淺析紙質(zhì)檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)換

何琳

【摘 要】由于紙質(zhì)檔案保管環(huán)境和空間有嚴格的要求，而且在提供利用方面效率低，資源不能共享等多方面原因，紙質(zhì)檔案隨著科技的不斷進步已經(jīng)逐漸被電子檔案取代。2017年中國航空工業(yè)集團制定的檔案工作“十三五”發(fā)展規(guī)劃，其中一個重點就是主動推動轉(zhuǎn)型升級，加強檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，并通過推動航空蘭臺系統(tǒng)達標版軟件的推廣使用、電子檔案在線進館以及關(guān)注數(shù)據(jù)管理的研究等工作持續(xù)開展檔案信息化建設(shè)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換是檔案管理的必要工作，也是數(shù)字檔案館工作的必要工作之一。如何把紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換流程化、制度化成為數(shù)字檔案館建設(shè)的新課題。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；數(shù)字化

一、實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化意義

中航工業(yè)檔案館規(guī)定下屬行業(yè)檔案館在國家“十二五”期間完成數(shù)字檔案館的驗收工作。紙質(zhì)資料數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)必要工作之一。

1、檔案管理方式的跨越。紙質(zhì)檔案資料保管不但占地面積大，溫濕度、防蟲、防潮、防光等空間環(huán)境要求高、而且利用檢索困難，在提供利用上有很多的局限性。隨著科技與技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)為載體的信息通訊技術(shù)時代的到來，更為紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了技術(shù)支持。完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化，不但可以提高檔案管理水平，提高檔案利用效率， 還可以資料的利用效率，紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)勢在必行，這是檔案管理模式的進步。

2、提高檔案信息安全性。無處不在的計算機病毒可能會導致電子文件的破壞；黑客對信息資源的攻擊、程序設(shè)計高手甚至可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)，當信息資源通過網(wǎng)絡(luò)傳播時，可能會被獲取、復(fù)制和傳播；閱覽人員的職責和操作權(quán)限不明確，這些對數(shù)字化檔案館建設(shè)的安全性都是考驗。我們需要在保證信息資源方便利用的同時，還要保證掃描后電子文件信息的長期安全。（1）用戶權(quán)限控制。軟件系統(tǒng)實行系統(tǒng)管理員、安全員、審計員三權(quán)分立，防止因個人權(quán)限太大造成的泄密事故。權(quán)限的開放嚴格按照相關(guān)單位提出申請，對數(shù)據(jù)的有關(guān)操作在IP、域用戶名、操作內(nèi)容和操作時間等方面有詳細的記錄。通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可以實現(xiàn)電子文件離線備份，避免了由于紙質(zhì)檔案保管不當造成丟失或歸檔錯誤無法查閱現(xiàn)象。（2）離線備份。為了確保檔案信息安全，需要定期采用離線備份。不但保證了信息安全性，也便于檔案提供利用。

3、實現(xiàn)資源共享。紙質(zhì)資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換，依托軟件支持，實現(xiàn)電子文件全文閱讀，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)換為存儲在磁帶、光盤、磁盤等載體上并能能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求?；经h(huán)節(jié)包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程管理

一方面要加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；另一方面各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

四、紙質(zhì)檔案數(shù)字化電子文件歸檔的要求

依據(jù)GB/T17678.1-1999文件規(guī)定，電子文件指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼列。歸檔的電子文件必須達到以下標準：

（一）齊全完整，格式規(guī)范。歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，特別是注意相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的收集。

（二）真實有效。歸檔的電子文件真實有效，指文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)改動，應(yīng)將最新版本及更改記錄予以歸檔等。

（三）一式三套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。電子文件在長期保存的過程中可能會出現(xiàn)讀取錯誤，封存件可以減少出錯、失真現(xiàn)象，一套異地保存，要求距離在200公里外，不屬于同一電網(wǎng)，不屬于同一地震帶的地點進行異地備份。

（四）經(jīng)過整理。歸檔的電子文件經(jīng)過一定的整理和編輯。整理工作由文件形成部門負責，根據(jù)本部門的電子文件的種、數(shù)量或檔案部門的統(tǒng)一要求決定整理方案，利用文件的著錄信息，形成機讀目錄，介質(zhì)歸檔時還應(yīng)對電子文件的載體簡單整理，在載體或其包裝盒表面貼上標簽，注明編號、名稱、密級、保管期限、軟硬件環(huán)境等。

五、紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程的思考

紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作不是一個人的工程，是一個團隊戰(zhàn)斗的共同結(jié)果。這個過程中，參與其中的每個人都付出了巨大的辛勞，認真的態(tài)度才可能把這個工程完美收官。在這個整體過程中不難發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中不僅僅對掃描掛接前期工作的一個檢驗，更是對檔案館整體實力的一次歷練，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力的一次考驗。

（一）對掃描掛接前期工作的檢驗

掃描前期的所有工作都是為了最終完成掃描后電子數(shù)據(jù)掛接而作的努力。前期工作中無論檔案案卷提檔、數(shù)據(jù)掃描、掃描后電子文件名稱編輯、電子文件揀選、目錄數(shù)據(jù)庫著錄的正確率等等都是為了掛接的完整、正確。在工作中，每個環(huán)節(jié)都需要及其認證對待。無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，在掛接數(shù)據(jù)時都會體現(xiàn)的一覽無遺。

（二）對檔案館人員整體實力的一次歷練

1、目錄數(shù)據(jù)庫接收環(huán)節(jié)的把關(guān)。哈飛紙質(zhì)檔案數(shù)字化依托蘭臺系統(tǒng)，目錄數(shù)據(jù)接收人員在蘭臺系統(tǒng)軟件審核接收，在數(shù)據(jù)接收過程中，接收人員對數(shù)據(jù)進行第一道把關(guān)。設(shè)計人員數(shù)據(jù)著錄完整、正確與否、資料圖號發(fā)送正確與否都需要核實，確保接收數(shù)據(jù)準確。如接收數(shù)據(jù)屬性字段出現(xiàn)空白、數(shù)據(jù)信息錯誤等，都會影響電子全文掛接。

2、藍圖管理人員歸檔審核確認。藍圖管理人員在蘭臺上領(lǐng)取檔案時會對藍圖數(shù)據(jù)條目及圖樣一致性進行再次核查，是對接收資料的二次檢驗。在歸檔檔案時在“藍圖審核人”簽字時有責任負責目錄數(shù)據(jù)的正確及歸檔藍圖的正確。把目錄數(shù)據(jù)庫條目中錯誤數(shù)據(jù)及時提示更改、補充完整。

（三）協(xié)調(diào)溝通能力考驗

紙質(zhì)資料歸檔過程中，先期歸檔的紙質(zhì)資料開始掃描時，要考慮到后期歸檔資料同時進行，保證掃描資料前后期有序銜接，避免出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。這需要前期提檔時與掃描工序人員及時溝通；后期藍圖歸檔人員在歸檔藍圖時是否能夠及時發(fā)現(xiàn)未掃描圖樣，與后續(xù)掃描人員聯(lián)系進行掃描掛接，這是檔案館內(nèi)保人員工作銜接溝通的體現(xiàn)。

（四）業(yè)務(wù)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力的一次考驗

在遇到問題時，能夠提出問題、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。數(shù)據(jù)庫中一條數(shù)據(jù)怎樣判定有效；在重復(fù)數(shù)據(jù)時應(yīng)如何處理；出現(xiàn)的問題數(shù)據(jù)屬于哪類；怎樣確定刪除無效數(shù)據(jù)，都是對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的一次考驗。檔案管理建設(shè)的今天，每個人都應(yīng)不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，不斷拓寬自己的知識領(lǐng)域，使自己不斷進步。站在更高的層次看待問題。數(shù)字檔案館開創(chuàng)了檔案管理的未來，要不斷繼承和發(fā)揚老一輩檔案管理人員的優(yōu)點，在新的管理模式下創(chuàng)新改進，通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，把檔案管理不斷提升，站在更高的層面上譜寫檔案管理的新篇章。