淺談數(shù)字檔案文件長久保存策略

閆佳敏

摘 要：信息化建設水平和建設質量不斷提高，同時檔案管理也不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質檔案管理上，當前檔案管理工作中將檔案和數(shù)字化技術進行充分的結合，檔案管理的質量和效率因此得到了較為顯著的提升，但在數(shù)字檔案管理的過程中還存在著較大的問題，為了更好地提升檔案工作的質量和水平，就必須要采取有效措施解決數(shù)字檔案保存過程中出現(xiàn)的問題與不足。

關鍵詞：數(shù)字檔案文件；長久保存；策略

在當今社會發(fā)展中，檔案工作的發(fā)展對整個社會的發(fā)展建設都有著非常顯著的影響。在現(xiàn)代化技術不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的紙質化檔案管理無法很好地滿足當今檔案工作發(fā)展的實際需要，數(shù)字化的檔案管理科十分有效的保證檔案的安全性和便利性。但在檔案資料的長期保存方面還存在著一定的不足，因而也影響了我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，所以必須要針對數(shù)字檔案管理中的問題采取有效的措施加以改進。

1 做好數(shù)字檔案資源長期保存工作的重大意義

檔案保管工作中所涉及到的信息具有較高的重要性，此外，其所涉及到的信息數(shù)量也相對較多。檔案信息管理的過程中一方面應采取有效措施保證檔案的完整性和安全性，同時還應確保檔案保管的時間可以充分滿足當今社會發(fā)展的基本需要。此外，當前在很多領域，檔案的應用一般為數(shù)字化檔案，而數(shù)字化檔案不利于檔案信息資料的長期保存。雖然數(shù)字化檔案較紙質檔案有較大的優(yōu)勢，其在安全性和便利性等諸多方面都有著較為顯著的優(yōu)勢化特征，但是檔案信息材料保存的載體主要是計算機和計算機內的軟件，所以檔案的保管時間也就受到了一定的限制，檔案無法永久保存在計算機當中，因此檔案保存的永久性也就成了必須要考慮的問題。

此外，當前社會發(fā)展的過程中數(shù)字化技術得到了非常迅速的發(fā)展，若要更為明顯地提升檔案文件的安全性和可靠性，就需要在檔案管理的過程中采用數(shù)字化檔案管理方式，這一事實也充分展現(xiàn)出在當今社會發(fā)展的過程中，數(shù)字信息和數(shù)字資源也成為了當今的一種重要信息形式。此外在科學技術發(fā)展的作用中，數(shù)字化信息數(shù)量顯著增多，這一現(xiàn)象對社會以及經濟的發(fā)展都有著非常關鍵的推動作用。

在信息資源數(shù)量顯著增加，此外，數(shù)字信息的資源和價值也在顯著增加，這也就使得當今社會的經濟發(fā)展模式會向信息化社會發(fā)展，資源也會以信息化的方式存在。但是在對我國信息資源現(xiàn)狀進行深入研究分析后就可以看到，以這種方式發(fā)展的信息資源管理保存等方面存在著十分明顯的問題與不足，這些問題的存在會對我國的國際地位以及國際競爭的實力產生非常顯著的影響。所以若要改變這種現(xiàn)狀就必須要要在數(shù)字檔案文件資源的保存上多下功夫，對其中存在的問題予以充分的認識，并采取有效的措施加以解決，從而更好地推動我國數(shù)字檔案工作的建設和發(fā)展。

此外，當前在社會發(fā)展中對數(shù)字檔案管理工作的研究愈加深入，出現(xiàn)這種檔案管理方法在我國的很多行業(yè)都得到了較為廣泛的應用，其一方面會對我國的經濟發(fā)展產生較為顯著的影響，另一方面也在很大程度上影響著人們日常的工作及生活，檔案數(shù)字化管理在商品流通的過程中也有著非常積極的作用與影響。其主要表現(xiàn)在可以對商品流通的具體方向以及成本核算環(huán)節(jié)進行嚴格有效的監(jiān)督，從而能夠十分顯著地降低物流環(huán)節(jié)所花費的成本，此外，其也對提高患者的生產效率有著非常明顯的積極作用。因此必須要對此予以高度重視。

2 影響數(shù)字檔案資源長期保存的原因

2.1 認識不到位、意識落后

在當今社會發(fā)展的過程中還有一部分人對數(shù)字檔案管理的認識不到位，這也就使得數(shù)字檔案文件保存過程中會產生一定的問題，而對數(shù)字資源的不足也沒有非常清醒的認知。

2.2 缺少頂層設計、管理脫節(jié)

數(shù)字信息保存涉及非常復雜的社會關系，這些關系需要由法律法規(guī)進行規(guī)范和調整，許多相關方的利益需要由法律保障。但是目前建章立制工作遠遠沒有跟上，法律上沒有明確賦予數(shù)字信息長期保存的法定地位，沒有制定相關政策引導社會去正視數(shù)字資源的長期保存問題，沒有采取有效措施保證符合要求的產品和服務得以推廣，也沒有形成相應的社會環(huán)境使數(shù)字資源長期保存行為受到鼓勵。

2.3 技術更新?lián)Q代快，標準化滯后

數(shù)字檔案資源的保存涉及到多個方面，同時也要應用到較多的技術，因為很多存儲技術和存儲介質在研發(fā)的過程中并沒有對介質的耐久性加以充分的考量，所以信息存儲技術更新的頻率也較高，從而使得數(shù)字檔案資源一直無法很好地進行固話和確定處理。

2.4 人才培養(yǎng)滯后，人才不足

數(shù)字資源長期保存的人才培養(yǎng)工作嚴重滯后，目前還沒有數(shù)字資源長期保存方面的高層次的專業(yè)教育，有些信息安全和檔案保護技術等專業(yè)還不能培養(yǎng)出數(shù)字信息長期保存的適用人才。從事數(shù)字資源長期保存的專業(yè)隊伍比較薄弱，沒有專門機構進行相關技術、標準和材料的研究。

3 做好數(shù)字檔案資源長期保存的對策及建議

3.1 強化宣傳和教育

實現(xiàn)數(shù)字資源的長期有效保存才能使我們的文明得以傳承和發(fā)展，才能將我們創(chuàng)造的文明留給后人，并為后人預留更好、更堅實的發(fā)展基礎。要通過多種形式的宣傳教育，在全社會普及數(shù)字保存知識，強化數(shù)字信息保存的危機意識，鼓勵全社會加入到數(shù)字資源長期保存活動中來。

3.2 加強立法工作

建立有利于從根本上解決社會數(shù)字資源保存的利益驅動機制、政策環(huán)境保障機制，明確政府、社會組織、企事業(yè)單位及個人在數(shù)字資源長期保存工作中的地位和職責分工，共同推動數(shù)字資源長期保存工作向前發(fā)展的良好局面。

3.3 加強有關數(shù)字資源長期保存的理論研究

深化對數(shù)字資源長期保存基本規(guī)律的認識，加強數(shù)字資源長期保存的理論研究，重點突破數(shù)字資源長期保存的關鍵技術和核心技術，為廣大數(shù)字資源保存的實踐者提供強大的理論和技術支持。組織社會多種力量共同參與，加強與數(shù)字資源長期保存相關的標準體系建設，全面提高相關領域標準化的整體水平。

3.4 加強人才培養(yǎng)和專業(yè)技術隊伍建設

鼓勵相關專業(yè)的管理人才和技術人才投入到數(shù)字資源長期保存的事業(yè)中，鼓勵利用社會各方面的力量舉辦高層次的專業(yè)教育和職業(yè)技術教育，大力開展學術研究成果、項目經驗等方面的交流研討活動，不斷擴大數(shù)字資源長期保存的職業(yè)隊伍，提高數(shù)字資源長期保存專業(yè)人才的能力和素質。

結束語

在當前的數(shù)字檔案文件保存過程中，其與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，檔案的安全性、可靠性和便捷性都得到了十分顯著的提升，但是在檔案的長久保存方面其還存在著一定的不足，這些不足會對檔案保管工作的順利開展產生十分顯著的影響。為了有效改變這種狀況，就必須要對檔案信息的長久保存予以全面分析和研究，此外對于其中的問題也可采取有效的措施對其進行改進和控制，從而也能夠更好地保證我國數(shù)字檔案保管工作的順利開展。

參考文獻

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