項(xiàng)目合同信息管理系統(tǒng)的改進(jìn)設(shè)計(jì)

相孟琪

【摘 要】本文描述了通過(guò)對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的改進(jìn)，在供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)審、智能化制作合同文本、合同談判、合同風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)評(píng)估、合同索賠、合同評(píng)審、查詢(xún)優(yōu)化等合同管理節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行了從線(xiàn)下到系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目合同信息管理系統(tǒng)，供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)審，合同索賠，查詢(xún)優(yōu)化

【Abstract】This paper describes the improvement of the project management system. This improvement realized the transition from manual to system， which include the supplier qualification and intelligent production contract， contract negotiation， contract risk assessment， contract automatic claims， contract review， contract management and query.

【Key words】Project contract information management system； Supplier qualification review； Contract claim； Query optimization

0 引言

項(xiàng)目合同是合同的一種，是以承包的項(xiàng)目（一個(gè)整體工程有幾個(gè)項(xiàng)目構(gòu)成）計(jì)算咨詢(xún)費(fèi)用的合同。能明確建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包方和承包方在項(xiàng)目實(shí)施中的權(quán)利和義務(wù)，是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的法律依據(jù)，也是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施階段實(shí)行社會(huì)監(jiān)理的依據(jù)。

項(xiàng)目合同信息管理系統(tǒng)通過(guò)從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行全面的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)合同的規(guī)范化管理、提高企業(yè)在合同管理流程環(huán)節(jié)的工作效率之目標(biāo)。

常見(jiàn)的項(xiàng)目合同信息管理軟件一般包括項(xiàng)目立項(xiàng)、合同擬定（起草）、合同辦理（審批）、合同簽署（用印）、合同履約、合同付款、合同歸檔以及合同查詢(xún)等，常用流程如下圖1所示。

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到下列問(wèn)題：

1）供應(yīng)商資質(zhì)審查工作都是線(xiàn)下收集供應(yīng)商資質(zhì)的相關(guān)資料，然后線(xiàn)下進(jìn)行審批，最后將審批結(jié)果保存在EXCEL里，每次與供應(yīng)商簽訂合同的時(shí)候再去查EXCEL，另外，供應(yīng)商管理部門(mén)會(huì)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)評(píng)定，優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商一段時(shí)間內(nèi)享有免審的特權(quán)。實(shí)際操作的過(guò)程中，不同的合同分屬于不同的部門(mén)和負(fù)責(zé)人，卻可能是和同一家供應(yīng)商簽訂合同，由于信息不能及時(shí)共享，會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商資質(zhì)的收集和評(píng)審重復(fù)進(jìn)行，即使信息及時(shí)共享了，還需要每次去查詢(xún)免審是否到期，產(chǎn)生不必要的時(shí)間和人力成本；另外，根據(jù)供應(yīng)商評(píng)級(jí)可以給優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商在一定時(shí)間內(nèi)免于審批的特權(quán)，比如A級(jí)供應(yīng)商可以3年內(nèi)免于再次審批。但是每一簽訂的時(shí)候都要去查詢(xún)是否到期。

2）合同談判工作都是線(xiàn)下進(jìn)行，在合同歸檔時(shí)，沒(méi)有完整的電子記錄。

3）公司會(huì)根據(jù)不同的合同類(lèi)型擬定好合同模板，當(dāng)供應(yīng)商選定合同談判完成后，直接套用現(xiàn)成的模板完成合同文本的制作。在這種情況下，合同文本需要人工匹配，加上合同文本條款多，在操作過(guò)程中容易發(fā)生錯(cuò)誤，需要多次檢查，耗費(fèi)大量時(shí)間。

4）履約異常不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

5）當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同索賠過(guò)程沒(méi)有完整的線(xiàn)上記錄，且在系統(tǒng)上進(jìn)行合同查詢(xún)時(shí)，完全不知道到底哪些合同有索賠，賠償了多少。

6）合同評(píng)審都是線(xiàn)下操作，每次付款前都需要先去查詢(xún)?cè)u(píng)審記錄，浪費(fèi)精力。

7）查詢(xún)分析問(wèn)題。單一合同查詢(xún)時(shí)，不能輸入合同編號(hào)就查詢(xún)到該合同的基本信息、履約信息、變更信息、賠償信息，付款信息、歸檔信息，而是需要多個(gè)入口去查詢(xún)；另外根據(jù)管理規(guī)定，需要從多個(gè)不同的維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，但是一般的系統(tǒng)都是將報(bào)表固話(huà)格式，當(dāng)出現(xiàn)新的統(tǒng)計(jì)口徑時(shí)，就需要重新開(kāi)發(fā)報(bào)表；還有對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)合同缺少統(tǒng)計(jì)。

為了有效解決上述問(wèn)題，本文針對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、合同談判、合同擬定、合同履約、合同付款、合同糾紛、合同查詢(xún)七個(gè)方面（見(jiàn)圖2中★所標(biāo)記），提出一種改進(jìn)的項(xiàng)目合同管理方法。

1 改進(jìn)的項(xiàng)目合同管理

1.1 項(xiàng)目立項(xiàng)環(huán)節(jié)增加供應(yīng)商資質(zhì)審批環(huán)節(jié)

供應(yīng)商資質(zhì)審查是保證采購(gòu)項(xiàng)目保質(zhì)保量地完成的必要手段。通過(guò)資格審查，審查其是否能達(dá)到生產(chǎn)技術(shù)方面的要求，是否具有適當(dāng)?shù)娜谫Y能力及管理水平等等，這樣可以防止在履行合同時(shí)出現(xiàn)交貨質(zhì)量與實(shí)際要求不相符的情況。在具體采購(gòu)操作中，經(jīng)過(guò)資格預(yù)審，可以篩選掉大部分不可能成為供應(yīng)商的企業(yè)，使有資格參加本次采購(gòu)的供應(yīng)商數(shù)目縮小到合理范圍內(nèi)，從而提高工作效率，降低采購(gòu)成本。

一般的信息管理系統(tǒng)都會(huì)有供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理，但是基本沒(méi)有資質(zhì)相關(guān)字段的存儲(chǔ)。

供應(yīng)商資質(zhì)審批的一般過(guò)程是：

1）供應(yīng)商提交關(guān)于資質(zhì)評(píng)審的相關(guān)資料。

2）供應(yīng)商管理部門(mén)根據(jù)規(guī)定流程對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核以及評(píng)級(jí)。

嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，該步驟應(yīng)該在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中來(lái)實(shí)現(xiàn)，但是在還不具備SRM 系統(tǒng)的單位來(lái)說(shuō)，對(duì)于這樣的需求，可以簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)。

實(shí)現(xiàn)方法：在合同信息系統(tǒng)建立功能——《供應(yīng)商資質(zhì)記錄表》。界面顯示如下圖3：

圖3界面上僅提供必需的字段，用戶(hù)可根據(jù)需求補(bǔ)充。

供應(yīng)商資質(zhì)審查通過(guò)后，在供應(yīng)商資質(zhì)登記表中錄入其資質(zhì)。供應(yīng)商編號(hào)和供應(yīng)商名稱(chēng)從供應(yīng)商主數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)，然后將資質(zhì)等級(jí)和資質(zhì)有效期輸入并保存，并完成線(xiàn)上審批。

合同立項(xiàng)，選取供應(yīng)商時(shí)，對(duì)是否有資質(zhì)等級(jí)和資質(zhì)有效期進(jìn)行判斷，如果選取不到，則代表資質(zhì)審批未通過(guò)，不可以選擇該供應(yīng)商。

優(yōu)點(diǎn)：可以減輕業(yè)務(wù)人員頻繁收集供應(yīng)商資質(zhì)的工作量，實(shí)現(xiàn)信息共享，并可以智能評(píng)判供應(yīng)商的資質(zhì)，減輕工作人員工作量。endprint

1.2 合同談判管理

合同談判是合同雙方為滿(mǎn)足各自的需求，通過(guò)協(xié)商而爭(zhēng)取達(dá)成一致意見(jiàn)的行為和過(guò)程。合同談判的結(jié)果決定合同條文的具體內(nèi)容。因此需要重視合同談判工作。這一過(guò)程在用信息管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)可以分為三部分：談判發(fā)起、談判過(guò)程記錄、談判結(jié)論。

1）談判發(fā)起部分用于協(xié)調(diào)合同相關(guān)干系人參與談判。需要與郵件系統(tǒng)對(duì)接，或者在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)消息取得確認(rèn)。

2）談判過(guò)程記錄用于記錄談判過(guò)程。

3）談判結(jié)論用于記錄談判的最終決議，并注明談判是否完成。

談判完成，方可進(jìn)入下一個(gè)合同處理環(huán)節(jié)。

1.3 合同擬定階段智能化形成合同文本。

智能化的合同文本建議將已經(jīng)擬好的合同模板格式固化在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，當(dāng)合同發(fā)生時(shí)，只要輸入模板中不確定的信息，如：合同類(lèi)型，供應(yīng)商、合同金額、履約條款、合同標(biāo)的、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)、合同內(nèi)容、交付物等。當(dāng)合同審批通過(guò)后，直接將這些字段內(nèi)容嵌入合同模板，從而完成智能化制作合同文本，如有特殊條款，在例外中聲明，最終完成整個(gè)合同文本的打印，完成合同文本的制作。如此操作會(huì)大大降低合同制作人員的工作量，而且模板統(tǒng)一，也方便法務(wù)及其他人員審核。

1.4 合同履約階段自動(dòng)評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)

標(biāo)準(zhǔn)的合同審批流程在合同審批時(shí)已經(jīng)約定好履約條款，但是實(shí)際上合同執(zhí)行過(guò)程中，處處存在風(fēng)險(xiǎn)，不是每筆履約都能按計(jì)劃執(zhí)行。那么就需要在履約的過(guò)程中做好事先預(yù)防、事中控制以及事后總結(jié)。

事先預(yù)防可使用項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別所使用的檢查表方法，用時(shí)間基準(zhǔn)作為參照，以履約計(jì)劃中的履約時(shí)間與系統(tǒng)時(shí)間比較，在履約前固定時(shí)間（根據(jù)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)情況）向業(yè)務(wù)人員發(fā)送履約提醒，提醒其在近期需要進(jìn)行履約審批。

事中控制體現(xiàn)在當(dāng)?shù)竭_(dá)履約時(shí)間后，統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)時(shí)間內(nèi)應(yīng)該進(jìn)行履約審批流程的合同，如不存在審批流程，則表示依然沒(méi)有進(jìn)入履約審批環(huán)節(jié)，系統(tǒng)則需要向業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員以及合同負(fù)責(zé)人等相關(guān)干系人發(fā)出警報(bào)，提醒其合同存在風(fēng)險(xiǎn)。這個(gè)時(shí)候就需要采取一些風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，以避免向更糟糕的方向發(fā)展。

當(dāng)計(jì)劃履約時(shí)間與系統(tǒng)時(shí)間相差超過(guò)固定時(shí)間（例如六個(gè)月）時(shí)，則將合同標(biāo)記為風(fēng)險(xiǎn)合同，必要時(shí)需要補(bǔ)充未履約原因。

1.5 合同糾紛中的合同索賠管理

合同索賠[1]是合同管理中常見(jiàn)的一項(xiàng)合同管理內(nèi)容，同時(shí)也是規(guī)范合同行為的一種約束力和保障。

這一過(guò)程用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)可分為如下幾部分：

第一、基礎(chǔ)主數(shù)據(jù)定義。

1）先定義索賠類(lèi)型。是工期索賠還是費(fèi)用索賠，或者合同規(guī)定索賠還是非合同規(guī)定索賠等。

2）定義索賠構(gòu)成的條件。索賠的前提條件是合同的一方或雙方存在違約行為和事實(shí)，并且由此造成了損失，責(zé)任應(yīng)由對(duì)方承擔(dān)。

3）定義索賠依據(jù)。是國(guó)家有關(guān)的法律、行政法規(guī)；國(guó)家、部門(mén)和地方有關(guān)信息系統(tǒng)工程的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和文件；本項(xiàng)目的實(shí)施合同文件、包括招標(biāo)文件、合同文本及附件；有關(guān)的憑證，如往來(lái)文件、會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度表等。

第二、發(fā)出索賠通知書(shū)。定義企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的索賠通知書(shū)模板，根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)索賠通知書(shū)，發(fā)起審批請(qǐng)求。審批完成后，線(xiàn)下報(bào)送索賠資料。

第三、監(jiān)理工程師答復(fù)。系統(tǒng)可以提供上載功能，將監(jiān)理工程師的答復(fù)上傳的系統(tǒng)管理，方便查閱。

第四、索賠確認(rèn)單。索賠確認(rèn)單關(guān)聯(lián)具體的合同，在實(shí)際收款時(shí)關(guān)聯(lián)索賠確認(rèn)單，便可使得合同、收付款與索賠關(guān)聯(lián)起來(lái)。

1.6 合同付款前的合同評(píng)審

合同評(píng)審工作是付款的必要前提。增加評(píng)審功能，對(duì)合同交付物或者階段成果進(jìn)行評(píng)審，由評(píng)審專(zhuān)家在系統(tǒng)中完成評(píng)分，給出評(píng)審結(jié)論，再根據(jù)評(píng)審規(guī)則最終得出是否可以通過(guò)評(píng)審，只有通過(guò)了評(píng)審的合同才可以進(jìn)行付款。

1.7 合同查詢(xún)多維化

通常情況下需要通過(guò)合同查詢(xún)得到統(tǒng)計(jì)類(lèi)報(bào)表，并從中發(fā)現(xiàn)差異或者是否存在異常。常見(jiàn)的合同管理系統(tǒng)會(huì)提供多種查詢(xún)，例如合同信息查詢(xún)，合同變更查詢(xún)，合同月度付款計(jì)劃等。在實(shí)際的合同實(shí)施過(guò)程中，如下三種報(bào)表的開(kāi)發(fā)非常必要：

A.合同信息聯(lián)查表。

通過(guò)合同信息聯(lián)查表在查詢(xún)某合同時(shí)，需顯示或可直接聯(lián)查到如下信息：

1）合同文本信息，例如合同依據(jù)、供應(yīng)商、合同類(lèi)型、合同標(biāo)的、交付物、聯(lián)系人、合同金額、內(nèi)容要點(diǎn)等。

2）可聯(lián)查到立項(xiàng)申請(qǐng)，可以看到立項(xiàng)時(shí)間，申請(qǐng)理由、技術(shù)要求等立項(xiàng)相關(guān)資料。

3）可聯(lián)查到合同變更，如果有的話(huà)，可以查詢(xún)變更內(nèi)容。

4）可聯(lián)查到履約審批情況，目前履約到合同的第幾筆。

5）可聯(lián)查到該合同付款情況，要付幾筆，已付幾筆，在批幾筆，未付幾筆。

6）可聯(lián)查到索賠記錄，是否有索賠，索賠款項(xiàng)是否到賬等。

B.任意維度統(tǒng)計(jì)表。任意維度統(tǒng)計(jì)表指不確定報(bào)表格式，由用戶(hù)自主定義報(bào)表維度。例如選擇供應(yīng)商、合同編號(hào)、合同金額、合同狀態(tài)，則可以按供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)出相關(guān)合同，具體與每個(gè)供應(yīng)商簽了哪些合同，每筆的金額是多少，合同目前的狀態(tài)是什么都一目了然。

C.合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警表。根據(jù)履約情況統(tǒng)計(jì)出出現(xiàn)履約異常的合同，并標(biāo)識(shí)出履約異常天數(shù)，給予警示。

2 總結(jié)

通過(guò)以上對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)審批、合同談判、智能制作合同文本、自動(dòng)評(píng)估履約風(fēng)險(xiǎn)、合同糾紛、付款前評(píng)審、合同查詢(xún)等七處的優(yōu)化，完善了整個(gè)合同管理流程，減少了業(yè)務(wù)人員的重復(fù)工作，發(fā)揮了系統(tǒng)的自動(dòng)評(píng)判作用，大大提高了業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員以及管理人員工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]譚志斌，柳純露.《系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理工程師教程》（第2版）清華大學(xué)出版社， 443-458.

[責(zé)任編輯：朱麗娜]endprint