項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)助推企業(yè)管理提升研究

張永康

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理已經(jīng)逐漸進(jìn)入到了各個(gè)領(lǐng)域之中。目前很多工作都可以按照相關(guān)管理的方式方法開展業(yè)務(wù)，其中產(chǎn)品研發(fā)、營(yíng)銷、技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)業(yè)化升級(jí)等方面顯得尤為突出。而項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，對(duì)推動(dòng)企業(yè)管理提升有著明顯的作用。本文主要對(duì)項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)進(jìn)行全面分析，同時(shí)對(duì)推動(dòng)企業(yè)管理提升方面做出較為科學(xué)合理的研究。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；信息化平臺(tái)；管理提升；研究

在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息的傳遞速度得到了充分的提高，互聯(lián)網(wǎng)的普遍性，大眾性更是讓我們進(jìn)入信息時(shí)代。在對(duì)社會(huì)上相對(duì)發(fā)展較高的企業(yè)進(jìn)行研究以后發(fā)現(xiàn)，其相關(guān)管理工作普遍具有較高的性能，而在信息化快速發(fā)展和普及狀態(tài)來(lái)看，其對(duì)企業(yè)相關(guān)管理起到了一定程度上的積累、完善和作用。

1、對(duì)工時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格管理，充分調(diào)動(dòng)員工自身的積極性

在實(shí)際生產(chǎn)管理工作中，人的工作時(shí)間是一項(xiàng)較為重要的考核目的，對(duì)工時(shí)進(jìn)行較為嚴(yán)格的管理，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理部門更加合理科學(xué)地去對(duì)員工的工作量展開評(píng)價(jià)，使人力資源的安排結(jié)構(gòu)更加便利，對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度開展更加合理的控制，其在很大程度上來(lái)能有效調(diào)動(dòng)員工自身的積極性，達(dá)到提高工作效率的主要目的。在工時(shí)管理工作開展以前，很多公司在開展工作時(shí)多是人為治理，這就導(dǎo)致很多員工在開展工作時(shí)，上下班較為隨意，而項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)中管理模塊的應(yīng)用，在很大程度上使遲到早退等現(xiàn)象不再出現(xiàn)，及主要手段方法包括對(duì)工時(shí)進(jìn)行預(yù)算、填報(bào)、審核等綜合性應(yīng)用。預(yù)算工時(shí)的設(shè)置時(shí)間都在工作開展之前，其作為評(píng)價(jià)和考核的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)；填報(bào)工時(shí)則能顯示出工作的主要進(jìn)度，對(duì)各項(xiàng)工作所需要的時(shí)間做出反映，如果在一項(xiàng)工作完成夠相關(guān)員工沒(méi)有及時(shí)填報(bào)工時(shí)，就導(dǎo)致這項(xiàng)工作預(yù)算工時(shí)不能得到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)；工時(shí)審批環(huán)節(jié)則是按照預(yù)算和填報(bào)工時(shí)與員工能力對(duì)實(shí)際工作時(shí)間進(jìn)行核準(zhǔn)，如果預(yù)算和填報(bào)的工作差異過(guò)大，就需要找出原因，在必要情況下還可對(duì)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。在對(duì)管理模塊進(jìn)行分析以后發(fā)現(xiàn)，工作人員在進(jìn)行工時(shí)填報(bào)和考勤刷卡時(shí)，其把這兩項(xiàng)記錄做出了綁定，在工時(shí)填報(bào)比刷卡記錄所計(jì)算得出的工時(shí)量高時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)提示員工不能夠多填，工時(shí)管理模塊就會(huì)彈出相關(guān)的提示對(duì)話框。

2、強(qiáng)化進(jìn)度管理，提高生產(chǎn)嚴(yán)肅性

企業(yè)在開展管理工作時(shí)，通常存在的普遍情況就是在生產(chǎn)任務(wù)不重時(shí)，管理工作的壓力偏小、生產(chǎn)組織較為輕松，就導(dǎo)致進(jìn)度不能得到根本保證。但是生產(chǎn)任務(wù)較為繁重時(shí)，管理部門盡管能制定較為符合實(shí)際情況的計(jì)劃安排，但生產(chǎn)進(jìn)度還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題。在很多大型的工程公司開展業(yè)務(wù)中，一年僅是設(shè)計(jì)項(xiàng)目就高達(dá)上百個(gè)，其中光是管理控制節(jié)點(diǎn)就有十幾萬(wàn)到幾十萬(wàn)個(gè)，在沒(méi)有應(yīng)用信息化管理平臺(tái)前，這種較大工作量，管理部門就沒(méi)有足夠的時(shí)間對(duì)生產(chǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和控制，進(jìn)而導(dǎo)致推諉事情和責(zé)任的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)，使整體工作效率受到較大影響，進(jìn)度計(jì)劃不能順利完成。而在進(jìn)度管理計(jì)劃模塊投入使用后，從橫向角度來(lái)看，眾多項(xiàng)目均納入了整個(gè)系統(tǒng)管理工作當(dāng)中，從縱向角度來(lái)看，其還能在很大程度上對(duì)管理和生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行逐層分化，把人、事情和時(shí)間等方面做出了明確標(biāo)準(zhǔn)的界定，進(jìn)而使責(zé)任受到劃分，預(yù)防了推諉事情和責(zé)任等現(xiàn)象的發(fā)生。另外，在進(jìn)度管理監(jiān)控模塊應(yīng)用以后，其實(shí)現(xiàn)了對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行實(shí)際的跟蹤和檢查功能，這種模塊通常以檢查表的形態(tài)體現(xiàn)出來(lái)，模塊中包括每個(gè)部們的工作內(nèi)容、完成的主要工作、已經(jīng)耗費(fèi)工時(shí)和各項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人，并且在這些區(qū)域上用不同顏色對(duì)工作狀態(tài)做出了標(biāo)記，例如紅色為警告狀態(tài)、黃色為預(yù)警狀態(tài)、紫色為工作完成時(shí)間較長(zhǎng)、黑色則代表正常。在進(jìn)度管理計(jì)劃和監(jiān)控模塊開始應(yīng)用的過(guò)程中，企業(yè)或管理部門應(yīng)該配套合理的獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)那些工作不認(rèn)為或消極的員工進(jìn)行懲罰，使其改變?cè)镜墓ぷ鲬B(tài)度，進(jìn)而保證生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃可以按照預(yù)期順利進(jìn)行。

3、對(duì)費(fèi)用進(jìn)行管理，使成本得到有效控制

開展項(xiàng)目費(fèi)用管理的主要目的就是為了把成本嚴(yán)格控制在一定范圍內(nèi)。開展費(fèi)用項(xiàng)目控制的重點(diǎn)就是要把沒(méi)一項(xiàng)費(fèi)用去向做到明確，針對(duì)其支付費(fèi)用做到有效的預(yù)算、控制和核算。在費(fèi)用控制模板中，其主要功能包含建立控制標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用審核、跟蹤和監(jiān)管等環(huán)節(jié)。建立控制標(biāo)準(zhǔn)就按照每個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，制定符合實(shí)際情況的費(fèi)用支出預(yù)算，并根據(jù)此項(xiàng)工作作為費(fèi)用控制的基礎(chǔ)。費(fèi)用審核則是把實(shí)際支出費(fèi)用跟預(yù)算費(fèi)用之間進(jìn)行審核，并且記錄已經(jīng)完成的工作量和實(shí)際價(jià)格，并且對(duì)費(fèi)用的支出情況及時(shí)更新。跟蹤和監(jiān)管就是要在費(fèi)用實(shí)際支出過(guò)程中，對(duì)各項(xiàng)環(huán)節(jié)所使用的費(fèi)用進(jìn)行檢查與評(píng)價(jià)，在費(fèi)用發(fā)生較大差異時(shí)，采取有效措施對(duì)其糾正。在項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)中費(fèi)用管理模塊開始應(yīng)用以后，費(fèi)用控制工作人員只要在工作過(guò)程輸入預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用，這樣領(lǐng)導(dǎo)或管理層就可以輕松知道哪個(gè)工作環(huán)節(jié)的費(fèi)用預(yù)算在可以控制的范圍內(nèi)，哪個(gè)工作環(huán)節(jié)超出了預(yù)算費(fèi)用，通知還可以充分利用統(tǒng)計(jì)分類方式，按照不同分組查詢其費(fèi)用的控制情況，并顯示在跟蹤與監(jiān)管功能界面上。在對(duì)費(fèi)用控制模塊進(jìn)行分析后可以看出，跟以前傳統(tǒng)的費(fèi)用控制人員提交報(bào)表時(shí)間不定相比，企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)或管理層能獲得更加前面和直接的信息與數(shù)據(jù)，存在的問(wèn)題也能在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而讓項(xiàng)目成本處于一個(gè)較好的可控狀態(tài)，使項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益得到較大保障。

4、對(duì)合同進(jìn)行管理，增加資金的安全性

企業(yè)在經(jīng)濟(jì)條件下開展管理工作的核心內(nèi)容就是合同管理，包括合同洽談、擬定、簽訂、生效直到失效為止的整個(gè)過(guò)程。在合同管理，模塊中其管理的主要內(nèi)容包含合同的基礎(chǔ)信息、收付款信息、執(zhí)行信息和索賠信息等環(huán)節(jié)，其主要的功能分成數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢和制表打印等關(guān)鍵事項(xiàng)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，不管是銷售還是采購(gòu)合同，其付款方更加關(guān)注款項(xiàng)流通的安全性，就是資金支付能不能在一定程度上獲得同等價(jià)值物；而收款方則桁架關(guān)注其款項(xiàng)的安全性，就是在對(duì)合同內(nèi)容履行以后能否獲得后續(xù)款項(xiàng)。科學(xué)有效的合同管理工作是資金成本安全保障的重要基礎(chǔ)。在銷售合同管理模塊中，其重點(diǎn)是合同收費(fèi)，利用項(xiàng)目信息化管理平臺(tái)對(duì)原有的收費(fèi)方式進(jìn)行升級(jí)，并把這個(gè)模塊列入到管理平臺(tái)當(dāng)中。采購(gòu)合同管理模塊的重點(diǎn)就是合同付費(fèi)環(huán)節(jié)，在相應(yīng)界面下方設(shè)置合同執(zhí)行情況板塊。其中采購(gòu)和付款合同的執(zhí)行情況應(yīng)該相互掛鉤，如果合同沒(méi)有簽訂就不能支付一定的預(yù)付款，項(xiàng)目沒(méi)有完成之前就只能支付費(fèi)用的一半等，在付款額度超過(guò)可執(zhí)性的控制指標(biāo)時(shí)，就不能輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，并在管理平臺(tái)上給出提示。這項(xiàng)系統(tǒng)的應(yīng)用，增加了資金的安全性。endprint

5、對(duì)信息進(jìn)行管理，增加溝通和交流的便捷性

在項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)中，信息管理主要集中在主頁(yè)上，其功能主要包含信息發(fā)布、圖片顯示、公布報(bào)表、消息收發(fā)和文件共享等方面。信息發(fā)布主要分成兩個(gè)方面，一方面是公司信息，其主要內(nèi)容是從企業(yè)對(duì)外網(wǎng)站進(jìn)行獲取，另一方面是項(xiàng)目信息，這項(xiàng)信息的主要發(fā)布由相關(guān)部門的經(jīng)理負(fù)責(zé)。圖片顯示是把項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度情況、管理活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面，通過(guò)圖片的方式顯現(xiàn)出來(lái)，這樣可以讓瀏覽人員對(duì)項(xiàng)目的基本情況有充分的了解。公布報(bào)表主要有兩種形式，首先是在系統(tǒng)模塊中輸入有關(guān)的數(shù)據(jù)，讓系統(tǒng)可以自動(dòng)形成報(bào)表，例如質(zhì)量管理和進(jìn)度管理報(bào)表等，因?yàn)閿?shù)據(jù)具有一定的結(jié)構(gòu)化，所以在輸入信息時(shí)除了保障報(bào)表生成之外，還要把其較為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)作為查詢和分析的利用基礎(chǔ)。其次，管理人員在系統(tǒng)中輸入手工編制完成的報(bào)表。消息收發(fā)環(huán)節(jié)跟公共網(wǎng)站中的郵件系統(tǒng)較為相似，其包含收發(fā)件箱、回收箱和草稿想及自動(dòng)提醒等相關(guān)功能，主要目的就是更加方便各用戶之間消息的傳遞和溝通。文件共享就是把平臺(tái)中的文件設(shè)置一定的上傳與下載功能，其主要目的就是讓用戶可以輕松獲得，具有一定通用性的資料和信息數(shù)據(jù)。

6、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高系統(tǒng)所具備的的互通性

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享主要方式分為三種，首先是數(shù)據(jù)庫(kù)的整理與集合，例如P6系統(tǒng)軟件更加偏向于進(jìn)度與資源的管理，在企業(yè)應(yīng)用P6軟件時(shí)，其數(shù)據(jù)庫(kù)中就儲(chǔ)存了較多的基礎(chǔ)資料和數(shù)據(jù)，這時(shí)我們就要把項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)與之進(jìn)行充分結(jié)合。其次，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)保持實(shí)時(shí)同步狀態(tài)，例如流程管理系統(tǒng)中的較多數(shù)據(jù)都是利用觸發(fā)器和儲(chǔ)存過(guò)程把相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步到P6數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。最后，把程序中的查詢功能進(jìn)行同步，例如考勤機(jī)的記錄通常是保存在本地，這時(shí)就用利用同步功能對(duì)考勤機(jī)記錄進(jìn)行輪流檢查，確保工時(shí)管理工作中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)目前已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代。而在企業(yè)中利用項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)，其呈現(xiàn)出良好的明顯效果，這就表明項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)的推廣與應(yīng)用，不但對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)起著關(guān)鍵影響，還對(duì)提升企業(yè)管理工作做出了有力的推動(dòng)作用。

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