試論提高品牌專業(yè)檔案管理有效性的建議

田姝

【摘 要】本文主要針對(duì)如何提高高職院校品牌專業(yè)檔案管理工作的有效性展開論述。首先，指出了品牌專業(yè)檔案管理工作在高職院校中的作用和影響。其次，對(duì)高職院校品牌專業(yè)當(dāng)前的檔案管理方法進(jìn)行了調(diào)研和分析。最后，提出了若干提高和完善品牌專業(yè)檔案管理的具體方法和措施。希望本文的研究能夠提高品牌專業(yè)檔案管理的工作效率，并且有助于高職院校品牌專業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；品牌專業(yè)；高職院校

目前，我國(guó)高職教育正在進(jìn)入 “提升質(zhì)量、強(qiáng)化特色”的發(fā)展時(shí)期，面臨著如何提升人才培養(yǎng)質(zhì)量等突出問題，因而品牌專業(yè)的建設(shè)已成為高職教育持續(xù)發(fā)展的核心。品牌專業(yè)的發(fā)展不僅能夠提高教學(xué)水平、培養(yǎng)高素質(zhì)人才，而且能夠突出高職院校的辦學(xué)特色、提升院校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。為了更好地推進(jìn)品牌專業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，高職院校必須要對(duì)其檔案管理工作的有效性進(jìn)行深入的研究。

1 品牌專業(yè)檔案管理工作的重要性

首先，品牌專業(yè)的檔案和資料能夠直觀地反映出該品牌專業(yè)的建設(shè)和發(fā)展歷程，高效的檔案管理工作能夠提高本校品牌專業(yè)在各高職院校中的競(jìng)爭(zhēng)力。其次，品牌專業(yè)的檔案管理是品牌專業(yè)建設(shè)的重要保障，科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，能夠?yàn)槠放茖I(yè)的發(fā)展、品牌項(xiàng)目的申報(bào)提供有效的數(shù)據(jù)服務(wù)和材料支撐。除此之外，做好一個(gè)品牌專業(yè)的檔案管理工作，能夠?yàn)榻窈笊陥?bào)其它專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目提供基礎(chǔ)和參考，有利于高職院校申報(bào)其他品牌專業(yè)項(xiàng)目。因此，品牌專業(yè)的檔案管理工作對(duì)品牌專業(yè)的建設(shè)乃至整個(gè)高職院校的發(fā)展都起到了至關(guān)重要的作用和影響。

2 品牌專業(yè)目前的檔案管理方法分析

通過對(duì)部分高職院校品牌專業(yè)的檔案管理工作的調(diào)查研究，我們了解到，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方式正在逐步被電子檔案替代。大多數(shù)檔案管理工作人員都認(rèn)為，紙質(zhì)檔案的保管較為繁復(fù)，整理、查閱的過程都太過繁瑣，而電子檔案不僅能降低工作量，而且也便于進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。但是某些重要的紙質(zhì)檔案，例如會(huì)議記錄、品牌專業(yè)建設(shè)的相關(guān)文件的原件等重要紙質(zhì)資料是必須要妥善存檔保管的。對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存，大部分工作人員都進(jìn)行了詳細(xì)的分類、歸檔保管，用于存放資料的文件柜和文件盒上也都貼有相應(yīng)的標(biāo)簽以便查閱，部分院校還為品牌專業(yè)設(shè)立了專門的檔案管理室。而對(duì)于一些音頻、視頻、圖片等資料則可以直接以電子方式保存管理。對(duì)于電子資料的保管，檔案管理工作人員將各種電子資料分門別類地存放在辦公電腦的不同的文件夾實(shí)施歸類歸檔管理。但是很少有院校采用數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等先進(jìn)且專業(yè)的檔案管理方式。由此可見，目前品牌專業(yè)紙質(zhì)檔案的保管方式相對(duì)較為妥當(dāng)、合理，但對(duì)于品牌專業(yè)電子檔案的保存管理方法還有待提高和完善。

3 提高品牌專業(yè)檔案管理有效性的建議

3.1 采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理

紙質(zhì)文件歸檔保存是歷來最傳統(tǒng)的檔案管理方式，它的優(yōu)點(diǎn)在于直觀，但缺點(diǎn)是難以長(zhǎng)期保存，而且查閱較為困難。相比之下，電子檔案的優(yōu)勢(shì)則較為明顯，易于長(zhǎng)期存儲(chǔ)，信息查閱便捷，節(jié)省儲(chǔ)存空間，可以資源共享等，但也存在一定的弊端，例如電腦電子檔案的存儲(chǔ)存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。通過紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)劣勢(shì)比較可以發(fā)現(xiàn)，最佳檔案管理方式就是將兩者相結(jié)合，同步進(jìn)行管理。高職院校品牌專業(yè)檔案管理人員可以在紙質(zhì)資料分類歸檔保存的前提下，同時(shí)采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將文件、資料同步進(jìn)行數(shù)字化加工，轉(zhuǎn)換為電子化資料存儲(chǔ)到專門的計(jì)算機(jī)中，既實(shí)現(xiàn)了檔案?jìng)浞?，同時(shí)也能夠保證了資料的安全性，避免紙質(zhì)檔案損壞造成的資料遺失。另外，在日后品牌專業(yè)的建設(shè)過程中，需要查閱和調(diào)用資料的時(shí)候，檔案管理人員可以及時(shí)快速地提取與紙質(zhì)檔案相一致的電子檔案，而不需要去倉(cāng)庫(kù)翻閱紙質(zhì)材料，有效地提高了工作效率。因此，紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理方式是十分必要的。

3.2 加強(qiáng)信息化和數(shù)字化檔案管理

在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代，要讓品牌專業(yè)的建設(shè)以及檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，就必須注重信息化建設(shè)。想要完善數(shù)字化檔案管理，首先要提高品牌專業(yè)檔案管理人員的信息化水平，相關(guān)管理人員不但要熟練掌握簡(jiǎn)單的歸類、整理等工作技能，還需要學(xué)習(xí)如何使用DBMS、云平臺(tái)等專業(yè)的電子檔案保存方法，能夠在提高工作效率的同時(shí)保證數(shù)據(jù)不丟失和資源共享。此外，各高職院校應(yīng)當(dāng)重視信息化設(shè)施的建設(shè)，積極研發(fā)學(xué)校乃至學(xué)院的數(shù)據(jù)云平臺(tái)，或者是專門針對(duì)檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)學(xué)校的檔案管理信息化。在今后的工作中，不論是品牌專業(yè)負(fù)責(zé)人還是相關(guān)教師，都能夠方便快捷地從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中查閱到相關(guān)資料，有助于提高工作效率。這樣數(shù)字化和信息化檔案管理不僅能夠提高品牌專業(yè)檔案管理的質(zhì)量，而且能夠?yàn)槠放茖I(yè)日后的發(fā)展提供服務(wù)和支持。

3.3 加強(qiáng)品牌專業(yè)檔案管理的安全防護(hù)

信息化建設(shè)和電子檔案管理在給我們帶來便利的同時(shí)，也給我們帶來了一定的安全隱患問題。近年來，隨著網(wǎng)路技術(shù)的飛速發(fā)展，信息竊取、信息泄露、系統(tǒng)入侵等網(wǎng)絡(luò)安全問題引起了廣泛關(guān)注。就在今年，剛剛發(fā)生過高校網(wǎng)絡(luò)遭到黑客攻擊的新聞事件。因此，高職院校品牌專業(yè)檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)引起足夠重視。不論是紙質(zhì)檔案或是電子檔案，都應(yīng)該實(shí)施備份管理，做到有備無患。其次，學(xué)校信息資源中心需要加強(qiáng)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全防范措施，從而能夠有效避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭到入侵導(dǎo)致的檔案信息泄露和損失。由此可見，做好品牌專業(yè)檔案管理的安全防范措施是相關(guān)檔案管理工作人員乃至院校管理人員都必須重視的一項(xiàng)工作。

3.4 借鑒優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和成果

除了從自身管理角度提高檔案管理工作的有效性，各高職院校還應(yīng)當(dāng)定期組織和安排品牌專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行工作交流。例如，邀請(qǐng)兄弟院校相關(guān)檔案管理人員到本校開展座談會(huì)和討論會(huì)，相互交流經(jīng)驗(yàn)，不但可以借鑒他人優(yōu)質(zhì)先進(jìn)的工作方法，還可以各自提出工作中遇到的問題和困難，并進(jìn)行集體討論。除此之外，各院校還可以組織相關(guān)品牌專業(yè)負(fù)責(zé)人和品牌專業(yè)檔案管理工作人員到優(yōu)秀的兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，這個(gè)做法有利于身臨其境地體會(huì)他人的工作環(huán)境和方式方法，從而發(fā)現(xiàn)自身工作的不足之處，取長(zhǎng)補(bǔ)短。因此，經(jīng)驗(yàn)交流對(duì)于提高品牌專業(yè)檔案管理工作的效率來說是非常有必要的。

4 結(jié)語(yǔ)

高職院校品牌專業(yè)的檔案管理工作是品牌專業(yè)建設(shè)過程中的重要組成部分，應(yīng)該在現(xiàn)有工作方法的基礎(chǔ)上，總結(jié)、借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來提升和完善此項(xiàng)工作。為了不斷提高品牌專業(yè)檔案管理工作的有效性，我們?nèi)孕杼剿?、總結(jié)更加規(guī)范科學(xué)的方法和措施，從而為高職院校的品牌專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目提供更有力的服務(wù)和支持。

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[責(zé)任編輯：朱麗娜]endprint