新形勢(shì)下對(duì)檔案完整安全原則的再思考

汪坤

摘 要：隨著信息技術(shù)不斷進(jìn)步，我國(guó)開始向信息化社會(huì)轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到廣泛發(fā)展。檔案工作在國(guó)家發(fā)展過(guò)程中占據(jù)重要地位，因此在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下有必要促使其向信息化發(fā)展方向轉(zhuǎn)變，需要完善檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理水平提升，提高檔案完整性與安全性，從而適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，使檔案工作充分發(fā)揮其重要作用。本文針對(duì)新形勢(shì)下檔案的"完整安全原則"進(jìn)行探討，分析檔案工作能力進(jìn)一步提升的優(yōu)化措施，為檔案工作效率提高提供幫助，促進(jìn)其服務(wù)質(zhì)量提升。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案工作；完整安全原則

檔案工作在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中占有重要地位，各行各業(yè)發(fā)展都離不開檔案的應(yīng)用，檔案是企業(yè)或組織機(jī)構(gòu)歷史的記錄，使其發(fā)展依據(jù)，具有一定法律效用，因此其可靠性較高，其應(yīng)用具有普遍性。檔案工作與其他工作性質(zhì)不同，其以檔案為主要管理對(duì)象，因此需要保證檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。檔案工作與社會(huì)發(fā)展有緊密聯(lián)系，在新的發(fā)展形勢(shì)下，為促進(jìn)檔案工作效率提升，使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮其重要作用，需要與先進(jìn)科學(xué)技術(shù)結(jié)合，思考檔案的完整安全原則，加強(qiáng)制度管理，聯(lián)系工作實(shí)際，使檔案工作實(shí)用性提升。維護(hù)檔案完整與安全原則，能夠保證檔案工作具有真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史的忠實(shí)記錄，從而提高檔案工作效率。在新形勢(shì)下進(jìn)行電子檔案建設(shè)，使檔案工作向信息化趨勢(shì)轉(zhuǎn)變。

1、檔案生存面臨新挑戰(zhàn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展令社會(huì)更加現(xiàn)代化，信息化技術(shù)在各行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，為適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展與挑戰(zhàn)，要求檔案工作同樣向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變?；谛畔⒒夹g(shù)而出現(xiàn)的電子檔案使檔案工作效率得到有效提升，但同時(shí)也給檔案工作發(fā)展帶來(lái)較大問(wèn)題，使檔案工作面臨巨大挑戰(zhàn)。首先，電子文檔所處環(huán)境較復(fù)雜，而在工作過(guò)程中缺乏有效管理統(tǒng)一，給檔案管理工作帶來(lái)一定阻礙，不利于各部門統(tǒng)一管理，其具體系統(tǒng)形式不夠規(guī)范；其次，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)管理始終存在較明顯問(wèn)題，例如，在對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化建設(shè)時(shí)，其建立過(guò)程中缺乏相關(guān)部門的監(jiān)督管理，導(dǎo)致檔案工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)了解程度不夠，不能熟練應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備，不利于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)電子檔案效用的發(fā)揮；最后，電子檔案的長(zhǎng)期保存存在一定問(wèn)題，科學(xué)技術(shù)進(jìn)步令網(wǎng)絡(luò)操作更加復(fù)雜，其保存方式更加繁瑣，使檔案的調(diào)取受到阻礙，檔案工作效率得不到提升。

2、檔案完整安全面臨新課題

檔案工作的意義隨著社會(huì)形勢(shì)變化而不斷轉(zhuǎn)變，信息化技術(shù)的發(fā)展與現(xiàn)代化檔案工作的進(jìn)步令管理部門對(duì)檔案完整性的保持與安全性的維護(hù)方式開始改變，這種轉(zhuǎn)變給檔案工作帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為維護(hù)檔案完整與安全，需要堅(jiān)持以下幾點(diǎn)：

（1）在新形勢(shì)下，相關(guān)管理部門要保證檔案具有完整性。在數(shù)字化的發(fā)展下，電子檔案是在流動(dòng)狀態(tài)下，容易出現(xiàn)丟失的情況；由于電子檔案本身就具有繁瑣性，并且儲(chǔ)存形式也有很多種；依據(jù)處理流程的日益增多，容易讓儲(chǔ)存的檔案出現(xiàn)分散的情況，容易損失；

（2）在新形勢(shì)的發(fā)展下，確保檔案具有安全性。電子檔案在很大程度上都會(huì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生依賴，這樣就會(huì)讓檔案信息不能對(duì)自身起到保護(hù)的作用；電子檔案具有一定的信息特性以及相關(guān)的載體物化性，從而讓維護(hù)技術(shù)實(shí)施起來(lái)不容易；在網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜情況下，會(huì)讓電子檔案中的相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)加以保護(hù)。

3、檔案信息安全管理基本要求

檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)方案要經(jīng)過(guò)相關(guān)論證，釆購(gòu)流程符合規(guī)范，設(shè)備通過(guò)相關(guān)檢測(cè)，信息系統(tǒng)正常運(yùn)行并通過(guò)驗(yàn)收。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)配備正版軟件，使用通過(guò)國(guó)家認(rèn)證的防惡意代碼軟件。檔案局域網(wǎng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，局域網(wǎng)應(yīng)具備非法外聯(lián)監(jiān)控能力。局域網(wǎng)主干采用光纖鋪設(shè)，核心網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（服務(wù)器、交換機(jī)等）應(yīng)有冗余。檔案信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)房和辦公場(chǎng)地應(yīng)選擇在具有防震、防風(fēng)和防雨等能力的建筑內(nèi)。機(jī)房位置應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)電磁場(chǎng)、強(qiáng)振動(dòng)源、強(qiáng)噪聲源、粉塵、油煙、易燃易爆等場(chǎng)所和區(qū)域，理工作的職能部門，設(shè)定安全管理崗位，明確職責(zé)，提出相應(yīng)機(jī)構(gòu)各個(gè)部門和崗位的職責(zé)、分工和技能要求。應(yīng)根據(jù)各個(gè)部門和崗位的職責(zé)明確授權(quán)審批部門及批準(zhǔn)人，建立逐級(jí)審批制度，對(duì)系統(tǒng)投人運(yùn)行、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)接人和重要資源的訪問(wèn)等關(guān)鍵活動(dòng)進(jìn)行審批。應(yīng)制定檔案數(shù)字資源和系統(tǒng)安全工作的管理制度、操作規(guī)程，形成由安全策略、管理制度、操作規(guī)程等構(gòu)成的全面的安全管理制度體系。應(yīng)定期檢查系統(tǒng)日常運(yùn)行、系統(tǒng)漏洞和數(shù)據(jù)備份等情況，匯總安全檢查數(shù)據(jù)，形成安全檢查報(bào)告，并對(duì)安全檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，并及時(shí)對(duì)存在不足或需要改進(jìn)的安全管理制度進(jìn)行修訂。

4、對(duì)“完整安全原則”的再認(rèn)識(shí)

在新形勢(shì)的發(fā)展下，檔案的相關(guān)性質(zhì)都在不斷的改變，在以往的檔案工作中堅(jiān)持安全完整的制度應(yīng)當(dāng)從全新的角度來(lái)認(rèn)識(shí)。筆者依據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)以及結(jié)合實(shí)際情況認(rèn)為，對(duì)“完整安全原則”闡述內(nèi)容應(yīng)當(dāng)分為以下兩點(diǎn)：一點(diǎn)是相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案的安全進(jìn)行合理的預(yù)防。其中，電子文件是因?yàn)樘貏e的規(guī)律而形成的并且與文件時(shí)間的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，把以往的相應(yīng)工序事先形成文件的時(shí)期，而且再將電子文件自身的特點(diǎn)、計(jì)算機(jī)管理的標(biāo)準(zhǔn)等方面有效的結(jié)合，進(jìn)而讓電子文件不管是在收集還是在歸檔等工作上都能夠達(dá)到豐富的效果。

5、維護(hù)檔案完整與安全的對(duì)策

5.1擴(kuò)大宣傳力度，增強(qiáng)安全意識(shí)

要建立完善檔案安全體系，必須擴(kuò)大檔案安全的宣傳教育，將檔案保護(hù)意識(shí)（含責(zé)任意識(shí)、憂患意識(shí)、防范意識(shí)、法制意識(shí)）融入檔案的價(jià)值理論中，提高全社會(huì)的檔案保護(hù)意識(shí)，營(yíng)造科學(xué)發(fā)展的檔案安全保護(hù)環(huán)境；利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、雜志、宣傳欄、法制宣傳日、送檔下鄉(xiāng)等方式，要把檔案安全宣傳作為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)和擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響的重要工作來(lái)抓，不斷擴(kuò)大檔案宣傳的影響與實(shí)效。

5.2爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，改進(jìn)設(shè)施設(shè)備

必須積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事來(lái)抓，要穩(wěn)步推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)工作，就要把檔案安全體系建設(shè)工作納入檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并提出具體的實(shí)施目標(biāo)與措施；努力做到把檔案安全體系建設(shè)工作納入同級(jí)安全生產(chǎn)委員會(huì)的檢查、監(jiān)督，并成為與各單位簽訂《檔案目標(biāo)管理責(zé)任書》中的重要考核項(xiàng)目，明確各部門的職能職責(zé)，實(shí)行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。

6、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案應(yīng)當(dāng)具有安全性與完整性，相關(guān)部門需要保證檔案的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史狀況的保護(hù)，在檔案工作中相關(guān)管理部門應(yīng)起到促進(jìn)效用，其工作方式應(yīng)符合社會(huì)形勢(shì)發(fā)展需求與檔案事業(yè)發(fā)展要求。對(duì)檔案的建設(shè)應(yīng)以安全為核心，提高其防范能力。促進(jìn)檔案工作安全性提升，延長(zhǎng)檔案保存與應(yīng)用時(shí)間，從而使檔案工作效用得到充分發(fā)揮，為檔案工作水平提升提供便利條件。

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