信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

王小曼

摘要：隨著時代的發(fā)展和人口的增加，對于檔案的管理工作也提出了更高的要求。在信息化的時代背景下，在檔案的管理中使用信息技術和計算機網(wǎng)絡成了大勢所趨。盡管檔案信息化管理有著明顯的效果，但是這一技術也存在許多問題，比如軟件不兼容、未建立統(tǒng)一規(guī)范和安全性有待提高等等，因此，需要管理人員統(tǒng)一規(guī)范標準，加強信息化建設，加強網(wǎng)絡監(jiān)管力度，使檔案管理更加具有效率。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題；對策

一、引言

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和信息化技術的進步，計算機的使用已經(jīng)得到了普及，由此帶來的便利提升了整個時代的發(fā)展步伐。這一技術在檔案管理中同樣使用。檔案管理是一項繁雜的工作，隨著各個機構、組織的人口數(shù)目的增長，時間的延長，檔案管理的工作負擔逐漸增加，因此，對于新技術來簡化工作流程，增加系統(tǒng)性的要求十分迫切。信息時代下這一要求有了實現(xiàn)的可能性，利用電子軟件對檔案進行分類和科學的管理，極大地提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理人員的工作負擔，降低了管理檔案的成本，此外，對于人員的檔案遷移也提供了更加簡便的方式。但是，在實際操作過程中，利用信息技術進行檔案管理的效果受到很多因素的影響，設計多個方面包括管理設備、建立完善的管理制度以及健全信息化網(wǎng)絡技術支持和人才的培養(yǎng)輸送等等，效果并不完全令人滿意，因此，本文對于信息時代下檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了分析，并對于檔案管理工作的問題提出了解決措施。

二、信息時代檔案管理工作相較傳統(tǒng)工作模式的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過人力進行紙質材料的管理，在這種方式下，一是檔案占據(jù)的空間大，需要進行專門的管理，相應地，在如此多的檔案中想要查詢某一個人的檔案就會有很大的工作量，給檔案信息管理工作帶來極大的不便利。而是為了防止紙質材料的受損，遭到蟲害、潮濕以及火災等影響，需要投入人力和財力進行管理，增加了工作人員的負擔，也為檔案管理的發(fā)展增加了阻礙。而信息時代的檔案管理工作主要包括檔案資料的采集以及錄入、在電腦上查看、調閱、共享和傳輸，它是以無形的信息儲存在電腦中，并且按照電腦的軟件要求進行分類管理，通過不同的文件夾的建立區(qū)別各個機構的檔案，并提供查詢功能，想要調查一個人的檔案，可能只需要輕點鼠標，很快就能得到消息，如果有人的檔案需要調走，可能在調出和接受雙方協(xié)商好的情況下，可以在網(wǎng)絡上進行轉接，極大地簡化了工作流程，為管理人員，也為辦事人員提供了便利。信息化手段的引入對于檔案管理的幫助是巨大的，能使其充分發(fā)揮作用，列社會的發(fā)展起到了促進作用。

三、信息時代檔案管理工作出現(xiàn)的問題

正如上所言，檔案管理實際操作的時候收到很多因素的影響，因此，會出現(xiàn)各種問題，最為典型的分為以下幾種：

（一）管理軟件各異，未形成統(tǒng)一的軟件

這一點十分普遍，盡管信息化技術的引入為檔案管理提供了極大地便利。但是各個單位、機構使用的信息輸入的軟件不同，軟件對于信息的要求也不同，很多單位的檔案信息管理軟件無法兼容，對于信息的轉接和共享提出了挑戰(zhàn)。目前，各單位尚未形成通用的管理軟件，對于檔案管理人員提出了挑戰(zhàn)，為檔案管理工作的開展帶來了不利影響。

（二）檔案信息化管理體系不健全

因為檔案的信息化管理是依靠電子計算機技術的。它本身有著信息化的屬性，只有健全檔案信息化管理的體系，制定規(guī)范的管理標準和程序，才能提高檔案信息化管理的效果。但是，目前我國的檔案信息化管理水平參差不齊，各單位各自為政，缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性，在檔案信息的共享利用以及轉接上提供了限制。此外，在檔案管理部門的編制不完善，在檔案的輸入過程中對于信息的要求程度、要球項都存在差異，甚至很多軟件因為技術原因不能兼容，這些因素都為檔案信息化管理的進一步開展增加了阻礙。

（三）對于計算機的依賴過大，其安全性有提升空間

檔案的信息化管理通常是利用登錄名和密碼的驗證來確保信息的安全，但是由于這一方法依賴電腦進行信息錄入、調閱、共享等等，一旦電腦系統(tǒng)受到侵犯，或者說受到木馬、病毒的攻擊，檔案就很容易被攻破，比如說在最近的勒索病毒W(wǎng)annaCry，波及99個國家7.5萬臺電腦被感染，許多高校的信息被盜，對于檔案的安全性提出了很大的要求。此外，這一電子化手段一旦電腦出現(xiàn)問題，檔案的查閱和管理就會難以進行，如此的過度依賴電腦也使檔案的管理受到了限制。

四、解決檔案管理工作的問題的措施

針對檔案信息化管理過程中存在的問題，提出幾點措施，以下是詳細闡述：

首先，針對軟件不統(tǒng)一，兼容存在問題，需要進一步加強信息化建設，引進先進的技術，可以利用軟件進行編程，并對文字檔案進行識別、存儲，實現(xiàn)軟件的兼容，進而利用傳輸平臺進行傳輸和備份，實現(xiàn)大量檔案信息的管理。

其次，完善檔案信息化管理的體系。對于檔案信息化管理的配置進行統(tǒng)一要求，并且根據(jù)實際情況對于檔案管理的工具進行統(tǒng)一化管理，盡可能實現(xiàn)終端的一致，減少軟件的不兼容以及信息的要求不一致的情況出現(xiàn)。

在這，針對檔案信息化管理的安全性問題，需要加強驗證保密的作用，加強防衛(wèi)機制，并且及時進行信息的備份。管理部門還可以增加網(wǎng)絡系統(tǒng)的監(jiān)管力度，安裝最新的殺毒軟件進行保護，同時隔離內網(wǎng)和外網(wǎng)，減少信息被盜的可能性。

五、結論

檔案管理是對眾多人員的信息的整合，信息化管理系統(tǒng)極大地減少了工作人員的負擔，提高了工作效率但是受眾多因素的影響，需要管理部門統(tǒng)一規(guī)范標準，加強信息化建設，加強網(wǎng)絡監(jiān)管力度等，進而使信息化的檔案管理更好地發(fā)揮作用。endprint