關(guān)于電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題和對策分析

李穎

摘 要：檔案管理在智能化、自動化發(fā)展的過程中，使得信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中得到應(yīng)用，很大程度上提高了檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率，但是檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理難度越來越大。電力企業(yè)應(yīng)該在認識到檔案信息化管理的重要性的同時，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強化檔案管理者的信息化管理意識，結(jié)合電力企業(yè)的實際，加強數(shù)據(jù)采集管理和檔案信息數(shù)據(jù)安全管理。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案信息化建設(shè)；問題；對策

1企業(yè)檔案信息化的作用

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對企業(yè)檔案進行智能化管理。企業(yè)的檔案管理需要進行統(tǒng)一的規(guī)劃和組織，以便提高企業(yè)檔案管理效率，讓企業(yè)的檔案和資料能夠快速地被調(diào)用，極大程度地節(jié)約人力資源和提高辦事效率。讓以往紙質(zhì)的檔案變成電子檔案，以更加便捷查閱的方式面向用戶，同時優(yōu)化檔案管理的過程。企業(yè)檔案信息化可以用更加科學(xué)的思想和方法作為保障，運用現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案資料進行管理，優(yōu)化管理的效率。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)旨在隨時為企業(yè)提供高價值的信息和資料，讓檔案的利用率更高。

2電力企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化的重要意義

企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)是社會發(fā)展的需要。如今所處的年代是一個信息化時代，信息是很重要的資源，檔案管理部門是掌握信息資源的重要部門，能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供高質(zhì)量的服務(wù)，更能為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

如今的企業(yè)競爭很強，優(yōu)勝劣汰，只有采用先進的信息化管理，才能使企業(yè)不斷發(fā)展向前，使企業(yè)在社會發(fā)展中不被淘汰。檔案是企業(yè)非常重要的資源，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案只有信息化才能有助于企業(yè)的發(fā)展，才能提高企業(yè)的工作效率。信息化建設(shè)提高了檔案管理水平，利于檔案的整理，改善了傳統(tǒng)管理工作帶來的困難和弊端。只有實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，才能使檔案管理越來越開放，才能利用職能實行服務(wù)轉(zhuǎn)變，而且企業(yè)檔案管理信息化也給企業(yè)高層做出重大決策提供了檔案支持，比如對某職員進行任免，或者競爭對手的信息，都提供了很好的背景支持，使企業(yè)高層能夠更加充分全面地了解自己或者對手的基本信息，知己知彼，才能百戰(zhàn)不殆。

加快檔案管理現(xiàn)代化工作，也是檔案事業(yè)的需要，檔案信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展中有著非常重要的作用，只有積極推進檔案信息化建設(shè)，才能提高檔案工作效率和質(zhì)量。檔案管理其實就是知識管理，是信息管理的延伸，實現(xiàn)檔案管理社會化和知識共享，把檔案管理深化落實，從而提供了檔案工作的社會地位，也提高了檔案工作人員的社會地位，才能使檔案事業(yè)得到很好的發(fā)展。

3 電力企業(yè)檔案信息化管理的具體措施

3.1 構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

電力企業(yè)的檔案管理部門具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的職能，電力企業(yè)應(yīng)該協(xié)調(diào)各個組織部門之間的合作，實現(xiàn)檔案管理與電力工程項目進度保持高度的協(xié)調(diào)性，積極發(fā)揮檔案管理部門的檔案信息歸類、處理職能，發(fā)揮其他參與協(xié)調(diào)部門的監(jiān)督指導(dǎo)職能。各個職能部門應(yīng)該設(shè)置兼職的檔案管理人員，做好本部門檔案信息的移交工作，完整地將檔案移交到檔案管理部門進行歸檔，形成一個完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.2 強化檔案管理者的信息化管理意識

檔案信息化管理能夠有效地解決檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的矛盾，但是檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化的管理是一個漫長的過程，也是檔案管理者與現(xiàn)代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個過程。所以需要強化檔案管理者的數(shù)字化意識，并且大力地宣傳檔案數(shù)字化管理理念，引起電力企業(yè)檔案管理的高度重視，這也要強化檔案管理者的數(shù)字化管理意識，數(shù)字化管理意識的提高是檔案管理者整體素質(zhì)提高的基礎(chǔ)條件。綜合素質(zhì)包括檔案管理人員的管理意識和專業(yè)能力，所以要培養(yǎng)檔案信息化管理的復(fù)合型人才。對管理者的責(zé)任心進行激化，對單位檔案管理人員進行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實踐的過程中樹立正確的人生觀和價值觀，有效地增強其愛崗敬業(yè)的精神。并且要對檔案管理人員進行專業(yè)理論知識的定期培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)技能，及時地掌握計算機應(yīng)用技術(shù)技巧，提高檔案信息化管理建設(shè)服務(wù)能力，推進檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.3 結(jié)合電力企業(yè)的實際，加強數(shù)據(jù)采集管理

首先，電力企業(yè)要建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，在電力工程項目實施的過程中，要將相關(guān)的任務(wù)模板下發(fā)到各個組織部門，各個部門及時地獲取、接受檔案信息，并做出具體的檢驗和校正，完善后的檔案信息移交到檔案管理部門進行歸檔；其次，要做好檔案信息資源的更新工作，電力企業(yè)的項目建設(shè)檔案具有很高的專業(yè)技術(shù)性，如果涉及到項目規(guī)模的改造擴建等，需要同步進行檔案信息的調(diào)整，這就需要電力企業(yè)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的同步改進，實現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理；最后，要加強檔案數(shù)據(jù)的資源的建設(shè)和管理，例如在電力企業(yè)一項工程項目完成之后，就要將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時移交到檔案管理部門進行檢驗，檔案管理部門做出合格判定，才算項目實施完畢。

3.4 加強檔案信息數(shù)據(jù)安全管理

檔案歸檔整理的前提是對檔案信息進行安全的保存，數(shù)字化檔案信息一般是存儲在計算機中，所以要加強計算機的防火墻設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。尤其電力企業(yè)的很多檔案信息是國家電網(wǎng)建設(shè)的保密性信息，電力企業(yè)必須確立數(shù)據(jù)的安全級別與使用權(quán)限。同時要嚴(yán)格制定、落實檔案信息化管理法規(guī)，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。有效地落實責(zé)任問責(zé)制度，如果在檔案歸檔的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤，則要將具體的責(zé)任落實到具體的管理人員身上，最大程度保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

結(jié)束語

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，電力企業(yè)檔案的建設(shè)和管理逐漸實現(xiàn)數(shù)字化、信息化。信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用，很大程度上提高了檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問題制約著檔案管理建設(shè)的效率提高，所以電力企業(yè)需要不斷加強檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)，突出檔案管理對電力企業(yè)生產(chǎn)實踐發(fā)展發(fā)揮的積極性作用。

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