分析電力企業(yè)管理中的物資合同簽約以及履約管理

楊建明

摘 要：在電力企業(yè)中，物資管理具有專業(yè)性強(qiáng)、一次性使用的特點(diǎn)，因此物資合同管理相對(duì)復(fù)雜。本文以物資合同為核心，首先介紹了合同管理特點(diǎn)，然后指出履約過程中的常見問題，最后闡述了簽約及履約管理對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；物資合同；簽約；履約；管理對(duì)策

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于電力資源的使用需求明顯增加，也推動(dòng)了電力建設(shè)項(xiàng)目的快速開展。由于電力物資不斷增加，物資合同管理成為電力企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前物資合同在履約期間仍存在一些問題，要求工作人員針對(duì)簽約和履約加強(qiáng)管理。以下對(duì)此進(jìn)行深入探討。

1、電力企業(yè)物資合同管理的特點(diǎn)

對(duì)于電力企業(yè)而言，物資主要是服務(wù)于電網(wǎng)建設(shè)的材料、設(shè)備、配件等，當(dāng)前物資采購工作的開展，采用集中采購、分散履約的模式。從物資合同的履約層面來看，管理工作從簽約開始，到合約最后期限為止，管理特點(diǎn)如下[1]：第一，所需物資種類多、數(shù)量大，由于成本較高，如果沒有嚴(yán)格按照合同規(guī)定履約，就可能造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。第二，物資涉及項(xiàng)目多，由于分簽合同的存在，不同合同在供貨時(shí)間、質(zhì)量要求上也不同，因此必須加強(qiáng)過程控制。第三，整個(gè)履約時(shí)間跨度長，和設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行等環(huán)節(jié)密切相關(guān)，由于多個(gè)專業(yè)參與其中，在溝通協(xié)調(diào)時(shí)存在難度。

近些年來，電力企業(yè)發(fā)展迅猛，在電網(wǎng)建設(shè)上取得了一定成效。單純?cè)谖镔Y管理上，采用集約化理念，不僅對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行精簡，而且?guī)齑媪棵黠@減少，雖然提升了效益，但是對(duì)于合同履約管理提出了更高要求。一旦出現(xiàn)違約行為，就會(huì)導(dǎo)致物資供應(yīng)不及時(shí)，影響電網(wǎng)建設(shè)的順利進(jìn)行。由此可見，針對(duì)物資合同的簽約、履約加強(qiáng)管理，才能保證電網(wǎng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展。

2、物資合同履約過程中的常見問題

2.1 責(zé)任義務(wù)不明確

電力物資合同制定時(shí)，對(duì)于履約行為如果沒有明確的規(guī)定，或者雙方責(zé)任不明確，那么在履約過程中，合同的執(zhí)行缺少法律保障和約束，繼而出現(xiàn)一系列履約問題，例如物資供應(yīng)不及時(shí)、材料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、設(shè)備規(guī)格和設(shè)計(jì)不相符等。另外，合同中針對(duì)違約行為的責(zé)任歸屬不明確，一旦出現(xiàn)履約糾紛，難以利用法律武器追究責(zé)任，不僅會(huì)造成巨大損失，還會(huì)影響電力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展[2]。

2.2 監(jiān)督管理不到位

物資合同履約過程中，電力企業(yè)應(yīng)該對(duì)履約情況進(jìn)行分析，動(dòng)態(tài)監(jiān)控履約過程。然而，如果忽視了履約分析，或者分析方法不當(dāng)，就會(huì)引起較多的履約問題。當(dāng)電力企業(yè)簽訂合同后，應(yīng)該委派專業(yè)人員或機(jī)構(gòu)，對(duì)雙方履約情況進(jìn)行分析管理。針對(duì)可能出現(xiàn)的違約行為，及時(shí)制定應(yīng)對(duì)措施，避免企業(yè)利益受損。在實(shí)際工作中，針對(duì)履約的監(jiān)督管理不到位，是一個(gè)急需解決的問題。

2.3 供貨商不能履約

物資合同一旦簽訂，供貨商就應(yīng)該嚴(yán)格按照合同內(nèi)容執(zhí)行，如果因?yàn)樽陨碓驅(qū)е聼o法履約，電力企業(yè)就應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出處理措施，例如改變進(jìn)貨渠道，避免影響電網(wǎng)建設(shè)工作的進(jìn)行，將利益損害降至最低。同時(shí)，經(jīng)過分析和考察，追究供貨商的相關(guān)責(zé)任，按照合同規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行賠償。

3、物資合同簽約及履約管理對(duì)策

3.1 簽約管理對(duì)策

第一，做好準(zhǔn)備工作。一方面，要重點(diǎn)關(guān)注物資合同中的法律要點(diǎn)，以招標(biāo)采購物資為例，應(yīng)該滿足相關(guān)法律法規(guī)的要求，并且參考招投標(biāo)文件內(nèi)容。一般情況下，不能延長或耽誤合同簽訂時(shí)間。另一方面，物資合同簽訂之前，應(yīng)該匯總分析各種資料，包括貨物清單、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文件等。如果采用招標(biāo)采購的方式，應(yīng)該先確定采購結(jié)果，后簽訂合同[3]。另外，這部分物資的合同內(nèi)容和招標(biāo)文件應(yīng)該保持一致，避免出現(xiàn)沒有實(shí)質(zhì)性條款的合同。

第二，加強(qiáng)紙質(zhì)合同管理。對(duì)于供應(yīng)商而言，合同簽約時(shí)應(yīng)該匯總中標(biāo)通知書等相關(guān)資料，在供應(yīng)商服務(wù)大廳簽約。大廳內(nèi)的工作人員要對(duì)各種資料文件進(jìn)行核對(duì)檢查，一是保證沒有問題和缺陷，二是保證資料完整，此時(shí)才能對(duì)合同正本簽字蓋章。

第三，引進(jìn)電子商務(wù)平臺(tái)。信息時(shí)代，電子商務(wù)已經(jīng)走進(jìn)人們的生活，同時(shí)也推動(dòng)了物資集約化管理的進(jìn)展，有利于提高合同管理質(zhì)量。以電商平臺(tái)、ERP的應(yīng)用為例，文本格式更加規(guī)范，簽約流程更加科學(xué)，能夠?qū)φ袠?biāo)結(jié)果自動(dòng)回傳，對(duì)合同文本自動(dòng)生成[4]。采用文本方式簽約物資合同，要求通用條款、專用條款和招標(biāo)文件保持一致，經(jīng)過確認(rèn)和澄清，滿足技術(shù)條款、商務(wù)條款的標(biāo)準(zhǔn)。在簽訂合同的同時(shí)，還要簽訂協(xié)議書及其附件，以消除合同漏洞。

3.2 履約管理對(duì)策

第一，明確履約內(nèi)容和責(zé)任。物資合同簽訂之后，應(yīng)該對(duì)合同內(nèi)容、相關(guān)責(zé)任進(jìn)行分析，明確履約要求。一旦出現(xiàn)違約行為，知道由誰負(fù)責(zé)，并且按照合同規(guī)定追究責(zé)任，制定處理方法。明確履約要求和責(zé)任，有利于電力企業(yè)和供貨商雙方積極履約，面對(duì)違約行為不會(huì)推卸責(zé)任。

第二，加強(qiáng)履約分析和監(jiān)控。電力企業(yè)應(yīng)該設(shè)置專門的合同管理部門，配置專業(yè)管理人員，對(duì)履約情況進(jìn)行分析和監(jiān)控。具體如下：首先跟蹤物資供應(yīng)鏈，評(píng)估是否會(huì)出現(xiàn)違約行為，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，制定針對(duì)性的處理措施。其次要分析供應(yīng)商的履約情況，為供應(yīng)商建立信譽(yù)檔案，作為今后商業(yè)合作的參考依據(jù)。以合同履約跟蹤表為例，管理人員分析跟蹤表，能夠了解合同簽訂、物資流轉(zhuǎn)的情況。當(dāng)物資到達(dá)目的地之后，核對(duì)合同內(nèi)容，一方面保證及時(shí)交貨，提高工作效率；另一方面增強(qiáng)物資供應(yīng)能力。只有這樣，才能使物資合同管理工作更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)[5]。

第三，增強(qiáng)基層履約力量。當(dāng)前電力企業(yè)物資合同管理工作在制度上、信息系統(tǒng)上較為完善，但執(zhí)行上仍然需要進(jìn)一步落實(shí)，履約人員的素質(zhì)有待提升。對(duì)于這種情況，應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商加強(qiáng)行為引導(dǎo)，緊抓履約規(guī)范，履約人員之間實(shí)現(xiàn)信息共享。為了方便基層履約人員的工作，可以建立履約案例資料庫，提供智能查詢服務(wù)，提高履約人員的事務(wù)處理能力。

第四，做好資金結(jié)算工作。支付資金是履約管理的最后環(huán)節(jié)，要想保證電力企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，首先應(yīng)該及時(shí)支付資金。站在電力企業(yè)的角度，簽訂物資合同之后，要及時(shí)和供應(yīng)商溝通，開具物資發(fā)票[6]。其一，每月月中核對(duì)合同臺(tái)賬信息，如果滿足資金支付條件，及時(shí)申請(qǐng)ERP資金支付；第二，每月月底對(duì)資金支付明細(xì)進(jìn)行匯總、記錄、核對(duì)，當(dāng)日反饋物資采購資金支付款項(xiàng)回復(fù)單。以此實(shí)現(xiàn)資金月結(jié)月清，保證資金及時(shí)準(zhǔn)確支付。

結(jié)語：

綜上所述，相比于普通企業(yè)的物資合同，電力企業(yè)的物資合同管理工作比較特殊，體現(xiàn)在物資數(shù)量大、涉及項(xiàng)目多、履約時(shí)間跨度長，因此對(duì)履約管理提出了更高要求。文中介紹了履約期間可能出現(xiàn)的問題，對(duì)于電力企業(yè)而言，簽約時(shí)應(yīng)該做好準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)紙質(zhì)合同管理，引進(jìn)電子商務(wù)平臺(tái)；履約時(shí)明確履約內(nèi)容和責(zé)任，加強(qiáng)履約分析和監(jiān)控，增強(qiáng)基層履約力量，做好資金結(jié)算工作，以此促進(jìn)電網(wǎng)工程建設(shè)的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

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