淺談加強(qiáng)人事檔案管理的舉措

包蕊

摘 要：做好人事檔案管理工作不但是關(guān)系個(gè)人的人生發(fā)展，也是實(shí)現(xiàn)"以人為本"的人事檔案管理舉措，更是充分挖掘人才潛力、實(shí)施人才戰(zhàn)略的前提和保障。本文從闡述現(xiàn)階段人事檔案管理工作的意義和任務(wù)著手，查找在管理中存在的主要問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析解決問(wèn)題的對(duì)策和方法。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；發(fā)展

改革開放后，我國(guó)對(duì)于人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略逐漸重視起來(lái)。在十一屆三中全會(huì)后，中央確定了“尊重知識(shí)、尊重人才”的國(guó)策，提出干部隊(duì)伍在建設(shè)上要倡導(dǎo)“革命化、年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化”。2000年中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議首次提出制定和實(shí)施人才戰(zhàn)略的要求，并于2001年發(fā)布《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃綱要》，首次將人才戰(zhàn)略提升到國(guó)家戰(zhàn)略高度納入到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的總體規(guī)劃。2002年中央和國(guó)務(wù)院制定下發(fā)了《2002-2005年全國(guó)人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃綱要》，明確了“實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略”的指導(dǎo)方針、目標(biāo)任務(wù)和主要政策措施。2003，又首次召開中央人才工作會(huì)議，下發(fā)了《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》，突出強(qiáng)調(diào)“實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略是黨和國(guó)家一項(xiàng)重大而緊迫的任務(wù)”。2007年，人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略作為發(fā)展中國(guó)特色社會(huì)主義的三大基本戰(zhàn)略之一寫進(jìn)了中國(guó)共產(chǎn)黨黨章和黨的十七大報(bào)告。人才是支撐行業(yè)發(fā)展的主導(dǎo)因素，而建立健全科學(xué)規(guī)范、全面高效的人才管理體制機(jī)制是發(fā)揮人才特殊作用的基本保障。人事檔案管理工作是人才管理體制機(jī)制建設(shè)的重要組成部分，加強(qiáng)人事檔案管理為人才管理機(jī)制的科學(xué)運(yùn)行提供了依據(jù)和保障?，F(xiàn)形勢(shì)下隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展而頻繁進(jìn)行的人事制度改革為人事檔案管理工作提出了難題，人事檔案管理與人事制度改革不相適應(yīng)的問(wèn)題也不斷呈現(xiàn)出來(lái)。深入分析并切實(shí)解決人事檔案管理工作中的突出問(wèn)題，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和實(shí)施人才興國(guó)戰(zhàn)略具有極其重要的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

1人事檔案的意義和任務(wù)

1.1人事檔案管理的意義

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，主要是記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，然后以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備上級(jí)部門的人事考察以及單位自身的人事管理。人事檔案主要是由上級(jí)人事部門對(duì)于單位工作人員的培養(yǎng)、選拔和任用活動(dòng)中形成的，主要記載個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、社會(huì)關(guān)系、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)等方面的原始記錄。也是個(gè)人自然情況和個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的記載的真實(shí)反映。因此，為了保存這些關(guān)系到個(gè)人和集體的利益問(wèn)題檔案文件，我們必須加強(qiáng)人事檔案的管理工作，無(wú)論是現(xiàn)在還是將來(lái)，人事檔案的管理工作都是一件艱巨的工作。

1.2人事檔案管理的任務(wù)

保證人事檔案完整與安全，這既是整個(gè)人事檔案管理工作的重心，也是人事檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)的必要任務(wù)。我們要把維護(hù)檔案完整與安全融入到檔案管理工作理念中去，在檔案管理中，我們要堅(jiān)決做到四不：不亂、不散、不壞、不丟，這也是我們做好檔案管理工作的必然要求。

2遵循安全性原則，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境新挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息在產(chǎn)生、處理及傳輸?shù)倪^(guò)程中，時(shí)刻處于一個(gè)開放的狀態(tài)。任何人通過(guò)信息高速公路中任一節(jié)點(diǎn)、任一終端都可以查閱到相關(guān)人事檔案信息。

2.1 人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)安全和利用安全。我們要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。在技術(shù)安全管理方面，應(yīng)做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)通過(guò)VPN與外網(wǎng)連接，以保證安全。訪問(wèn)電子文件采取控制技術(shù)，對(duì)單位的檔案資源，采用身份認(rèn)證技術(shù)，防止非法訪問(wèn)。加密技術(shù)是在電子通信系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)中采用“雙密鑰碼”。一個(gè)是公開的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰。發(fā)出電子文件時(shí)，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問(wèn)者，在某一個(gè)結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和不安全的網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙阻止對(duì)本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)。為了安全，在計(jì)算機(jī)上設(shè)置只能讀取狀態(tài)而不能對(duì)軟件、檔案做任何添加、修改，防止檔案的失真。

2.2 人事檔案利用是人事檔案工作存在和發(fā)展的動(dòng)力和源泉，離開了人事檔案利用，人事檔案工作就失去了存在的意義。人事檔案工作必須強(qiáng)化公眾服務(wù)和以人為本的理念，向社會(huì)敞開大門，為社會(huì)公眾提供更多的人事檔案文化產(chǎn)品和個(gè)性化的服務(wù)方式。讓檔案以各種形式真正從人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)“解放”出來(lái)，積極融入老百姓的生活，這樣才能增強(qiáng)民眾對(duì)人事檔案的親和力，逐步改變社會(huì)對(duì)人事檔案概念的認(rèn)識(shí)偏差，進(jìn)而凸現(xiàn)人事檔案的文化屬性。

3. 利用現(xiàn)代化管理手段做好人事工資檔案管理

3.1實(shí)行工資檔案管理信息化。

工資檔案通常由人事部門管理，不納入國(guó)家檔案管理體系。在國(guó)家檔案管理的改革中人事檔案的管理顯得比較滯后，長(zhǎng)期以來(lái)，工資檔案管理工作，主要是由人工管理的，由于大量的測(cè)算、數(shù)據(jù)分析、人工填報(bào)各表格等基礎(chǔ)性工作很多，查找人事檔案非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，需要投入相當(dāng)大的人力和精力，給工作造成很多不便及大量的人力、物力上的浪費(fèi)。

3.2工資檔案管理臺(tái)帳化。 檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。利用計(jì)算機(jī)管理工資檔案不失為一種好辦法，但為了堵塞工資管理中的漏洞，提高精確度，還應(yīng)建立手工工資管理臺(tái)賬，即：工資變動(dòng)情況登記表；登記表匯總個(gè)人基本信息、工改前和工改后工資基本情況，并特設(shè)工改后工資變動(dòng)專欄，按工作調(diào)動(dòng)、職稱變動(dòng)和職務(wù)（技術(shù)等級(jí)）晉升等分類記錄工資變動(dòng)情況，將每個(gè)人的工資變動(dòng)按年逐次記錄下來(lái)，每變動(dòng)一次記錄一次，遇有特殊情況加以說(shuō)明。這樣，可以直觀地反映出每個(gè)人的工資變動(dòng)情況，清楚明了，遇工作調(diào)動(dòng)則表隨人走。

4人事檔案信息化對(duì)保障人事檔案知情權(quán)的促進(jìn)作用

人事檔案管理模式需要進(jìn)行改革，人事檔案提供利用制度應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的同時(shí)，把有利于廣大人民群眾作為管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，保護(hù)公民了解人事檔案信息的知情權(quán)，增加透明度，放寬服務(wù)對(duì)象。人事檔案管理工作應(yīng)以人為本，對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的一些非保密信息，如出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、職稱、年度考核情況等向個(gè)人開放。首先，應(yīng)允許個(gè)人知道自己檔案的目錄內(nèi)容，知道自己的檔案袋里究竟放了些什么。其次，應(yīng)允許向個(gè)人開放人事檔案信息中的部分內(nèi)容。查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案速度，還有利于保護(hù)人事檔案實(shí)體本身的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]張麗娜.人事檔案信息適度公開，確保當(dāng)事人知情權(quán)[J].法制與社會(huì)，2009.