信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中溝通管理的有效實(shí)施

卜景旭

摘 要：自改革開放以來，我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展越來越快，現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作，存在著多元素的問題，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的應(yīng)用有效的將多種元素進(jìn)行匯總，有助于企業(yè)的各個(gè)部門進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)與溝通。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的順利完成需要項(xiàng)目成員的通力配合和有效溝通。溝通管理要有效的實(shí)施，必須先掌握溝通與協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀，以及存在的主要問題，這樣才能有針對(duì)性地找到溝通的有效策略，提高工作效率?；诖?，本文主要闡述了信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中溝通管理存在的主要問題、信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中溝通管理的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng) 項(xiàng)目管理 問題 策略

信息系統(tǒng)項(xiàng)目開發(fā)過程中，企業(yè)各個(gè)崗位人員與內(nèi)部開發(fā)人員間的溝通與協(xié)調(diào)顯得尤為重要。溝通是信息系統(tǒng)項(xiàng)目順利完成的有效橋梁，而信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的溝通絕不簡(jiǎn)單止于口頭溝通，更要建立有效的信息化溝通渠道。

一、信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中溝通管理存在的主要問題

1.1部門間溝通與協(xié)調(diào)存在的應(yīng)用問題

現(xiàn)階段企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)普遍存在很大的安全隱患，系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)的安全存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)中的各個(gè)部門有眾多的人員，還有一些流動(dòng)人員，開發(fā)人員很難及時(shí)對(duì)人員的身份進(jìn)行更新，這就導(dǎo)致使用信息的過程中缺乏有效的身份認(rèn)證，對(duì)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)的訪問都停留在“用戶名加密碼”的簡(jiǎn)單認(rèn)證階段，很容易被冒充，嚴(yán)重的影響信息系統(tǒng)項(xiàng)目的安全。企業(yè)部門怕信息外流，就會(huì)減少進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目的溝通，開發(fā)過程中也很難進(jìn)行有效的信息系統(tǒng)項(xiàng)目協(xié)調(diào)。

1.2部門間溝通與協(xié)調(diào)存在的管理問題

企業(yè)的內(nèi)部管理人員或者員工為方便省事，對(duì)自己的計(jì)算機(jī)不設(shè)置密碼，不設(shè)置用戶口令，也有些管理人員和員工設(shè)置的密碼和口令過短或過于簡(jiǎn)單，這樣會(huì)導(dǎo)致密碼和口令很容易被破解，當(dāng)信息網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)安全問題時(shí)，容易造成責(zé)任不明確等問題，并且很難準(zhǔn)確找到出現(xiàn)問題的計(jì)算機(jī)，因?yàn)檎麄€(gè)公司都使用相同的用戶名和口令，使信息網(wǎng)絡(luò)的管理出現(xiàn)嚴(yán)重的混亂，并且容易出現(xiàn)企業(yè)重要信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

二、信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中溝通管理的有效策略

2.1注意部門間的溝通與協(xié)調(diào)

企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的安全程度，直接影響到企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目背景下部門間的溝通與協(xié)調(diào)，沒有安全的信息系統(tǒng)項(xiàng)目作為保障，部門間很難沒有顧慮地進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)。這就要求企業(yè)的開發(fā)人員建立起安全的信息系統(tǒng)項(xiàng)目構(gòu)架接入，在企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目架構(gòu)中加入網(wǎng)絡(luò)的接入，通過防火墻接入，在進(jìn)行溝通的過程中進(jìn)行實(shí)名制登陸。開發(fā)人員通過安全架構(gòu)協(xié)調(diào)部門間對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的使用，從而有效地提高企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目背景下部門間的溝通，有效地進(jìn)行資源共享與信息的溝通與傳遞。因此，基于防火墻的安全策略能有效地改善部門間溝通存在的問題，并且提高部門間相互溝通的安全性，使部門建立起信任度，進(jìn)而提升信息系統(tǒng)項(xiàng)目背景下企業(yè)部門間的溝通水平，同時(shí)也能有效協(xié)調(diào)企業(yè)部門間的關(guān)系。

2.2提高溝通管理作用的認(rèn)識(shí)

項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確的提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的信息暢通，溝通的好壞直接關(guān)系到團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)、功能和組織結(jié)構(gòu)，對(duì)于項(xiàng)目的成功有著重要的意義。因此，首先要提高項(xiàng)目組成員特別是各方主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)溝通的必要性和重要性的認(rèn)識(shí)，從而保證溝通工作嚴(yán)格按計(jì)劃、按要求、按步驟、按規(guī)范進(jìn)行，以及取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)溝通工作給予必需的人員、經(jīng)費(fèi)和時(shí)間等的大力支持。

2.3強(qiáng)化項(xiàng)目信息的溝通機(jī)制與執(zhí)行策略

除了項(xiàng)目經(jīng)理與QA要對(duì)項(xiàng)目的溝通管理負(fù)責(zé)外，其他項(xiàng)目組成員對(duì)于溝通管理與執(zhí)行不能視而不見，要同相關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)有效地溝通，共同協(xié)商項(xiàng)目需求、應(yīng)對(duì)項(xiàng)目可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目。各個(gè)項(xiàng)目組成員要定期召開里程碑會(huì)議，對(duì)于發(fā)現(xiàn)或者疑惑的項(xiàng)目問題要及時(shí)提出并記錄，每個(gè)開發(fā)人員要公布自己的開發(fā)進(jìn)度，對(duì)于進(jìn)度與開發(fā)過程中存在的問題大家要一起進(jìn)行研討，以一致有效的行動(dòng)快速解決問題。QA要及時(shí)檢查項(xiàng)目進(jìn)度表，跟進(jìn)各個(gè)項(xiàng)目組成員的工作進(jìn)度。企業(yè)管理層要高度重視溝通管理機(jī)制，把握信息流程的執(zhí)行，把握權(quán)限列表的增減。

2.4構(gòu)建項(xiàng)目型組織機(jī)構(gòu)

信息系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目管理中，如何協(xié)調(diào)各方，如何使得相關(guān)信息能夠在各方共享是一個(gè)非常需要關(guān)注的課題。在溝通上容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤就是項(xiàng)目組的人員各自為政。另外一個(gè)比較容易犯的錯(cuò)誤為在定期的例會(huì)中，許多項(xiàng)目成員不能準(zhǔn)時(shí)參加，這也導(dǎo)致一些信息在例會(huì)中不能共享，一些決策在會(huì)議中不能決定。針對(duì)這兩方面的問題究其原因，承擔(dān)開發(fā)任務(wù)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是弱矩陣型的組織機(jī)構(gòu)，才導(dǎo)致了溝通存在著這些障礙。只有項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)能夠成為項(xiàng)目型的組織機(jī)構(gòu)，才能保證項(xiàng)目管理的其他方面得以順利實(shí)施。

2.5做好項(xiàng)目實(shí)施過程中的溝通

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目相關(guān)人都不同程度地需要且及時(shí)得到項(xiàng)目的各種狀態(tài)信息和進(jìn)展信息。而這方面溝通的方式應(yīng)該包括：定期會(huì)議，其目的是要讓項(xiàng)目相關(guān)人等通過會(huì)議得到項(xiàng)目執(zhí)行過程與階段性的結(jié)果，包括在項(xiàng)目當(dāng)前時(shí)刻，花了多少時(shí)間、成本和資源、還需要花費(fèi)多少時(shí)間、成本和資源等；周期性文檔溝通，意指項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人和相關(guān)人之間定期的以電子郵件等形式進(jìn)行溝通，以保證項(xiàng)目實(shí)施過程中有關(guān)決策問題和管理問題的及時(shí)解決；項(xiàng)目組成員之間的溝通，以保證系統(tǒng)在實(shí)施過程中的細(xì)節(jié)問題實(shí)時(shí)解決；還有項(xiàng)目組成員與項(xiàng)目相關(guān)骨干業(yè)務(wù)人員的溝通。運(yùn)用各種方法和技巧，做好這些溝通，對(duì)于保證全員參與項(xiàng)目管理，使得所開發(fā)系統(tǒng)更好地滿足用戶需求有著相當(dāng)重要的作用。同時(shí)能最大程度地減少項(xiàng)目實(shí)施阻力。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息系統(tǒng)項(xiàng)目能夠保質(zhì)保量順利完成高效的溝通管理，這種溝通不是簡(jiǎn)單的各個(gè)人員的口頭傳話，需要建立良好的信息化溝通機(jī)制。溝通管理需要全體項(xiàng)目成員通力配合、協(xié)調(diào)一致才能夠高效完成。

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