關(guān)于辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用

劉桂宏

摘 要：辦公室管理在企業(yè)的發(fā)展中是極為重要的，傳統(tǒng)的辦公室管理需要使用大量的人力來(lái)進(jìn)行，但是現(xiàn)代化的管理工作并不需要大量的人力，這是因?yàn)樵诠芾淼倪^(guò)程中，使用的大多為辦公軟件，辦公自動(dòng)化軟件可以在一定程度上提供整個(gè)管理工作的效率。本文就是對(duì)辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行分析，為相關(guān)的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化軟件；管理工作；應(yīng)用分析

辦公室管理工作涉及到的內(nèi)容較多，而且處理過(guò)程也比較繁雜，在這樣的情況下，就必須要充分的保證辦公的效率，而辦公自動(dòng)化軟件就能夠有效的解決這一問(wèn)題，在管理的過(guò)程中扮演著重要的角色。

1 辦公自動(dòng)化軟件的簡(jiǎn)單介紹和相應(yīng)的作用

1.1 辦公自動(dòng)化軟件

辦公自動(dòng)化軟件自身有著數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、表格繪制、圖形繪制和文稿編排的功能，就是由于上述的這些功能，辦公自動(dòng)化軟件在管理工作當(dāng)中被普遍的應(yīng)用，辦公軟件的種類有很多，比較普遍的軟件有Excel、WPS、Word等，在辦公管理的過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)涉及到文案修改、數(shù)據(jù)保存、數(shù)據(jù)記錄、表格制作等相關(guān)的工作，而通過(guò)辦公自動(dòng)化軟件，就能夠有效的解決上述的這些工作流程，不需要大量的人工，有效地降低了人工成本，僅僅需要使用計(jì)算機(jī)就能夠?qū)ο嚓P(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行處理，還能夠接受大量的筆墨和紙張，有效的節(jié)約了資源。

1.2 辦公自動(dòng)化軟件的作用

1.2.1 節(jié)約了時(shí)間和資源

辦公自動(dòng)化軟件在使用的過(guò)程中能夠節(jié)省大量的資源和時(shí)間，在進(jìn)行文字編輯的過(guò)程當(dāng)中，僅僅需要使用計(jì)算機(jī)就可以打字，而且打字的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)的超過(guò)使用筆墨進(jìn)行書寫的速度，正是由于辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，在使管理的過(guò)程中節(jié)省了這一部分的工作時(shí)間，由于輸入法智能化這樣在輸入詞語(yǔ)的過(guò)程當(dāng)中，僅僅需要按兩三個(gè)鍵就可以將相應(yīng)的詞匯輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，在對(duì)整個(gè)文章當(dāng)中的某一部分進(jìn)行修改的時(shí)候，也可以利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行增加或者是刪除，這樣整篇文章的部分內(nèi)容就能夠得到修改，而不需要對(duì)文章進(jìn)行重新編寫。除此之外，文章在進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，利用電腦就可以做到，這一過(guò)程僅僅需要幾秒鐘的時(shí)間，因此利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)文字進(jìn)行處理，有效的節(jié)約了時(shí)間和資源，提高了工作的效率。

1.2.2 消除了空間阻礙

辦公自動(dòng)化軟件在工作的過(guò)程當(dāng)中，必須要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)才能夠使用，在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，有效的解決了單位之間存在的交流障礙，使得部門與部門之間、單位與單位之間能夠快速的進(jìn)行文件傳輸，而這一傳輸過(guò)程僅僅通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以進(jìn)行，即便是距離較遠(yuǎn)，也不會(huì)影響信息傳輸?shù)臅r(shí)間，這樣就能夠消除一定的空間距離，在傳統(tǒng)的辦公管理工作過(guò)程當(dāng)中，工作人員在進(jìn)行文件傳遞的時(shí)候，必須要在空間上進(jìn)行靠近，否則就無(wú)法進(jìn)行信息的傳遞，存在著一定的空間阻礙，這樣就導(dǎo)致了工作效率下降，因此辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用使得管理工作變得更加的便捷，進(jìn)一步的促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。

2 辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用

2.1 能夠?qū)挝坏奈募M(jìn)行加密傳輸

在企業(yè)管理的過(guò)程中，有許多的文字內(nèi)容涉及到企業(yè)的機(jī)密，在這樣的情況下，就必須要通過(guò)檔案袋的形式呈現(xiàn)，使信息進(jìn)行傳遞，但是這種方式極容易將公司的機(jī)密泄露，而現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化軟件，能夠?qū)ο嚓P(guān)的文件進(jìn)行加密處理，通過(guò)加密技術(shù)就能夠?qū)ο嚓P(guān)的文件進(jìn)行保密，相關(guān)的文件通過(guò)設(shè)置密碼，就能夠有效的避免文件的泄露，而作為使用者也必須要輸入正確的密碼，才能夠?qū)ξ募M(jìn)行瀏覽，比如OA辦公系統(tǒng)，在使用的過(guò)程當(dāng)中，能夠?qū)?nèi)部的文件進(jìn)行有效的發(fā)送，通過(guò)郵件的形式就可以進(jìn)行信息的傳遞，作為管理員必須要使用相應(yīng)的密碼進(jìn)行客戶端的登錄，這樣才能夠?qū)邮盏泥]件進(jìn)行觀看，進(jìn)一步地提高了企業(yè)文件的保密性。

2.2 表格的排版和數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)

企業(yè)辦公的過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)使用到表格，電子表格排版和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是非常重要的，利用辦公自動(dòng)化軟件，能夠?qū)ο嚓P(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理統(tǒng)計(jì)，例如在銷售統(tǒng)計(jì)、產(chǎn)品生產(chǎn)、人事管理和相關(guān)的數(shù)據(jù)調(diào)查分析的過(guò)程當(dāng)中，都可以應(yīng)用到表格，在辦公管理的過(guò)程當(dāng)中，會(huì)涉及到較多的數(shù)據(jù)，因此一定要重視表格數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)計(jì)算，這一過(guò)程有著復(fù)雜性，而辦公自動(dòng)化軟件自身有著計(jì)算、編輯、分析、統(tǒng)計(jì)和表格自動(dòng)生成的相關(guān)作用，因此，在對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的過(guò)程當(dāng)中，可以使用辦公自動(dòng)化軟件來(lái)進(jìn)行，這樣就可以使相關(guān)的數(shù)據(jù)一目了然，不需要使用較多的人工，整個(gè)辦公管理工作變得更加的輕松。

2.3 網(wǎng)絡(luò)審批文件

以往的辦公室管理工作，需要做記錄和文件審閱時(shí)，要用紙和筆。而使用辦公自動(dòng)化軟件，管理工作者可以利用計(jì)算機(jī)辦公軟件進(jìn)行文件的編寫、傳輸和審批。而且辦公自動(dòng)化軟件具有檢索、比較和檢查全文錯(cuò)誤語(yǔ)句的功能，使某些測(cè)試、管理工作檢查等審批，變得簡(jiǎn)單快捷。

3 使用辦公自動(dòng)化軟件注意事項(xiàng)

3.1 選擇最佳軟件

不同的辦公工作需要不同的軟件，以O(shè)ffice2007為例，文案寫作使用Word2007，表格編輯采用Excel2007，教學(xué)課件制作一般使用PowerPoint。同一個(gè)系列的不同辦公軟件是為不同辦公工作量身設(shè)計(jì)的，從風(fēng)格、功能來(lái)說(shuō)有很大的區(qū)別，而不同系列軟件中具有相似功能的軟件也各有其優(yōu)缺點(diǎn)。因此，正確選擇軟件是做好辦公管理工作的第一步。

3.2 善于利用軟件功能

一個(gè)辦公軟件往往有很多功能，許多人只注意跟自己工作一定有關(guān)系的幾種功能，而忽視了其他一些可以幫助自己把工作做得更快做好的輔助功能。例如Word2007中有檢查字符錯(cuò)誤、設(shè)置頁(yè)數(shù)、郵件合并等等很實(shí)用的功能但卻很少有人使用。并非辦公軟件具備的大量功能在管理工作中都需要使用上才能夠完成工作，但學(xué)會(huì)一些可以提高工作效率的功能和技巧，無(wú)疑是對(duì)管理工作有利的。

3.3 注意防毒安全

很多辦公室管理人員不了解，辦公軟件偶爾也會(huì)攜帶病毒，并且破壞電腦系統(tǒng)，因此需要注意對(duì)辦公軟件和文檔進(jìn)行查毒處理。一般來(lái)說(shuō)，在收到一份辦公軟件或文檔之后，就需要對(duì)其進(jìn)行查毒，以確保文件安全。很多時(shí)候，一臺(tái)電腦里有企業(yè)單位的大量?jī)?nèi)部資料，一旦因病毒入侵導(dǎo)致這些文件受到破壞或者泄露，都可能給企業(yè)造成巨大損失?？梢姡ＷC辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和企業(yè)單位內(nèi)部重要資料的安全，必須加強(qiáng)防毒意識(shí)。

4 結(jié)論

在辦公自動(dòng)化普及的今天，許多企業(yè)單位在招聘時(shí)要求應(yīng)聘者具有使用該系列軟件處理事務(wù)的能力。了解自動(dòng)化軟件的功能和學(xué)會(huì)在辦公室管理工作中運(yùn)用這些軟件，可以節(jié)約工作時(shí)間，提高工作質(zhì)量，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位高效工作，有很重要的意義。

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