辦公室文書檔案管理信息化探析

趙麗娜

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，辦公室文書檔案的管理方式正逐步從傳統(tǒng)的人工管理模式向現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變和發(fā)展。辦公室文書檔案的信息化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存、快速利用和高效管理。本文分析了辦公室文書檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，對(duì)如何加強(qiáng)辦公室文書檔案的信息化管理提出了幾點(diǎn)工作思路。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；信息化；管理

應(yīng)用信息技術(shù)能夠使辦公室文書檔案管理工作更為快捷、便利，還能對(duì)各企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到推動(dòng)作用，并使辦公室文書檔案管理的質(zhì)量得到有效提升。

一、辦公室文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案歸檔人員工作效率

辦公室文書檔案進(jìn)行信息化管理不但會(huì)使辦公室文書檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。辦公室文書檔案采用計(jì)算機(jī)管理可以按照按件即時(shí)整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計(jì)等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

（二）提高檔案的查閱速度

辦公室文書檔案實(shí)施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，查閱人員不用來(lái)檔案室，辦公室文書檔案資源可以隨時(shí)檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號(hào)就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

（三）提高文件的傳遞速度和文件的安全性

企業(yè)檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過(guò)程中，文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，不能及時(shí)歸檔，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時(shí)可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級(jí)，也可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置對(duì)查檔人員進(jìn)行操作的權(quán)限設(shè)置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也減少了對(duì)紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

二、如何加強(qiáng)辦公室文書檔案的信息化管理

（一）提高辦公室文書檔案人員綜合素質(zhì)

目前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的普及，越來(lái)越多的企業(yè)都在開(kāi)展辦公自動(dòng)化，企業(yè)文件的起草形成、流轉(zhuǎn)、修改、轉(zhuǎn)換、檢索、打印、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作都可以在辦公自動(dòng)化軟件中完成，這種現(xiàn)代化的文書管理技術(shù)，迫切需要辦公室文書檔案管理人員去掌握和使用。文檔檔案信息化是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，所以，企業(yè)從事文書管理的老師要結(jié)合本崗位的工作，努力提高計(jì)算機(jī)操作水平，邊工作邊學(xué)習(xí)，掌握涉及文檔管理的信息技術(shù)知識(shí)，努力成為綜合型的文檔管理人才。

（二）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作任務(wù)量大，利用計(jì)算機(jī)整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行文檔整理，但是每個(gè)人理解的不同，對(duì)每一個(gè)文件的分類不盡相同，影響案卷質(zhì)量，對(duì)檔案的查詢工作帶來(lái)不便。現(xiàn)在按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，辦公室文書檔案實(shí)行卷改件，文檔整理按件整理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅省時(shí)省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在辦公室文書檔案歸檔工作的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)，提高了歸檔的工作效率。

（三）加強(qiáng)在職教育，提高辦公室文書檔案管理人員整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與檔案工作方法，已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的新形勢(shì)，辦公室文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，企業(yè)負(fù)責(zé)文書的工作人員以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，由于現(xiàn)今文書類型和辦公室文書檔案種類和載體的多樣化，所以相應(yīng)的檔案管理的方法要隨著時(shí)代的發(fā)展不斷地更新。為了使辦公室文書檔案管理人員能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮企業(yè)從事檔案管理工作人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理的積極性和主動(dòng)性，努力提高企業(yè)從事文書工作人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力。所以必須要對(duì)企業(yè)中從事文書管理的人員進(jìn)行在職的檔案信息化的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批既能掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

（四）實(shí)施“三化”管理

“三化”管理指的是精細(xì)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。在管理文書檔案時(shí)，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的具體發(fā)展情況進(jìn)行管理，通過(guò)“三化”管理能夠使辦公室檔案管理的系統(tǒng)化得以實(shí)現(xiàn)。管理與編制文書檔案時(shí)，應(yīng)遵循“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、上下一致”的管理模式，使檔案管理信息技術(shù)化，與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。雙重備份檔案的文檔版與電子版，并采用機(jī)讀模式管理檢索式的文檔，避免產(chǎn)生因?yàn)橐馔饣蚝诳驮斐呻娔X信息缺失的情況。

（五）創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)

規(guī)范地管理辦公室文書檔案，并創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行分類，主要分為一般、秘密、機(jī)密以及絕密四種形式；建檔管理工作應(yīng)根據(jù)文件的機(jī)密等級(jí)進(jìn)行展開(kāi)，收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀這個(gè)順序是檔案的歸檔順序。在一個(gè)企業(yè)中，只有擁有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機(jī)密的等級(jí)；當(dāng)文件起草與建檔時(shí)，應(yīng)遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，嚴(yán)格、細(xì)心地對(duì)檔案進(jìn)行分類與歸檔。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)人們的需求，辦公自動(dòng)化普及檔案現(xiàn)代化的管理模式和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)成為辦公室文書檔案信息化管理的重點(diǎn)，辦公室文書檔案的管理必須從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化管理的方式改變，從事文書管理的工作人員，要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路和工作觀念，掌握現(xiàn)代化信息管理手段，實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，才能滿足時(shí)代的需求。

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