新時期如何做好文書檔案管理工作

金嵐

摘 要 文書檔案管理工作是企業(yè)各項工作資料留存管理的重要內容，能為各項工作的連續(xù)性提供保障。隨著時代的發(fā)展，需要管理的信息資料數量相比過去多了許多倍，在這種情況下，繼續(xù)采用紙質備案、實物管理的文書檔案管理模式必然無法滿足發(fā)展需要。如何引入新理念、新方法、新科技來加強文書檔案管理工作，成為當前需要研究的課題。

關鍵詞 新時期；文書檔案；管理

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）17-0070-01

目前，政府和企業(yè)等單位的辦公自動化覆蓋面越來越高。采用電腦和互聯(lián)網來打印、保管、傳輸文書已經成為普遍的辦公狀態(tài)。如何對文本檔案進行合理有效的管理，讓現(xiàn)在的多媒體文本檔案和紙張檔案一樣實現(xiàn)長久、可靠地查閱使用，從新時期的需要出發(fā)不斷提高文書檔案管理工作的水平，是文書檔案管理人員需要認真研究的課題。

1 新時期文書檔案管理工作的特點

當前文書檔案管理正從過去的盒裝紙張資料向硬盤存儲、服務器備份、電腦查詢等方式轉變。將紙質的文書檔案掃描存檔備份，是時代進步帶來的必然方向。采用電腦管理文書檔案能改變過去手工管理時存在的3個缺陷：

其一，能改變過去手工管理文書檔案，勞動強度大、效率不高的問題。傳統(tǒng)文書檔案管理的主要流程是，將文件資料按照規(guī)定進行分類和歸類后，進行人工組卷，抄寫卷內的文件目錄、卷宗標題、保管期限等詳細信息后，再手工裝訂立卷。這不僅需要具有一定專業(yè)知識，分類歸類準確，還要抄寫筆記工整、仔仔細細，不能出有一分差錯。程序復雜瑣碎枯燥，出錯率高、返工率高，費時費事浪費人力資源。采用電腦操作后，能夠實現(xiàn)建檔內容的修改更正，固定的項目可利用軟件，只需填寫關鍵信息，相同內容可利用快捷鍵進行操作，大大提高操作效率。

其二，能改變過去人工管理文書檔案時，管理效率低的問題。紙質資料文件需要人工一項項編寫序號、目錄、案卷號碼、有序排列，要抄寫封面，進行裝訂整理，工作程序較多，人為影響因素多，致使管理水平不能保持一貫性。

其三，能改變過去人工管理文書檔案時，查找信息資料時間長、查找準確性不高的問題。手工進行文件資料的查找時，必須詳細了解資料文件的具體信息，比如發(fā)文時間、名稱、關鍵詞等，才能一一對應地進行查找。查詢中要求文書檔案管理人員的專業(yè)工作水平較高，如果遇到文書歸檔人員歸檔不明確，組卷不正確、案卷標題出現(xiàn)錯誤等情況，就沒法找出需要的文書資料。利用電腦對文書檔案進行歸檔、建檔，能極大提高對文書檔案的查詢速度。查詢中不僅可以實現(xiàn)一對一的準確查找，而且能夠運用模糊查找、關鍵詞、時間段查找等先進的搜索方式，幫助快速、準確地找出需要的文書檔案。電腦如果有互聯(lián)網功能，不僅能查詢本館資料，而且可以利用互聯(lián)網查詢其他館內的資料，大大提高工作效率和質量。

2 新時期文書檔案管理工作的主要問題

1）文書檔案管理的規(guī)范性需要提高。現(xiàn)在很多文書檔案是采用掃描原件進行存檔的方式。政府和企業(yè)等單位在文書檔案管理中，還存在普遍規(guī)范性不夠的情況。主要表現(xiàn)在3個方面的不規(guī)范。一是文書檔案的原始存檔資料保存的格式、質量不規(guī)范，有的是掃描質量不高，出現(xiàn)模糊、亂碼等情況，有的是存儲格式不通用，需要特殊軟件打開，或是過一段時間后文件受到軟件影響出現(xiàn)不能使用等情況。二是文書檔案的檔號、卷宗標題、查詢關鍵詞不規(guī)范。這主要是受到操作人員專業(yè)水平的影響，實際操作中人為影響因素過大。三是文書檔案內的資料內容不規(guī)范，還存在缺少章節(jié)、內容，目錄順序與內容不符合等情況。

2）文書檔案管理的準確性和便捷性需要提高。當前文書檔案管理在利用率上的問題是，很多文書檔案管理部門，還有各自為政的思想，從知識產權保護、文書檔案保密管理等角度，對自己保管的文書檔案進行管理，致使不能實現(xiàn)分層次和等級的共享使用，很多文書檔案石沉大海，沒有發(fā)揮出應有的作用。很多單位的文書檔案對企業(yè)政府等單位的查詢需求都比較支持，對公民個人需要往往設置了過多的門檻。文書檔案管理中對于資料的檢索功能需求很大?，F(xiàn)在大部分單位采取的是手工和電腦相結合的檢索方式。電腦檢索的便捷高效等特點，必然會讓電腦檢索最終替代人工檢索。但是，我們也要看到電腦檢索工具編寫的重要性，要避免出現(xiàn)檢索結果多而不精的現(xiàn)象。

3）文書檔案管理的人員素質需要提高。過去很多單位都對文書檔案管理人員的素質要求不高，認為管理文書檔案會抄抄寫寫，字跡清晰就行。但隨著時代的進步，這個觀念需要盡快改變。我國對文書檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)和培訓起步比較晚，國內檔案管理專業(yè)的學生總數不夠。在實際工作崗位上的文書檔案管理人員普遍存在學歷不高、專業(yè)知識水平不高的情況。現(xiàn)在的社會對文書檔案的管理需求已經不僅僅滿足于能找到，而是提出了新的更多要求。比如，要能夠對文書檔案信息進行深層次開發(fā)，對文書資料進行深層次研究，從而為需要資料的人員提供全方位服務等。新時期的文書檔案管理工作，不再僅僅局限于對文書資料的查找到位，還要能實現(xiàn)為查閱人員推薦到位的

能力。

3 改進新時期文書檔案管理工作的思考和建議

1）要進一步加強文書檔案管理工作的流程和方式。要建立符合新時期文書檔案使用需要的管理新模式。在文書檔案建檔中，對原始文書檔案精挑細選，保證文書檔案的有用率。要在實際操作時，注重標準規(guī)范。以將紙質文書檔案電子化的過程為契機，對文書檔案進行二次的建檔歸檔，改進過去的缺陷。要對歸檔時的名稱目錄建立進行規(guī)范。從電腦的查詢特點出發(fā)，建立一整套規(guī)范的關鍵詞數據庫，避免出現(xiàn)人為理解因素影響查詢的情況。要建立科學合理的查詢流程，建立數據全、資料準的龐大的基礎數據庫，為文書檔案的有效使用、精準查找提供保障。

2）要建立“互聯(lián)網+”下的文本檔案管理新模式。將過去的紙質資料檔案轉化為電子數字化的文本資料是一項巨大的工程。文書檔案管理單位，要結合實際情況，把轉電子數字化的工作納入長期規(guī)劃，積極推進電子數字化管理文書檔案的新模式。要提高文書檔案電子數字化的質量，利用高還原度掃描、高利用率數據壓縮等新技術，把紙質文書檔案和近期的光影等圖像資料都盡可能地收集存儲好。要建立與單位、個人需求相適應的文書檔案查詢網站，在網上利用云平臺、云計算等新互聯(lián)網技術，讓文書檔案發(fā)揮更大的

作用。

3）要培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)高的文書檔案管理人才隊伍。要把責任意識建設作為文書檔案管理人員素質的基礎建設來抓。文書檔案管理要求管理人員必須職業(yè)道德優(yōu)秀、工作態(tài)度嚴謹求實和工作精神一絲不茍。在此良好的精神狀態(tài)下，要持續(xù)開展文書檔案相關專業(yè)知識的學習，讓文書檔案管理人員不僅具備過硬的檔案管理的知識，還通過學習不斷豐富知識的種類、開闊工作視野、優(yōu)化管理能力。要加強對《檔案法》等國家相關的法律法規(guī)等專業(yè)知識的培訓，讓文書檔案管理人員對自己的職業(yè)有責任感和榮譽感。要營造重視和支持文書檔案管理工作的良好氛圍，為提高文書檔案管理工作水平提供多方面的有效保障。

新時期開展文書檔案管理工作，要從新技術的發(fā)展情況出發(fā)，政府、企業(yè)等單位和個人的需求出發(fā)，不斷更新管理理念和管理模式，有效地提高文書檔案管理工作的水平。

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