淺談如何改善院系圖書資料室的現(xiàn)狀

張春花

【摘 要】本文闡述了院系圖書資料室的基本功能，并就其管理制度、管理人員的素質(zhì)及管理方法中所存在的問題進(jìn)行了相關(guān)分析，并在此基礎(chǔ)上提出了對應(yīng)的三個方面的對策建議，希望對高校院系圖書資料室更好的發(fā)揮有借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】院系圖書資料室；管理制度；管理人員；管理方法

0 引言

隨著時代的發(fā)展，信息資源的獲取已變得多樣化，高校的圖書資料系統(tǒng)作為高校師生獲取知識的一個重要的渠道，其業(yè)務(wù)的技術(shù)含量也在不斷的增加。高校圖書資料系統(tǒng)一般分為兩類，分別是校級圖書館和院系資料室，其傳統(tǒng)的圖書管理主要分為圖書的收集采購、分類編排、借閱登記和整理收藏等幾個部分[1]，而筆者作為一名院系資料室管理員，在閱讀大量文獻(xiàn)以及結(jié)合自身工作經(jīng)驗上來探討普通高校院系圖書資料室的發(fā)展問題。

1 院系圖書資料室的作用與現(xiàn)狀

隨著高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大和高等教育改革的不斷深化，高校學(xué)生的學(xué)習(xí)方式相較于中學(xué)階段更為主動，而相對于綜合型的校級圖書館，院系圖書資料室不僅具有服務(wù)人員更加明確化，文獻(xiàn)資料更加專業(yè)化等特征，還具有文獻(xiàn)更新快，精、多等多方面的優(yōu)勢，有利于學(xué)生的自主學(xué)習(xí)，能加深學(xué)生對所學(xué)課程的理解，特別是對研究生而言，院系圖書資料室提供的信息更為專業(yè)，能有效減少搜素相關(guān)文獻(xiàn)的時間和精力[2]。因此，院系資料室作為專門為院系科研教學(xué)提供信息資源服務(wù)的機(jī)構(gòu)，其是校級圖書館的重要延伸和補(bǔ)充。

1.1 院系圖書資料室的功能定位

院系圖書資料室的功能主要分為兩點：專業(yè)書籍的收藏和借閱。這就要求院系圖書資料室均為圍繞該院系專業(yè)課程的相關(guān)紙質(zhì)書籍和電子信息資源，定期購買并收藏與該專業(yè)密切相關(guān)的基礎(chǔ)理論課必備課本，院系內(nèi)部資料以及各種實時更新的期刊雜志等，其目的是為師生提供該領(lǐng)域已有的研究成果，以拓展視野并掌握最新的學(xué)術(shù)動態(tài)[1]。此外，因為研究生和教師是院系圖書資料室的主要借閱人員，為方便于讀者，院系圖書資料室多設(shè)置于各個院系的研究生自習(xí)區(qū)，以便廣大師生可以就近查詢。而借閱者的反饋意見亦能被院系圖書資料室管理員及時接受，從而滿足讀者的需求，有利于保證文獻(xiàn)資料的專業(yè)性和更新及時性。

1.2 院系圖書資料室的現(xiàn)狀分析

院系圖書資料室的功能不容置喙，但根據(jù)筆者的觀察，發(fā)現(xiàn)其在實際運作上存在多種問題。

（1）領(lǐng)導(dǎo)管理的模糊化

據(jù)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》所示，院系圖書資料室由校級圖書館進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，而在實際的行政管理上，是由院系領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的[2]。但由于院系領(lǐng)導(dǎo)并非專業(yè)的圖書管理人員，這就導(dǎo)致責(zé)任分工的不明確，管理中存在一些模糊地帶，而管理人員的混亂會產(chǎn)生諸如相同書籍反復(fù)的購買，期刊雜志更新慢以書籍分類混亂等多種問題，且在圖書館和院系的“雙重領(lǐng)導(dǎo)”下各院系圖書資料室之間也存在難以溝通交流的問題，最終使得院系圖書資料室難以發(fā)揮全部的作用。

（2）管理人員的非專業(yè)化

由于院系圖書資料室的規(guī)模相對較少，其原則上是每個資料室配備2名管理人員，但由于資金不足以及教學(xué)輔助崗位人員控制嚴(yán)格等現(xiàn)實問題，導(dǎo)致許多院系圖書資料室僅有1名管理人員[3]。而管理員主要分為兩類，一類屬于臨聘人員，為節(jié)省資源不少院系會調(diào)用其他崗位人員或招聘臨時工以擔(dān)任院系資料室管理人員，這類人員的工作時間和精力不穩(wěn)定，且其流動性大，不利于資料室的穩(wěn)定發(fā)展。另一類則屬于職工家屬，一些高校為了吸引高層次人才會對其隨遷家屬安排工作，而這些隨遷家屬的整體學(xué)歷也一般不高。

而在高速發(fā)展的知識經(jīng)濟(jì)時代，各種交叉學(xué)科以及新型學(xué)科的不斷出現(xiàn)，這就要求院系資料是管理人員必須同時具備圖書情報知識和學(xué)科專業(yè)領(lǐng)域知識，以便協(xié)助師生進(jìn)行專題文獻(xiàn)的檢索。

（3） 管理手段的落后化

目前大多高校的院系圖書資料室的文獻(xiàn)書籍仍采用傳統(tǒng)的手工操作，即圖書的采購，分類及借閱等仍需管理員親手操作，管理模式簡單而原始，“事事親力親為”的管理狀態(tài)極耗費管理員的精力，而繁瑣的借閱步驟亦阻礙了讀者的步伐。此外，由于院系圖書資料室受圖書館和院系雙重領(lǐng)導(dǎo)，缺乏明確化的建設(shè)規(guī)劃，投入的建設(shè)資金受院系收入所限，資料室不僅存在圖書購置不規(guī)范、文獻(xiàn)借閱混亂等管理上的問題，還有場地小、設(shè)備器材落后等硬件問題。院系圖書資料室缺乏有效的考核制度，領(lǐng)導(dǎo)的忽視會進(jìn)一步影響管理員的態(tài)度，使其滋生類似“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的懶散心態(tài)，而資料室疏于管理，讀者減少，資料室的功能得不到體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)更加不重視資料室的建設(shè)，從而進(jìn)入惡性循環(huán)，資料室的狀況變得越來越糟糕。

2 加強(qiáng)建設(shè)管理的措施

院系圖書資料室所存在的問題已經(jīng)嚴(yán)重制約了其功能的發(fā)揮，為解決這些問題，需從以下三個方面進(jìn)行改善。

2.1 管理體制的規(guī)范化

目前院系圖書資料室相對校級圖書館，其規(guī)模較小且數(shù)目多，屬于二級建制，由各個院系進(jìn)行行政管理，各個資料室相對封閉，規(guī)章制度不一致，彼此之間缺乏溝通交流。為改善這種狀況，需對已有的圖書資料管理體系進(jìn)行改革，形成以校級圖書館為中心，院系圖書資料室為輔助的“蜘蛛網(wǎng)”似的結(jié)構(gòu)，并借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)文獻(xiàn)信息的匯總與共享，由校級圖書館進(jìn)行統(tǒng)籌管理，各個院系資料室彼此之間可以互通有無。此外，院系圖書資料室的管理員亦需要公平競爭，通過公開招聘的方式引進(jìn)圖書管理方面的人才，或讓已有的管理員進(jìn)行如參加崗位技能培訓(xùn)、專業(yè)學(xué)會研討講座等繼續(xù)教育，以保證圖書管理人員的綜合素質(zhì)。

2.2 管理人員的素質(zhì)提升

目前很多院系圖書管理工作人員由臨聘人員或為解決家屬問題錄用的教師家屬擔(dān)任，這些工作人員對于院系圖書文獻(xiàn)專業(yè)知識的服務(wù)往往心有余而力不足，其自身能力的不足，缺乏創(chuàng)新精神，自身知識的更新跟不上院系教學(xué)改革的步伐等問題，也是制約院系圖書資料室發(fā)展的重要原因之一。針對這種情況，一方面要建立完善合理的人才培養(yǎng)機(jī)制，加大人才的引進(jìn)培養(yǎng)，另一方面對于已有的院系圖書資料室管理員，則應(yīng)該制定合理的競爭機(jī)制，合理引導(dǎo)圖書管理人員的競爭意識和創(chuàng)新能力，采用多種激勵措施來提高院系圖書資料管理者的工作效率、創(chuàng)新動機(jī)以便更好地為廣大師生服務(wù)[4]。

2.3 管理方法的信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高校圖書館的數(shù)字化和自動化水平也隨之不斷提高，如校園網(wǎng)的建立可以讓校級圖書館和院系圖書資料室緊密相連，由校級圖書館進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，進(jìn)行資源共享，可以避免文獻(xiàn)的重復(fù)購買，減少了不必要的經(jīng)費支出[5-6]。而信息化時代下對的院系圖書資料室則需要注意以下幾點：（1）改變服務(wù)模式。院系圖書資料室需適應(yīng)時代的發(fā)展變化，相對于傳統(tǒng)的借閱模式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，現(xiàn)在廣大師生可以足不出戶，在學(xué)校宿舍里就可以搜索所需的文獻(xiàn)電子資源，不受時空的限制。而這就要求圖書管理員不僅具備相關(guān)的圖書情報知識，還須樹立終身學(xué)習(xí)意識，不斷地更新與計算機(jī)相關(guān)的知識，才能更好地為讀者服務(wù)。（2）在購買文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的同時要保證紙質(zhì)書籍的收藏。一方面雖然現(xiàn)在很多文獻(xiàn)資料已錄入數(shù)據(jù)庫，讀者可以通過網(wǎng)上圖書館進(jìn)行查看，但部分文獻(xiàn)資料存在特殊情況，如有些內(nèi)部資料是不適宜公開在網(wǎng)絡(luò)上的，有些文獻(xiàn)受版權(quán)所限，亦不可轉(zhuǎn)為數(shù)字資源，因此這些文獻(xiàn)資源仍需要人工妥善保管。另一方面則是有些讀者更喜歡閱讀紙質(zhì)書籍，紙質(zhì)書籍具有電子書籍不可替代的閱讀感受。（3）注重信息安全?；ヂ?lián)網(wǎng)給圖書管理帶來了極大的便利同時也帶來了數(shù)據(jù)安全的問題，為避免用戶信息以及資料數(shù)據(jù)的泄露，院系資料室的管理員亦需要增強(qiáng)自身的責(zé)任感，并了解相關(guān)的法律知識，且需要由特定的計算機(jī)工作人員定期的檢查并更新圖書館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)[7]。

3 總結(jié)

總之，在高速發(fā)展的信息時代，院系圖書資料室要認(rèn)真客觀地發(fā)現(xiàn)自身的不足，積極完善各方面的不足，并充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，健全圖書情報系統(tǒng)，提高圖書管理員的素質(zhì)，更好地為廣大的師生服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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[責(zé)任編輯：朱麗娜]