利用Microsoft Query快速匯總工作薄

王志軍

同事前來求助，如圖1所示，這些工作簿的結(jié)構(gòu)、樣式都相同，現(xiàn)在需要將相關(guān)數(shù)據(jù)匯總到一個(gè)表格，如果采取手工復(fù)制、粘貼的方法進(jìn)行操作，雖然可以實(shí)現(xiàn)，但一來相當(dāng)麻煩，另外也不利于數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)，有沒有更好的解決方法呢？

我們可以利用Microsoft Query快速合并工作簿，具體步驟如下：

第1步：選擇數(shù)據(jù)源

打開匯總工作簿（建議新建一個(gè)），切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，從“獲取外部數(shù)據(jù)”功能組依次選擇“自其他來源一來自Microsoft Query”，此時(shí)會打開“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，如圖2所示，選擇“Excel Files*”，取消“使用查詢向?qū)?chuàng)建/編輯查詢”復(fù)選框，確認(rèn)之后關(guān)閉對話框。

第2步：添加工作表

隨后會打開“選擇工作簿”對話框，依次跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)路徑，雙擊任意一個(gè)工作簿，在“添加表”對話框，如圖3所示，雙擊數(shù)據(jù)源所在的工作表名，如果沒有看到任何工作表，請點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕打開“表選項(xiàng)”對話框，勾選“系統(tǒng)表”復(fù)選框，選擇之后點(diǎn)擊“添加”按鈕關(guān)閉對話框。

第3步：添加字段

此時(shí)會打開全新的Microsoft Query查詢窗口，雙擊數(shù)據(jù)表里的“*”號，將所有字段添加進(jìn)去，效果如圖4所示。

第4步：修改SQL語句

點(diǎn)擊工具欄的SQL按鈕，打開“SQL”對話框，刪除“SELECT”和“FROM”之間的字符，寫入“*”，在最后添加一個(gè)空格，手工輸入“UNION ALL”。復(fù)制全部語句到剪貼板，接下來按照實(shí)際情況進(jìn)行粘貼，有幾個(gè)需要合并的工作簿，就粘貼幾次，粘貼之后請將語句中的工作表名稱依次修改為實(shí)際的工作簿名稱，刪除最后一個(gè)“UNION ALL”，效果如圖5所示，確認(rèn)之后關(guān)閉對話框。

點(diǎn)擊工具欄的“將數(shù)據(jù)返回到Excel”按鈕，在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對話框，選擇數(shù)據(jù)的存儲位置，一般選擇“表”；點(diǎn)擊對話框底部的“屬性”按鈕，此時(shí)會打開“連接屬性”對話框，勾選“打開文件時(shí)刷新數(shù)據(jù)”復(fù)選框，接下來依次點(diǎn)擊“確定”按鈕，很快就可以看到相應(yīng)的匯總效果（圖6）。

以后，每當(dāng)數(shù)據(jù)源工作簿添加或刪除數(shù)據(jù)之后，我們只需要右擊表，從快捷菜單選擇“刷新”，即可獲取最新的匯總效果。endprint