探析文秘專業(yè)人才辦公自動化的應(yīng)用能力培養(yǎng)

王曉婷

摘 要：隨著信息化時代的到來，自動化辦公已經(jīng)成為一種主流的發(fā)展趨勢，尤其是對于文秘來說，為了不被社會淘汰，其必須與時俱進(jìn)，熟練掌握辦公自動化的應(yīng)用。基于此，本文從辦公自動化的概念及其在文秘工作中的作用入手，分析了企業(yè)培養(yǎng)文秘自動化應(yīng)用能力的途徑。

關(guān)鍵詞：文秘專業(yè)人才；辦公自動化；應(yīng)用能力；培養(yǎng)途徑

引言

隨著社會的不斷進(jìn)步，新技術(shù)層出不窮，自動化等新技術(shù)在辦公中的應(yīng)用，對文秘工作提出了新的要求。文秘不僅要掌握專業(yè)知識，還需要熟練掌握辦公自動化技術(shù)，并能夠?qū)⑵涫炀殤?yīng)用在工作中，以提高辦公效率。因此，企業(yè)和高校都應(yīng)注意培養(yǎng)文秘的自動化技術(shù)，以提高文秘的技術(shù)水平，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1辦公自動化簡介

辦公自動化是一種新型的辦公方式，是通過將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代化辦公技術(shù)相結(jié)合實現(xiàn)的。辦公自動化能夠運用海量的網(wǎng)絡(luò)資源，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)讓整個辦公的活動在人之外的設(shè)備中得到外化，進(jìn)而提升工作效率，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。隨著社會的發(fā)展，人們對辦公的要求越來越好，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時代的要求。另外，社會競爭日益激烈，文秘不提高自身素質(zhì)，很容易被淘汰。因此，文秘工作逐漸向著專業(yè)技能高、信心強、知識儲備豐富的方向發(fā)展，而且，文秘工作中信息化程度越來越高，文秘不僅需要掌握基本的辦公技術(shù)，還需要掌握一定的信息采集和分析能力，并能夠熟練掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備。

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時代，辦公自動化這種以現(xiàn)代化設(shè)備和通信技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的辦公方式如何取得較快發(fā)展，如何通過應(yīng)用辦公自動化的方式提高效率，是文秘專業(yè)人員需要研究的主體方向。

2辦公自動化在文秘工作中的作用

2.1辦公自動化的功能與作用

一是內(nèi)部通信簡捷化，不需要人為的傳遞；二是信息發(fā)布快速化；三是工作流程自動化，提高了工作效率。

2.2辦公自動化對秘書工作產(chǎn)生的作用

2.2.1提高工作效率

秘書工作本身較為復(fù)雜，涉及的內(nèi)容很多，尤其是會務(wù)工作，很多文秘對會議安排工作力不從心。自動化技術(shù)在辦公中的應(yīng)用，能夠在很大程度上提高工作效率，幫助文秘輕松應(yīng)對大量的會議。另外，辦公自動化還能幫助文秘處理信息，文秘通過網(wǎng)絡(luò)獲取知識，進(jìn)而更好的為政務(wù)服務(wù)。

2.2.2提高信息交流與溝通

自動化系統(tǒng)能夠按照工作流更新員工的信息、數(shù)據(jù)，實現(xiàn)多名員工之間信息交換等操作，合理分配工作，避免因信息更新不及時導(dǎo)致信息傳達(dá)出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致重復(fù)勞動。并且自動化系統(tǒng)將企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了聯(lián)通，從而使秘書這一工作與網(wǎng)絡(luò)自動化緊密相連。由此提高了其內(nèi)部信息交流以及溝通速率，大大方便了與領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)企業(yè)負(fù)責(zé)人之間口常工作事宜以及行程設(shè)定的溝通和交流。

2.2.3拓展文秘工作

傳統(tǒng)文秘工作的職能是辦文、辦公、辦事。隨著自動化技術(shù)在辦公中的應(yīng)用，文秘工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密的聯(lián)系在一起，大大拓寬了文秘工作的內(nèi)容。文秘的工作模式逐漸發(fā)生了變化，不再只是局限于辦文、辦公、辦事，凡是能通過網(wǎng)絡(luò)解決為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的事務(wù)就可以算作是秘書的工作職能。

2.2.4更新服務(wù)意識

秘書服務(wù)意識直接來源于人的社會實踐活動，其是一種決策意識。隨著信息化時代的帶來，高新技術(shù)的應(yīng)用越來越廣，秘書的思想素質(zhì)越來越高，秘書的服務(wù)意識也因此得到了有效的培養(yǎng)，其逐漸意識到，自己應(yīng)該創(chuàng)造更多的服務(wù)方式，以更好的為企業(yè)服務(wù)。

3培養(yǎng)文秘專業(yè)人才辦公自動化的途徑

3.1認(rèn)清形勢，增強責(zé)任感和使命感

二十一世紀(jì)的競爭，是技術(shù)的競爭、人才的競爭，文秘專業(yè)人才首先要認(rèn)清大的發(fā)展方向，意識到信息化時代的到來給辦公帶來的影響，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的觀念和工作方式，以企業(yè)需求為依據(jù)，不斷提高自身素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)辦公自動化等高新技術(shù)，并將自動化與實際工作有機結(jié)合，進(jìn)而提高工作效率。

3.2注重敬業(yè)奉獻(xiàn)，不斷增強對于服務(wù)的主動性

敬業(yè)是我國核心價值觀的基本要求。文秘專業(yè)人才需要做的工作涉及到的內(nèi)容有很多，整體較為繁瑣。文秘人員促進(jìn)要為領(lǐng)導(dǎo)分憂，還要做好干部職工工作。在實際工作中，文秘專業(yè)人才要落實自己的出發(fā)點和落腳點，統(tǒng)籌兼顧“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”三大職能；合理安排自己的工作，統(tǒng)籌兼顧“服務(wù)圍繞大家轉(zhuǎn)、協(xié)調(diào)圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)、調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn)”這幾大職能，明確工作目標(biāo)，促使工作成效更加明顯。

3.3設(shè)立合理人才規(guī)劃機制，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

設(shè)立合理人才規(guī)劃機制，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，能夠有效提高文秘專業(yè)人才的綜合素質(zhì)。具體工作可以圍繞以下幾方面開展：一，建立一個統(tǒng)一、規(guī)范的企業(yè)文秘管理平臺，及時共享資源和信息，實時、全面的掌握文秘專業(yè)人才發(fā)展動態(tài)，預(yù)測未來的文秘人才的供求趨勢，定期發(fā)布各部門文秘人才的供求信息，進(jìn)而加強人才的流動性；二，企業(yè)要根據(jù)現(xiàn)有的人才素質(zhì)情況和結(jié)構(gòu)，針對性的設(shè)立培訓(xùn)機制，對辦公自動化知識進(jìn)行講解，提高文秘專業(yè)人才對辦公自動化的應(yīng)用能力。

3.4構(gòu)建真情關(guān)懷的人文格局

文秘工作涉及內(nèi)容較為復(fù)雜，工作壓力較大，很需要管理人員的關(guān)懷。企業(yè)在培養(yǎng)文秘專業(yè)人才的辦公自動化應(yīng)用能力時，應(yīng)密切注意文秘的學(xué)習(xí)情況及思想動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)其在學(xué)習(xí)中遇到的困難，本著真情、真心的管理理念，正確引導(dǎo)文秘心態(tài)，幫助其解決問題，解除文秘人員的后顧之憂，激發(fā)文秘人員的工作潛能。另外，領(lǐng)導(dǎo)要積極搭建人文關(guān)懷格局，公開表揚、獎勵表現(xiàn)突出的文秘工作人員，優(yōu)先提拔這些人員，激發(fā)文秘人員的學(xué)習(xí)熱情。

3.5構(gòu)建任務(wù)明確的考核格局

良好的考核制度能夠激發(fā)文秘人員的積極性，促進(jìn)其不斷為企業(yè)服務(wù)。企業(yè)應(yīng)對日常協(xié)調(diào)、結(jié)合服務(wù)、文稿起草、調(diào)查研究、決策建議、學(xué)習(xí)能力等業(yè)務(wù)要求進(jìn)行考核，定期考核文秘辦公自動化應(yīng)用的能力，并將其與績效工資、先進(jìn)優(yōu)秀評定、選撥任用等結(jié)合起來，進(jìn)而提高文秘專業(yè)人才辦公自動化的應(yīng)用水平。

3.6在學(xué)習(xí)中實踐不斷提高自身的素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)

文秘專業(yè)人才也要不斷提升自身的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提高辦公自動化的應(yīng)用能力。知識和能力不是在短期內(nèi)速成的，其需要在工作實踐之中不斷的更新，尤其是優(yōu)秀的素質(zhì)和先進(jìn)的技術(shù)更需要在不斷的學(xué)習(xí)和實踐之中逐漸豐富?，F(xiàn)代社會，自動化技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)用范圍極廣，文秘專業(yè)人才要緊跟時代潮流，不斷學(xué)習(xí)自動化技術(shù)，并熟練的將其應(yīng)用在辦公中，要擺正學(xué)習(xí)態(tài)度，遇到不懂的問題，要及時查閱相關(guān)資料或者請教專業(yè)人士。另外，文秘專業(yè)人才要了解企業(yè)實際情況，在實踐中應(yīng)用自動化技術(shù)進(jìn)行辦公，將自動化技術(shù)落到實處，多動腦思考，加強各部門之間聯(lián)系，促進(jìn)企業(yè)辦公向著自動化方向發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

總結(jié)

總而言之，培養(yǎng)文秘專業(yè)人員的辦公自動化應(yīng)用能力，是時代的需求。辦公自動化能夠提高文秘工作效率、提高文秘之間的信息交流與溝通、拓展文秘工作、更新文秘服務(wù)意識，因此企業(yè)應(yīng)促使文秘專業(yè)人才認(rèn)清形勢，增強責(zé)任感和使命感，培養(yǎng)其敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神，并不斷完善人才規(guī)劃機制，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，提高文秘專業(yè)人才的自動化辦公應(yīng)用能力，促使其更好的為企業(yè)服務(wù)。

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