新形勢(shì)下高校檔案信息管理問(wèn)題及對(duì)策

劉萍

摘要 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來(lái)，高校檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。本文闡述了高校檔案管理信息化的重要性，并對(duì)高校檔案信息化管理發(fā)展進(jìn)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題進(jìn)行了論述。最后，本文結(jié)合自己的工作實(shí)踐針對(duì)高校檔案信息化管理中存在的問(wèn)題提出了解決之策。

關(guān)鍵詞 高校；檔案管理；信息管理；對(duì)策

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 2095—6363（2016）13—0042—01

1高校檔案管理信息化的重要性

現(xiàn)階段，伴隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，高校想要提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，也為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，就要不斷加強(qiáng)信息化管理?，F(xiàn)階段，很多高校開展信息化管理已經(jīng)取得了較大的成效，有利于高校教學(xué)和科研工作的進(jìn)行。高效的信息管理系統(tǒng)主要是通過(guò)信息技術(shù)來(lái)對(duì)各職能部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。高校管理信息化的重要性主要體現(xiàn)在以下3個(gè)方面：第一，高校信息管理可以為其自身發(fā)展以及高等教育的深化改革提供強(qiáng)有力的支持；第二，高校信息管理是現(xiàn)有條件下提高我國(guó)高校整體管理水平的一個(gè)非常重要的途徑和手段；第三，高校信息化管理可以大大提高教育資源的使用效率，避免資源浪費(fèi)。通過(guò)信息系統(tǒng)，可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，建立起穩(wěn)定、有序、高效的檔案信息服務(wù)。

2高校檔案信息管理工作的現(xiàn)狀分析

1）信息化管理系統(tǒng)分割過(guò)多，時(shí)常出現(xiàn)一些管理盲區(qū)。目前，我國(guó)高校的信息化管理平臺(tái)主要包括網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)、學(xué)校信息平臺(tái)、多媒體教室、課件資源建設(shè)以及遠(yuǎn)程衛(wèi)星信息平臺(tái)等。但是，這些信息廣利平臺(tái)在管理體制方面卻存在多元管理的現(xiàn)狀。各部分之間根據(jù)自己的權(quán)限范圍在不同的平臺(tái)上傳閱自己的相關(guān)文件，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)將文檔進(jìn)行分類處理。因此，導(dǎo)致高校信息化管理水平以及工作效率相對(duì)比較低下，有些管理部門之間甚至?xí)霈F(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。

2）高校檔案信息管理建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)。高校在建立信息化管理平臺(tái)之后，相關(guān)信息資源的應(yīng)用，特別是教育資源的應(yīng)用就成了高校信息管理的關(guān)鍵內(nèi)容。然而，通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校把信息化建設(shè)的重心放在信息化平臺(tái)的搭建上，認(rèn)為信息化建設(shè)就是信息化管理平臺(tái)的搭建，忽略了之后信息資源的處理和應(yīng)用，從而導(dǎo)致很多高校的信息化管理平臺(tái)沒有得到充分的利用，只能滿足瀏覽信息、收發(fā)電子郵件及聊天這些最基本的功能，導(dǎo)致許多教育信息資源被嚴(yán)重浪費(fèi)，從而不能滿足日常教學(xué)中對(duì)信息資源使用的需求。

3）信息化管理的不足，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的不完善。目前，大多數(shù)高校檔案管理理念較為陳舊，大多按照檔案管理者的經(jīng)驗(yàn)來(lái)開展檔案管理工作，信息資源共享的意識(shí)較弱，而在軟件系統(tǒng)上也沒有形成自動(dòng)化的信息檢索系統(tǒng)。除此之外，很多高校的檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能不足，并且缺乏對(duì)信息技術(shù)方面的認(rèn)識(shí)，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)并不完善。

3新形勢(shì)下高校檔案信息管理應(yīng)采取的措施

1）建設(shè)并完善“校園一卡通系統(tǒng)”，有效整合信息資源。隨著高校信息化建設(shè)的速度加快，“校園一卡通系統(tǒng)”的建設(shè)和完善必然會(huì)成為高校信息化管理的重要內(nèi)容。同時(shí)，這也是高校現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容?！靶@一卡通系統(tǒng)”的建設(shè)和完善，可以很大程度上提高高校的信息管理效率，使學(xué)校的整體管理水平達(dá)到一個(gè)新的高度。該系統(tǒng)可以使傳統(tǒng)管理體系各職能部門各行其是，條塊分割的狀況得到極大的改善，從而有利于信息資源的優(yōu)化配置，避免信息管理平臺(tái)的重復(fù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高效管理業(yè)務(wù)的重組和統(tǒng)一，減少各個(gè)管理部門之間的“信息孤島”效應(yīng)的產(chǎn)生，進(jìn)而使高校的管理信息資源能夠在全校范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)縱向和橫向上的通常流暢，使不同管理部門的信息能夠得到很好的共享。

2）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的投入。高校要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的意義和價(jià)值，極大對(duì)其人、財(cái)、物方面的投入和支持。首先，要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的招聘和培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)需要即懂檔案管理，又熟悉信息技術(shù)的專業(yè)人才，因此高校要一方面積極吸納符合條件的復(fù)合型人才，另一方面要加強(qiáng)內(nèi)部人才的培訓(xùn)，打造出綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人才隊(duì)伍。其次，要加強(qiáng)對(duì)軟硬件方面的投入。高校要積極引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的軟、硬件設(shè)備，為信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基石。最后，要加強(qiáng)檔案的數(shù)字化工作，在高校檔案網(wǎng)站中設(shè)置檔案網(wǎng)頁(yè)。

3）不斷深化檔案信息化管理進(jìn)程，提高信息化技術(shù)和管理水平。高校必須不斷提高各級(jí)管理人員的能力，使他們具備一定的研究、建設(shè)、運(yùn)行以及管理能力，能夠最大程度滿足大部分教師和學(xué)生以及高層管理者的信息化需求。在信息管理方面，一方面要滿足教學(xué)科研的信息管理支持；另一方面可以提供必需的管理決策、質(zhì)量保障、評(píng)估考核等方面的全面信息服務(wù)。要積極對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。高校檔案信息化安全是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要注重信息資源的安全性，在安全性的基礎(chǔ)上充分利用和共享信息資源。此外，應(yīng)當(dāng)利用查檔的機(jī)會(huì)，加深查檔人對(duì)檔案工作的了解，增強(qiáng)檔案意識(shí)。同時(shí)，高校的信息管理工作還要注意逐步將工作重心從管理調(diào)控轉(zhuǎn)向用戶服務(wù)，這是信息社會(huì)發(fā)展的必然要求。

4）進(jìn)一步完善檔案信息化管理的評(píng)價(jià)體系。高校在制定、發(fā)布和實(shí)施信息化管理時(shí)需要按照相應(yīng)的規(guī)范，并能夠采取相應(yīng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行管理，使高校各個(gè)分支管理部門在信息化管理當(dāng)中能夠遵循這些規(guī)范，達(dá)到協(xié)同發(fā)展、共同促進(jìn)的管理目的。制定實(shí)施相關(guān)的高校信息管理的評(píng)價(jià)指標(biāo)主要目的就是對(duì)信息管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)有效的監(jiān)督和控制。因?yàn)?，只有?shí)現(xiàn)了教育信息化管理的規(guī)范發(fā)展，才能真正提升高校的整體教育管理水平，使教育服務(wù)質(zhì)量得到實(shí)質(zhì)性的發(fā)展。通常情況下，高?？梢圆捎脟?guó)際認(rèn)可的質(zhì)量保證體系，這能夠很好的體現(xiàn)對(duì)管理全過(guò)程的控制，具有很強(qiáng)的普適性。

5）完善檔案信息化管理的組織形式。高校信息化管理是一項(xiàng)涉及面廣、內(nèi)容較為繁復(fù)的工作，涉及高校的各個(gè)職能部門和不同崗位的人群，是一項(xiàng)重大的變革，時(shí)間周期較長(zhǎng)，而在初期很少能見到成效，并且很多職能部門的負(fù)責(zé)人不能了解到信息化建設(shè)的價(jià)值。因此，若沒有一個(gè)完善的組織體系，沒有校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的積極支持和親自參與，沒有校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決心、正確的決策、規(guī)劃和強(qiáng)有力的措施，沒有一個(gè)職能部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、一抓到底，學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)必將步履維艱、難以取得成績(jī)。所以學(xué)校在這項(xiàng)工作上組織形式是否科學(xué)、合理是整個(gè)系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。endprint