高校學(xué)生資助檔案管理的優(yōu)化路徑探討

張海蛟　付軼

摘要：高校學(xué)生資助檔案是學(xué)生資助工作的基礎(chǔ)和重要組成部分，“精準(zhǔn)扶貧”工作開(kāi)展以來(lái)，社會(huì)對(duì)高校學(xué)生資助檔案管理提出了更高的要求。本文首先解析了學(xué)生資助檔案管理的內(nèi)涵，簡(jiǎn)要分析了高校學(xué)生資助檔案管理中存在的問(wèn)題，并探討了管理的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：高校；資助；檔案管理

一、高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案的內(nèi)涵

高校在對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的管理過(guò)程中，對(duì)困難學(xué)生的資助所產(chǎn)生的基礎(chǔ)信息是龐雜的。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案廣義上應(yīng)包含高校在對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助過(guò)程中所產(chǎn)生的、有價(jià)值的紙質(zhì)文字材料、圖表、照片，以及高校自身建立的學(xué)生資助管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。高校學(xué)生資助檔案不僅包含專業(yè)性的文字材料，還包括電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。高校學(xué)生資助檔案分為綜合類、表冊(cè)類、財(cái)務(wù)類、聲像類四大類。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案是高校對(duì)學(xué)生實(shí)施“獎(jiǎng)、助、貸、補(bǔ)、減”等相關(guān)資助的重要依據(jù)，只有建立完善的學(xué)生資助檔案才能推進(jìn)資助工作的開(kāi)展。

二、高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案管理的問(wèn)題

1.學(xué)生資助檔案管理方式不規(guī)范

第一，檔案的內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的規(guī)范。目前，尚未有文件對(duì)學(xué)生資助檔案的內(nèi)容有明確的規(guī)定。學(xué)生資助檔案來(lái)源廣泛且分散，檔案的類別復(fù)雜，有管理制度、上級(jí)部門文件、重要通知、申請(qǐng)表、專項(xiàng)資金撥付文件等。第二，檔案的管理隊(duì)伍水平參差不齊。資助檔案多由資助中心和二級(jí)學(xué)院輔導(dǎo)員保管，但他們本身沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，還身兼多職，處理日?，嵤?，必然影響管理質(zhì)量。第三，學(xué)生資助檔案保管時(shí)限有待明確。資助的項(xiàng)目類型多且雜，每個(gè)項(xiàng)目的保管時(shí)限不同。

2.學(xué)生資助檔案信息化建設(shè)滯后

信息化的發(fā)展給學(xué)生資助檔案的歸檔與管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作為資料留存固然有電子檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但我們也應(yīng)該看到紙質(zhì)檔案有占用資源、動(dòng)態(tài)化管理困難等缺點(diǎn)。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在工作中相對(duì)電子檔案占比過(guò)高。電子檔案形式豐富多樣，保存和移交更便利，可以節(jié)約物力、人力和財(cái)力，更適合學(xué)生信息的動(dòng)態(tài)化管理。其次，資助信息管理系統(tǒng)的建設(shè)相對(duì)滯后。貧困學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)情況變化、學(xué)籍信息移動(dòng)都需及時(shí)與學(xué)生資助檔案對(duì)接，這些都要求高校必須加強(qiáng)資助檔案信息平臺(tái)建設(shè)。

3.學(xué)生資助檔案利用率偏低

現(xiàn)階段，學(xué)生資助檔案利用率偏低。首先，資助檔案只是作為學(xué)生受資助的記錄和憑證，沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)學(xué)生受資助后的生活、學(xué)習(xí)情況。檔案中有些優(yōu)秀的貧困學(xué)子事跡本可以作為勵(lì)志成才典型，用來(lái)引導(dǎo)學(xué)生勵(lì)志感恩，但實(shí)際情況是很多資助檔案束之高閣，對(duì)勵(lì)志感恩教育發(fā)揮的作用有限。其次，貧困生的家庭經(jīng)濟(jì)情況是動(dòng)態(tài)且難以量化的。部分學(xué)生在貧困生認(rèn)定過(guò)程中，證明材料易得，造假成本低，影響了部分貧困生檔案的真實(shí)性，這必然導(dǎo)致后期貧困生資助工作資助檔案使用率的下降。

三、學(xué)生資助檔案管理的優(yōu)化路徑

1.加強(qiáng)制度規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理專業(yè)化

第一，要建立規(guī)范的資助檔案管理制度，明確相應(yīng)的檔案歸屬管理部門、歸檔時(shí)間、對(duì)應(yīng)的部門職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制。第二，明確學(xué)生資助檔案的管理內(nèi)容，對(duì)照“獎(jiǎng)、助、貸、補(bǔ)、勤、免”資助體系，規(guī)范檔案管理內(nèi)容。第三，確定相關(guān)檔案的保存時(shí)限。從重要程度和保存價(jià)值來(lái)看，除了貧困生認(rèn)定檔案為短期保存，其他內(nèi)容的材料都應(yīng)長(zhǎng)期保存，這有利于為今后的資助工作及績(jī)效考核提供有效依據(jù)。

2.推進(jìn)電子信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)化

第一，充分利用教育部的全國(guó)學(xué)生資助管理中心網(wǎng)等信息管理系統(tǒng)和生源地助學(xué)貸款，借助校內(nèi)學(xué)工系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)，搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，共享民政部門、學(xué)校教學(xué)管理部門的相關(guān)信息。第二，加大對(duì)學(xué)生資助檔案管理的資金投入，搭建集網(wǎng)絡(luò)登記、信息更新、發(fā)布等功能于一體的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步發(fā)展，不斷提升構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案查詢系統(tǒng)的速度。第三，強(qiáng)化檔案管理人員的電子信息歸檔意識(shí)，確保信息建設(shè)與人員的共同發(fā)展，提升檔案管理水平。

3.提高資助檔案利用率，加強(qiáng)學(xué)生感恩教育

一方面，要及時(shí)更新信息，及時(shí)跟進(jìn)學(xué)生受資助后的學(xué)習(xí)、生活、家庭情況，將揮霍助學(xué)金、感恩意識(shí)淡薄、弄虛作假的情況計(jì)入檔案，成為助學(xué)金評(píng)定的依據(jù)。另一方面，要善于挖掘資助檔案背后的典型事例，加強(qiáng)學(xué)生的思想政治教育，把扶貧勵(lì)志工程與學(xué)生的思想教育系列工程有效結(jié)合起來(lái)，將誠(chéng)信教育與勵(lì)志感恩教育貫穿始終。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳著巖，籍芳芳.高校學(xué)生資助檔案立卷歸檔芻議[J].蘭臺(tái)世界，2005（35）.

[2]王平.高校貧困生檔案的建立、管理與作用[J].蘭臺(tái)世界，2007（23）.

[3]姜旭萍，鄭俊.構(gòu)建點(diǎn)線面三位一體的高校貧困生認(rèn)定體系[J].湖北社會(huì)科學(xué)，2009（11）.endprint