之一。況且基建項目本身就包含多方面的內(nèi)容，它所需要的投資材料需要大量的資金進(jìn)行支撐，這也就涉及到了多個投資方與責(zé)任人。而且由于基建項目進(jìn)行建設(shè)的時間也是非常長的，因而它所涉及到的信息就比較龐雜，所以對于基建項目進(jìn)行及時明確化的檔案管理能夠更好的推動基建項目的發(fā)展。如果對于信息收集不及時不僅會導(dǎo)致對檔案記錄的準(zhǔn)確度降低，同時還會降低基建項目檔案的使用價值。所以基建建設(shè)方和管理方就需要提高對于信息采集的準(zhǔn)確性，保證對于前期檔案管理的有效性，才能夠真正做到為實際服務(wù)。因而在本文當(dāng)中我便會對相關(guān)問題進(jìn)行具體的分析，僅希望能夠起到一些借鑒的作用。

一、基建項目檔案管理前期控制的特點

（一）全面性

基建項目的工作周期長，所包含的文件、合同以及材料都是豐富多樣的，因而在進(jìn)行管理的時候就需要將這些內(nèi)容有條不紊的納入到檔案的前期控制當(dāng)中。況且前期的管控方式和原則直接影響工期的科學(xué)化進(jìn)程與合理性，因而企業(yè)安排專業(yè)人員對所涉及材料進(jìn)行廣泛收集和分類整理是非常重要的。所以在基建項目檔案管理的前期控制當(dāng)中，工作人員就需要對前期的招標(biāo)計劃書、工程整體設(shè)計理念和方案、施工單位以及責(zé)任人簽訂的合同、工程進(jìn)度的基本安排以及所甄選的材料供應(yīng)商的基本情況等信息進(jìn)行登記和歸檔。在這種全面性和明確化的檔案管理當(dāng)中不僅能夠為后期工程起到一定的指導(dǎo)性作用，同時還能夠在出現(xiàn)突發(fā)情況和問題時找到癥結(jié)并進(jìn)行有效的處理。

（二）及時性

就目前基建項目的管理者所采取的方式來看，許多企業(yè)都認(rèn)為在工程完結(jié)和竣工的時候才是需要進(jìn)行細(xì)致化檔案收集和整理的時機。但是就實際情況來看，這種后期收集的方式不僅會導(dǎo)致許多臨時性變動的數(shù)據(jù)被忽略和遺忘，而且還有可能會直接影響到對后來工程的借鑒作用。況且檔案的整理就是為了有助于后期分析的，因而企業(yè)就應(yīng)當(dāng)充分保證對檔案管理前期控制的及時性，對于工程設(shè)計的每一次變動，數(shù)據(jù)的每一次更新都進(jìn)行及時的記錄和歸檔，這樣在后期整理的時候才更加明確。況且基建項目本身比較龐雜，在進(jìn)行收集的時候所涉及的東西會很多，因而工作人員就需要根據(jù)紙質(zhì)的材料信息和實際施工和管理人員的階段性回顧和口述來完善材料內(nèi)容，這樣才能夠通過及時性的收集來保證基建項目檔案的完整性。

二、加強前期工作，提高檔案管理質(zhì)量的方法

（一）加強基建項目檔案的收集工作

檔案管理最基本的程序就是對于信息的收集和管理，可以說信息本身就是組成檔案的基本和核心的要素。況且由于項目工程本身群需要的時間就比較長，因而其中可能會因為施工現(xiàn)場問題或者是材料而對其中的一些參數(shù)進(jìn)行更改和調(diào)整，在這個過程當(dāng)中如果不能夠進(jìn)行及時的信息收集就會導(dǎo)致檔案不符合實際。況且在工程當(dāng)中的材料供應(yīng)者、購買方和施工方并不是同一個部門，這些單位對于材料和信息的溝通本身就不能夠進(jìn)行有效的處理。況且這些內(nèi)容都是和檔案信息直接相關(guān)的，因而也就加大了對于信息收集的難度。雖然如今所采用的新式管理模式有利于提高檔案管理的整體質(zhì)量，但是同時其中信息的分類細(xì)化也會加大信息收集和整合的困難。因而數(shù)據(jù)和信息收集者就需要及時了解工程的進(jìn)展，并在這個過程當(dāng)中及時的與相關(guān)的工作人員進(jìn)行溝通，這樣才能夠更好的保證數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性和有效性。當(dāng)然隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子設(shè)備和信息化已經(jīng)深入到了工作和管理當(dāng)中，因而在檔案管理當(dāng)中也可以通過電子平臺來進(jìn)行工作，這樣也才能夠更好的保證基建檔案工作的有效性。

（二）實行檔案管理的績效考核

檔案工作主要面對的是大量的數(shù)據(jù)和文字信息，因而在收集和處理的過程當(dāng)中難免會出現(xiàn)枯燥感。因而企業(yè)就需要對工作人員的實際工作情況和效率進(jìn)行一定的約束，這樣才能夠更好的提高檔案的實用率。而績效考核作為一種有效的約束方式，因而企業(yè)就可以通過對于制度的完善和健全來加強檔案管理的準(zhǔn)確性。所以企業(yè)就可以將此作為一種制度來對員工進(jìn)行適當(dāng)性的約束，當(dāng)然應(yīng)該將這種約束真正落到實處，對于考核的項目進(jìn)行具體的管理，保證考核是真正面對所有的企業(yè)員工，并通過這種方式來保證記錄的真實性。這樣不僅能夠真正保證基建項目管理的銜接性，同時還能夠避免工作人員出現(xiàn)僥幸心理而對數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行模糊化的處理。因而通過這種績效考核的方式不僅能夠有效規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理的秩序，同時在后期出現(xiàn)問題時還能夠快速的尋找到問題的癥結(jié)，也才能夠更好的處理問題。

三、小結(jié)

本文是基于我對基建項目檔案管理相關(guān)知識的了解展開的，在文章當(dāng)中我首先介紹了基建項目檔案管理前期控制的兩個特點：全面性和及時性。之后則又從加強基建項目檔案的收集工作和實行檔案管理的績效考核這兩點說明了加強前期工作，提高檔案管理質(zhì)量的方法。然而宥于個人知識水平的限制，在文章當(dāng)中我并未能夠就相關(guān)問題進(jìn)行全面詳盡的分析和闡釋，僅希望能夠起到一些拋磚引玉的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]白波.加強工程監(jiān)理檔案管理，提升高速公路運營管理水平[J].蛋糕天地，2014.

[2]龔瑾.針對基建項目檔案管理前期控制的研究[J].管理錦囊，2016.

[3]車鳳.如何做好基建項目檔案管理的前期控制[J].研究探索，2013.