完善社會保險檔案管理促進保險事業(yè)發(fā)展

張婷婷

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展和人們物質(zhì)生活水平的不斷提高，人們對于保險的重視程度也越來越高，在這樣的環(huán)境之下，我國保險事業(yè)得到了更好的發(fā)展，社會保險檔案的數(shù)量也快速的增長著，這對于檔案管理人員來說，是一個不小的工作挑戰(zhàn)。本文首先指出當(dāng)前社會保險檔案管理工作中存在的一些問題，在此基礎(chǔ)之上，提出幾點完善社會保險檔案管理的辦法，旨在不斷促進保險事業(yè)的發(fā)展，為我國人民的生活帶來更好的保障。

關(guān)鍵詞：社會保險；檔案管理；問題；發(fā)展；完善

引言：

社會保險檔案作為國家檔案中十分重要的組成部分，承載著我國各個機關(guān)和團體中員工的社會保險、醫(yī)療保險、失業(yè)救濟保險等保險項目辦理過程中形成的各種數(shù)據(jù)。如繳費金額、保險時長、保險統(tǒng)籌關(guān)系變動等。做好社會保險檔案的管理工作，能夠保證相關(guān)查考工作開展的更加順利和高效，建設(shè)更加和諧、有序的社會。

一、當(dāng)前社會保險檔案管理工作中存在的問題

首先，當(dāng)前我國社會保險檔案的管理制度沒能做到規(guī)范化、統(tǒng)一化，很少有社會保險機構(gòu)能夠按照國家發(fā)布的檔案管理相關(guān)規(guī)定進行工作，而統(tǒng)一的社會保險檔案管理辦法又尚未出臺，這直接導(dǎo)致了不同地區(qū)的不同社會保險機構(gòu)在檔案的保存與管理上存在著相當(dāng)大的差異，缺少必要的統(tǒng)一性。

其次，許多社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對于檔案管理的認識不深、意識不強，沒有將社會保險檔案的管理工作作為社會保險工作中的重要組成部分，將大部分精力都放在了資金的投入和社會保險工作的領(lǐng)導(dǎo)上，而缺少對檔案管理工作的必要資金投入與技術(shù)支持。這直接導(dǎo)致了當(dāng)前我國社會保險檔案管理工作效率的低下。

再次，社會保險檔案缺少專門的管理地點，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)中大量的保險檔案基本上只能由經(jīng)辦人自己保管。這樣分散化、隨意化的管理辦法不僅不能構(gòu)建起體系更加完善的社會保險管理結(jié)構(gòu)，更是存在著相當(dāng)多的潛在危險，給日常經(jīng)辦工作造成了許多的苦難。不僅如此，社會保險檔案的管理也缺少專門的管理人員，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)大多選擇機構(gòu)內(nèi)其他部門的員工進行檔案的管理，即使招聘專職人員做管理工作，也很少有經(jīng)歷過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人員，幾乎都是非專業(yè)人員，社會保險檔案管理的效果自然也就大打折扣。

最后，雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，當(dāng)前我國大部分企業(yè)都已近進入了電子辦公化時代，但是在社會保險檔案管理部門中，由于缺少資金以及技術(shù)人員等客觀條件的限制，到目前為止仍然沒能完全實現(xiàn)檔案管理的信息化，對于紙質(zhì)材料的管理仍然是檔案管理的核心。而與經(jīng)過信息化處理的電子檔案不同，紙質(zhì)檔案在查詢和訪問中難度更大，而且在長期的保存與使用中更容易發(fā)生損壞和丟失的情況，不利于我國保險事業(yè)的長久發(fā)展。

二、完善社會保險檔案管理的辦法

首先，社會保險業(yè)務(wù)工作量很大，需要接觸的人很多，涉及的專業(yè)知識十分廣泛，因此，要建設(shè)其完善而科學(xué)的社會保險檔案管理體系，發(fā)布一系列規(guī)章制度，實現(xiàn)社會保險檔案管理的規(guī)范化和統(tǒng)一化。在規(guī)范化和統(tǒng)一化的社會保險檔案管理制度之下，一方面，要激發(fā)當(dāng)前社會一保險檔案管理人員的工作潛能，工作的標準要落實到具體部門甚至部門中的個人身上，設(shè)立科學(xué)的獎懲制度，并制定工作目標，有條不紊的展開工作，促使每名管理人員都能夠以更加認真負責(zé)的態(tài)度對待工作。另一方面，要建立標準化的工作流程，打造更加規(guī)范的工作環(huán)境。具體來說，可以建立包括檔案查閱、檔案接收等登記制度以及檔案室工作制度等，在此基礎(chǔ)之上更好的對社會保險工作的整體功效效率進行完善與提升。

其次，應(yīng)當(dāng)加大對于社會保險檔案管理工作的投入。一方面，應(yīng)當(dāng)加大經(jīng)濟方面的投入，購置更多現(xiàn)代化、信息化的檔案管理設(shè)備，并設(shè)立專門的管理部門，聘用更多在檔案管理方面具有充足經(jīng)驗，或者具有相當(dāng)專業(yè)水平的高素質(zhì)人才。對于現(xiàn)有的檔案管理隊伍，也應(yīng)當(dāng)定期邀請檔案管理方面的專家對他們進行培訓(xùn)，不斷完善檔案管理隊伍的整體工作水平；另一方面，應(yīng)當(dāng)加大精力方面的投入，真正認識到社會保險檔案管理的重要性，著手對當(dāng)前的工作制度、工作環(huán)境進行整改，構(gòu)建更加科學(xué)的社會保險檔案管理體系，探索更加高效的社會保險檔案管理模式。

再次，對于紙質(zhì)檔案的管理，應(yīng)當(dāng)聘用專業(yè)的專利人員根據(jù)檔案本身的類型、特點以及形成規(guī)律等特征劃分歸檔范圍，并按照年度順序、保管期限等分類方法進行有序的整理，保證紙質(zhì)檔案存放的規(guī)整性，防止出現(xiàn)檔案的丟失和損壞現(xiàn)象，在需要查詢和訪問時，快速地將相關(guān)檔案調(diào)出，節(jié)約工作時間。

最后，在當(dāng)前這個信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，社會保險檔案管理領(lǐng)域必須與時俱進，對現(xiàn)有的管理辦法進行改革，引入更多相關(guān)技術(shù)人才參與進改革之中，逐漸實現(xiàn)檔案管理的電子化。在電子檔案的管理方面，應(yīng)當(dāng)按照門類進行歸納整理，規(guī)范入檔，并及時保存?zhèn)浞?，定期對相關(guān)系統(tǒng)進行維護。值得一提的是，電子檔案的出現(xiàn)并不代表紙質(zhì)檔案消亡，在做好電子檔案管理工作的同時，也應(yīng)當(dāng)做好紙質(zhì)檔案的管理工作，不能專注于一方面的管理，而忽視另一方面的管理。紙質(zhì)檔案和電子檔案各有所長，彼此之間應(yīng)當(dāng)相互配合，這樣才能夠真正實現(xiàn)電子化辦公的意義。

結(jié)語：

近些年來，我國的社會保險覆蓋范圍越來越大，使得相應(yīng)的社會保險檔案數(shù)量急劇增加，給社會保險檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。因此，做好社會保險檔案管理工作，是我國保險事業(yè)取得更好發(fā)展的必要環(huán)節(jié)，是保證社會保險工作有序開展的重要舉措。當(dāng)前我國社會保險工作者應(yīng)當(dāng)意識到這一點，不斷提升自身的專業(yè)技術(shù)水平，不斷地對社會保險檔案管理工作進行與時俱進的革新與完善，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立科學(xué)的社會保險檔案管理規(guī)劃，從而促進社會的和諧穩(wěn)定，以及保險事業(yè)的快速發(fā)展。

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