關(guān)于電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響研究

趙敏

摘 要：伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的管理工作也逐步向電算化模式相轉(zhuǎn)變，這在很大程度上的發(fā)展提高了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。本文首先闡述了目前電算化會(huì)計(jì)檔案的主要特點(diǎn)，然后就其實(shí)際影響進(jìn)行了系統(tǒng)性的分析，以備參考。

關(guān)鍵詞：電算化模式；會(huì)計(jì)檔案管理；影響

引言：時(shí)代發(fā)展的腳步不斷加快，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了世界性的廣泛的應(yīng)用與普及，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中應(yīng)用電算化模式有效控制和降低了傳統(tǒng)管理工作存在的風(fēng)險(xiǎn)與漏洞問(wèn)題， 全面發(fā)揮出新型管理模式的突出性作用，大大提高了會(huì)計(jì)檔案管理工作的積極影響，促進(jìn)了我國(guó)各企業(yè)與單位更加規(guī)范性的發(fā)展。

1.電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)分析

由于電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作需要通過(guò)計(jì)算機(jī)操作實(shí)現(xiàn)，所以這種方式賦予該項(xiàng)工作一些新特點(diǎn)。首先電算化檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的云儲(chǔ)存以及光盤(pán)等磁性介質(zhì)的儲(chǔ)存，在傳統(tǒng)基礎(chǔ)上拓展了信息的儲(chǔ)存范圍。其次，數(shù)據(jù)的處理需要通過(guò)計(jì)算機(jī)端口進(jìn)行，這就固定了其操作的環(huán)境。再次，電算化的會(huì)計(jì)檔案管理方式容易使信息受到破壞，信息質(zhì)量也會(huì)受到載體質(zhì)量以及存放條件等因素的影響，因此對(duì)檔案材料的完整性和安全性方便有著更高的要求。最后，隨著電算化檔案管理工作推行時(shí)間的推移，計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中所儲(chǔ)存的軟件種類(lèi)也就隨著增加，這就對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的日常管理提出了更高的要求。

2.電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響分析

2.1對(duì)歸檔范圍的影響。會(huì)計(jì)檔案管理的傳統(tǒng)操作都是通過(guò)人工來(lái)實(shí)現(xiàn)的，對(duì)于相關(guān)信息的保存具有很強(qiáng)的篩選性。普及電算化后工作人員首先要對(duì)計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的程序文件進(jìn)行設(shè)置，之后才可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成財(cái)務(wù)核算以及處理，所以程序文件的數(shù)據(jù)及代碼不但是電算化信息系統(tǒng)得以有效運(yùn)行的條件，更是系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)及維護(hù)和信息查詢(xún)工作而對(duì)保證。以上操作雖然并非是財(cái)務(wù)核算的成果，可是若是離開(kāi)了它們的支持，那么后續(xù)的財(cái)務(wù)管理工作都將無(wú)法正常進(jìn)行，因此應(yīng)將其進(jìn)行特殊存儲(chǔ)[1]。

電算化會(huì)計(jì)檔案工作要在特定的系統(tǒng)條件下才能進(jìn)行，可現(xiàn)階段有很多由于沒(méi)有針對(duì)相關(guān)軟件以及對(duì)應(yīng)系統(tǒng)進(jìn)行有效保存而造成軟件升級(jí)受損，影響檔案信息的調(diào)用。所以要對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案和其應(yīng)用系統(tǒng)的版本予以充分注意以保持二者的的一致性。受到經(jīng)濟(jì)以及其他相關(guān)因素的制約，很多單位尚未落實(shí)激光打印機(jī)以及噴墨打印機(jī)的配備，無(wú)法保證傳統(tǒng)打印機(jī)輸出的紙質(zhì)材料達(dá)到使用標(biāo)準(zhǔn)。還有一些部門(mén)沒(méi)有注意磁盤(pán)介質(zhì)的選擇以及材料備份問(wèn)題，最終使數(shù)據(jù)信息的儲(chǔ)存質(zhì)量受到影響甚至丟失，所以在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，財(cái)務(wù)軟件的版本及軟件系統(tǒng)要作為會(huì)計(jì)檔案的必要部分進(jìn)行歸檔，從而為電算化會(huì)計(jì)檔案的完整性與有效性提供可靠保障。

2.2對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用方式的影響。在傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存室的基礎(chǔ)上開(kāi)展數(shù)字化的檔案材料管理，實(shí)際上就是通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立類(lèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)具體檔案內(nèi)容的分類(lèi)，同時(shí)生成檔案原始憑證、財(cái)務(wù)賬簿、指標(biāo)文件以及工作資料等系統(tǒng)性的完整記錄。完成數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建之后就應(yīng)在第一時(shí)間著手?jǐn)?shù)據(jù)錄入工作，以盡快實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的共享[2]。同時(shí)還應(yīng)升級(jí)和完善會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，方便把本級(jí)不同部門(mén)的各種文件和業(yè)務(wù)上級(jí)的一些文檔進(jìn)行直接轉(zhuǎn)換并納入數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步降低管理人員的工作量，同時(shí)還提高了信息傳輸與保存的完整性。此外也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢(xún)、光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，以MSN及電子郵件等形式進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)信息的咨詢(xún)活動(dòng)?？偟膩?lái)講，通過(guò)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的的管理工作在很大程度上對(duì)檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差進(jìn)行了控制和調(diào)節(jié)，很好的挖成了會(huì)計(jì)檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變，有利于人力以及資源資源的進(jìn)一步整合，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作效率的提升。

2.3對(duì)會(huì)計(jì)檔案載體多樣性的影響。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，所有操作都是通過(guò)人力手工進(jìn)行的，不但增加了員工工作量，同時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也無(wú)法得到保證。電算化模式下的會(huì)計(jì)檔案管理只要將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確錄入即可，然后系統(tǒng)就會(huì)通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件進(jìn)行審核、修改、確認(rèn)以及打印輸出等相關(guān)一系列的操作，包括借貸平衡及項(xiàng)目匯總等，在很大意義上減少了員工的工作量，更加避免了計(jì)算失誤問(wèn)題的出現(xiàn)。電算化會(huì)計(jì)檔案基本都要利用硬盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，由于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的物理特性，在將檔案生成記錄的同時(shí)應(yīng)采取雙套制歸檔形式，并對(duì)每份文檔進(jìn)行生成時(shí)間和操作員姓名等信息的標(biāo)注，貼上保護(hù)字樣，將其分別保存于不同地點(diǎn)，避免所有材料同時(shí)受到火災(zāi)以及地震等意外事故的影響而導(dǎo)致整個(gè)電算化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)受損甚至無(wú)法恢復(fù)的毀滅[3]。硬盤(pán)的放置位置一定要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，并且注意文檔硬盤(pán)的防熱、防潮、防折以及防塵等，并對(duì)其進(jìn)行定期檢查與復(fù)制工作，避免因?yàn)榇判越橘|(zhì)受損而導(dǎo)致相關(guān)檔案信息丟失的問(wèn)題，最終對(duì)會(huì)計(jì)的工作造成不良影響，為企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失。

硬盤(pán)、外在軟盤(pán)等相關(guān)磁性介質(zhì)接收和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)都是通過(guò)磁信號(hào)實(shí)現(xiàn)的，一旦數(shù)據(jù)被私自篡改也不會(huì)留下一點(diǎn)痕跡，因此相關(guān)工作人員應(yīng)全面落實(shí)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性的保障工作，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的病毒防范等。按照我國(guó)企業(yè)報(bào)表管理制度以及賬務(wù)系統(tǒng)管理制度中的相關(guān)規(guī)定，企業(yè)賬務(wù)信息與相關(guān)數(shù)據(jù)的備份要由專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)管理員來(lái)構(gòu)建，并且至少每三十天就要進(jìn)行一次數(shù)據(jù)信息備，并且備份工作應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)管理人員為其辦理存檔手續(xù)，然后在軟盤(pán)上進(jìn)行特殊標(biāo)注，再用封條或者印章簽封，備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份軟盤(pán)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。

結(jié)語(yǔ)：時(shí)代發(fā)展的腳步不斷加快，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了世界性的廣泛的應(yīng)用與普及，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中應(yīng)用電算化模式有效控制和降低了傳統(tǒng)管理工作存在的風(fēng)險(xiǎn)與漏洞問(wèn)題， 全面發(fā)揮出新型管理模式的突出性作用，大大提高了會(huì)計(jì)檔案管理工作的積極影響，促進(jìn)了我國(guó)各企業(yè)與單位更加規(guī)范性的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉曉紅. 電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響[J]. 黑龍江史志，2014，（18）：72. [2017-08-14].

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