汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)與管理探究

蘇 莉，姜 政，孫伯原 Su Li，Jiang Zheng，Sun Boyuan

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汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)與管理探究

蘇 莉，姜 政，孫伯原 Su Li，Jiang Zheng，Sun Boyuan

（北京汽車股份有限公司，北京 101300）

隨著汽車產(chǎn)品開發(fā)種類增多，技術(shù)文件以幾何級數(shù)增長，對傳統(tǒng)的檔案管理提出了嚴(yán)峻考驗(yàn)，結(jié)合信息化和電子化在汽車產(chǎn)品檔案方面的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行探究，為國內(nèi)汽車行業(yè)的產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)與管理提供了一些啟示。

信息化建設(shè)；檔案電子化；汽車產(chǎn)品檔案管理

0 引 言

在信息化時(shí)代，文件電子化的相關(guān)研究已成世界檔案學(xué)研究的主流。電子檔案的信息化管理面臨很多理論與實(shí)踐的問題，特別對于中國制造業(yè)產(chǎn)生的大量科技檔案的管理影響深遠(yuǎn)。汽車制造業(yè)作為中國制造業(yè)變革的排頭兵，擁有大量記載高精尖技術(shù)內(nèi)容的科技檔案，如何對這些汽車產(chǎn)品檔案進(jìn)行有效的管理，令其更好地服務(wù)于汽車產(chǎn)品研發(fā)，是當(dāng)前檔案管理的主要難題。結(jié)合汽車產(chǎn)品檔案信息化實(shí)際，就信息化建設(shè)與汽車產(chǎn)品檔案的管理實(shí)施所存在的不足與問題展開探究，同時(shí)有針對性地給出一些建議和應(yīng)對措施。

1 檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案是歷史的原始記錄，這種記錄就是一種信息，檔案信息是社會信息中最可靠、最系統(tǒng)、最具有價(jià)值的原生信息。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，更便捷、更高效、更準(zhǔn)確地服務(wù)于用戶?，F(xiàn)在是信息高速時(shí)代，對于像汽車研發(fā)這樣產(chǎn)品規(guī)模大、信息量多的企業(yè)，只有把檔案工作重點(diǎn)放在信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)上，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，才能使檔案管理更健全、利用更高效[1]。

2 產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)中面臨的問題

2.1 檔案信息化的安全技術(shù)還不成熟

檔案信息化管理具有便捷、高效的特點(diǎn)，特別是對于汽車產(chǎn)品的檔案管理來說，不僅檔案文件數(shù)量巨大，且牽涉的部門和人員眾多，檔案的信息化能極大地提高工作效率和節(jié)約人力資源。此外，產(chǎn)品檔案信息化的建設(shè)與各個(gè)部門息息相關(guān)，推動(dòng)受各部門的影響。產(chǎn)品檔案產(chǎn)生流轉(zhuǎn)的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，上到設(shè)計(jì)人員歸檔圖紙和文件，下到生產(chǎn)及質(zhì)量管控等使用檔案的下游單位，檔案信息化的建設(shè)受多方面因素影響，其他文件的電子檔案保存也會受到諸多因素的影響，包括文件的上傳，信息的存儲、傳輸?shù)?，這些環(huán)節(jié)都可能影響到信息安全。此外，包括載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的一致性等問題都會影響到電子檔案本身的信息安全，這些因素處置不當(dāng)，可能會造成檔案信息的損害和丟失[2]。

2.2 產(chǎn)品技術(shù)文件的信息化缺少實(shí)踐性指導(dǎo)

國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對規(guī)范國內(nèi)電子化文件的管理起到了積極的推動(dòng)作用，但對歸檔電子化文件的整理缺少實(shí)踐性指導(dǎo)，盡管規(guī)范提出“歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定要求進(jìn)行”[3]，但仍無法滿足新形勢下汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)的要求。

2.3 電子檔案與紙質(zhì)簽批流程存在重疊

圖紙是汽車產(chǎn)品檔案的重要組成部分。圖紙檔案信息化的建設(shè)過程中，在PDM（Product Data Management，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)平臺上管理電子檔案，而線下對紙質(zhì)圖紙的檔案管理并沒有取消，難以保證二者同步及一致性，管控起來比較復(fù)雜，并且在效率和資源上造成了浪費(fèi)。

3 產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)的對策分析

3.1 檔案信息的信息技術(shù)安全

檔案信息化建設(shè)的第一要?jiǎng)?wù)就是信息安全，構(gòu)建汽車產(chǎn)品檔案信息安全需要從以下幾方面考慮：1）保障網(wǎng)絡(luò)信息傳送的安全可靠，如使用內(nèi)網(wǎng)操作、外網(wǎng)傳輸；2）通過磁帶存儲與光盤存儲并行的方式，強(qiáng)化電子檔案的數(shù)據(jù)存儲安全；3）通過內(nèi)外網(wǎng)物理隔離的方式，加強(qiáng)操作系統(tǒng)的安全性；4）建立企業(yè)級安全檢測系統(tǒng)，包括安裝殺毒軟件、防火墻并適時(shí)升級；5）通過領(lǐng)導(dǎo)授信等方式，強(qiáng)化對紙質(zhì)載體檔案的使用管理[4]；6）涉密計(jì)算機(jī)不接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)；7）涉密信息設(shè)備與非涉密信息設(shè)備之間不交叉使用移動(dòng)存儲介質(zhì)。

3.2 檔案文件的電子信息安全

首先，采用文件加密等方式，確保電子文件內(nèi)容的非公開性，這對于傳輸中的電子文件具有很好的保護(hù)效果；其次，采取身份驗(yàn)證的權(quán)限管理，并同步存儲記錄[5]。當(dāng)用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，需要先輸入自己的通行證，計(jì)算機(jī)會先將該通行證與存儲在機(jī)器中有關(guān)該用戶的其他資料進(jìn)行比較驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后才放行，同時(shí)將此次的訪問記錄下來，確保信息安全。

3.3 檔案信息化建設(shè)的觀念轉(zhuǎn)變

信息化建設(shè)可能帶來短期的工作量增多，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念[6]，將檔案信息化建設(shè)帶來的改變看成是企業(yè)管理信息化建設(shè)中的必然過程，長遠(yuǎn)來看利大于弊，不計(jì)較短期利益得失。

3.4 檔案信息化建設(shè)與信息技術(shù)部門的溝通協(xié)調(diào)

汽車產(chǎn)品檔案信息化的構(gòu)建與完善，離不開信息技術(shù)部門的保障與配合，兩個(gè)部門之間要強(qiáng)化聯(lián)系、溝通與協(xié)作[7]。檔案管理部門需要主動(dòng)提出新想法，發(fā)現(xiàn)問題后要及時(shí)與信息技術(shù)部門溝通，真正讓信息技術(shù)為檔案管理所用，而不只是把檔案信息化建設(shè)當(dāng)作“面子工程”[8]。例如，圖紙檔案的管理工作可以從信息化技術(shù)部門的角度想對策，在取消紙質(zhì)檔案歸檔處理的同時(shí)，可以在PDM系統(tǒng)上加強(qiáng)對圖紙的審批，直接形成電子檔審批查看，在流程上簡化，改變以往打印之后再審批的現(xiàn)狀。

4 汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)成效

4.1 圖紙類電子檔案的信息化管理效率提升

圖紙?jiān)赑DM系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了電子化審簽。包括：1）工程師不用再打印紙質(zhì)圖紙走簽批流程，節(jié)約紙張（每年約1 000余卷），降低研發(fā)成本，提高簽批效率；2）實(shí)現(xiàn)圖紙屬性映射及TIF圖紙自動(dòng)轉(zhuǎn)換，減少人工操作量；3）制作圖框，并對制圖軟件進(jìn)行開發(fā)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)模板的直接調(diào)用；4）所有研發(fā)圖紙簽批、歸檔、發(fā)放均統(tǒng)一于PDM系統(tǒng)。

汽車產(chǎn)品檔案中，圖紙類檔案的信息化走在了企業(yè)產(chǎn)品檔案信息化管理的前面，對電子化文件的管理有示范作用。首先，借助PDM信息化傳遞平臺，在設(shè)計(jì)與裝配之間的信息傳遞上實(shí)現(xiàn)了無圖化，大大減少圖紙信息傳遞錯(cuò)誤的發(fā)生率；其次，模具裝配通過三維化的方式使模具結(jié)構(gòu)表現(xiàn)明顯，車間鉗工裝配模具可以使用班組大屏幕通過PDM平臺查看模具結(jié)構(gòu)的三維圖形，使模具結(jié)構(gòu)更加清晰；最后，數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬萏岣吡诵?，信息化的重要特點(diǎn)之一就是提高效率，設(shè)計(jì)人員的數(shù)據(jù)下發(fā)和數(shù)據(jù)更改通過PDM平臺傳遞給車間鉗工，使用時(shí)間接近于零，實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)與制造之間的高效傳遞。

4.2 文件類電子化管理便捷性提升

在文件類電子產(chǎn)品管理實(shí)踐中，通過電子化文件的整理，既滿足了數(shù)據(jù)的唯一性要求，又避免電子化文件使用過程中反復(fù)查看數(shù)據(jù)，文件修改、換版等原因造成數(shù)據(jù)丟失或錯(cuò)亂的隱患，還充分保存汽車產(chǎn)品在檔案管理全過程的歷史憑證，在電子文件日趨增多的環(huán)境下，充分適應(yīng)了新形勢對汽車產(chǎn)品檔案工作的要求。

首先，在OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)等電子檔案來源的各系統(tǒng)中設(shè)置歸檔節(jié)點(diǎn)，對電子檔案進(jìn)行有效控制和實(shí)時(shí)收集；其次，對積累的各種汽車產(chǎn)品電子文件在計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行自動(dòng)分類，將同類文件歸集到同一個(gè)文件目錄下；最后，定期將聯(lián)機(jī)電子文件轉(zhuǎn)移到脫機(jī)存儲載體上進(jìn)行備份和信息再整理。通過規(guī)范電子文件的實(shí)體整理程序和要求，促進(jìn)文件類電子產(chǎn)品的高效利用，使管理更便捷。

4.3 設(shè)置發(fā)放系統(tǒng)確保電子檔案傳輸安全性

設(shè)置檔案發(fā)放系統(tǒng)，將其與PDM系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)檔案發(fā)放由手工下載到系統(tǒng)自動(dòng)收集的轉(zhuǎn)變，以及與下游單位、供應(yīng)商之間高效的數(shù)據(jù)傳輸，這樣不僅可以對檔案發(fā)放過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與記錄，且通過設(shè)置加密傳輸和對身份驗(yàn)證權(quán)限的管理，大大地提高產(chǎn)品數(shù)據(jù)檔案對外輸出的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性。

5 結(jié)束語

汽車產(chǎn)品檔案信息化發(fā)展是IT技術(shù)與檔案管理創(chuàng)新的必然結(jié)果。在其形成階段，需要進(jìn)一步健全已有的管理機(jī)制，制定良好的管理措施，根據(jù)存在的問題尋找有效解決對策，從實(shí)際出發(fā)處理好各自問題，只有站在切實(shí)服務(wù)企業(yè)核心業(yè)務(wù)的角度，切實(shí)地研究和改善檔案信息化條件，才能使其具有發(fā)展的硬件保障，有效提升管理效率和效益，從而有助于汽車產(chǎn)品檔案管理能力的提升。

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1002-4581（2017）03-0049-03

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10.14175/j.issn.1002-4581.2017.03.013