關(guān)于檔案管理問題及對(duì)策分析

蘭建超

【摘 要】檔案管理工作作為一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、機(jī)密性較強(qiáng)的管理工作，相對(duì)單位的其他工作而言有著更加重要的經(jīng)濟(jì)地位。特別是近些年來，我國經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日益呈現(xiàn)多演化、復(fù)雜化發(fā)展趨勢(shì)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力日益增大，檔案早已成為各級(jí)管理部門進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析、決策的重要依據(jù)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位。因此，加強(qiáng)檔案管理工作人力、物力、財(cái)力等方面的投入，早已成為我國社會(huì)各界高度關(guān)注的重要問題。以下筆者就檔案管理工作存在的問題及對(duì)策進(jìn)行粗淺的探討，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對(duì)策

1. 導(dǎo)言

隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革與發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的需求日益增多。而檔案管理工作作為一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、機(jī)密性較強(qiáng)的管理工作，早已受到社會(huì)各界的高度重視，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用下得到了長(zhǎng)足的發(fā)展。然而目前大多數(shù)單位在實(shí)際檔案管理工作中仍存在許多問題，嚴(yán)重遏制了我國檔案管理工作的有效發(fā)展，解決工作刻不容緩。本文筆者就檔案管理工作存在的問題進(jìn)行粗淺的探討，并提出幾點(diǎn)解決對(duì)策，以供參考。

2. 檔案管理的意義

檔案管理，是指人事管理中所形成的記述與反映個(gè)人經(jīng)歷、德才等方面的情況，并按照相關(guān)規(guī)則要求給予整理、保管，成為后期查考的文件材料。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程，檔案管理可以有效性的針對(duì)每一種活動(dòng)，可以對(duì)這些活動(dòng)進(jìn)行開展、記錄與管理工作，也可以利用文字、圖片、音像等材料，得到規(guī)范整理與檔案建立，這些是對(duì)歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是對(duì)工作有效地指導(dǎo)。因此檔案管理是一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)工作，也是個(gè)人經(jīng)歷與社會(huì)實(shí)踐上的真實(shí)記錄，檔案記載了思想品德、業(yè)務(wù)能力與工作實(shí)績(jī)的真實(shí)性反映，檔案是客觀地考察、了解、正確選拔干部的重要依據(jù)。同時(shí)，作為檔案管理與服務(wù)中心，對(duì)于檔案管理工作的有效與否，可以影響當(dāng)?shù)氐恼?、?jīng)濟(jì)生活的發(fā)展。因此，重視檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理的有效性，可以直接或間接地影響單位及當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3 .檔案管理存在的問題

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)造的時(shí)候?qū)φ麄€(gè)社會(huì)科學(xué)制度的應(yīng)用有著不可忽視的作用，更是信息技術(shù)在企業(yè)發(fā)展應(yīng)用中的主要支持模式。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，更是對(duì)整個(gè)社會(huì)發(fā)展提供了良好的發(fā)展依據(jù)，不僅僅是在當(dāng)前和現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中存在的相關(guān)意義模式，更是針對(duì)檔案管理工作中的各種數(shù)據(jù)應(yīng)用方式進(jìn)行統(tǒng)一分析。在進(jìn)行檔案管理工作中，由于檔案管理人員對(duì)管理模式和管理要求的不足，其中存在著諸多的問題和制約因素，是保證檔案工作在管理過程中存在著諸多缺陷的基礎(chǔ)，其主要的問題形式有以下幾點(diǎn)：①檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在管理中管理人員不夠重視。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，使得其數(shù)量上的不夠齊全和在質(zhì)量上的不夠達(dá)標(biāo)。集中統(tǒng)一將國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。②管理人員的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理力量薄弱。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。③檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命和保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

4 .檔案管理工作的對(duì)策

4.1 重視檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)的提高

檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在企業(yè)人心目中的形象。所以，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案人員要熟悉工作流程，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)錄入微機(jī)辦公系統(tǒng)方便檢查、借閱。把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍；加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

4.2 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4.3 采用信息化管理手段

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

4.4 做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

5. 結(jié)論

綜上所述，我們可以了解到檔案作為社會(huì)信息的重要載體，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要依據(jù)，對(duì)社會(huì)資源的進(jìn)一步開發(fā)有著極其重要的作用，其在單位中，無疑也發(fā)揮著協(xié)調(diào)單位發(fā)展、有序運(yùn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要使命，特別是在新的歷史條件下，檔案工作更需要緊跟時(shí)代發(fā)展，從檔案工作人員的觀念上進(jìn)行更新，并積極采取有效措施，積極探索現(xiàn)代化檔案管理模式，進(jìn)而促進(jìn)我國社會(huì)主義和諧社會(huì)的建立。

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