如何做好新形勢下重點建設(shè)項目檔案工作

文/王 雪

如何做好新形勢下重點建設(shè)項目檔案工作

文/王 雪

各建設(shè)單位要堅持檔案工作與工程建設(shè)同步進行。同時在建設(shè)項目實施中，利用原有的檔案資料積極主動服務(wù)，對新形成的檔案材料及時收集整理，樹立起建設(shè)發(fā)展延伸到哪里，檔案開發(fā)利用就延伸到哪里，堅持從項目開始就抓起，在項目的規(guī)劃、立項、施工及效益評估等各個階段全程跟蹤服務(wù)，同時監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)部門做好項目實施中形成的檔案收集，整理和歸檔，使其在交通建設(shè)事中發(fā)揮應(yīng)有的作用

按照交通發(fā)展規(guī)劃，陜西也是公路建設(shè)的主戰(zhàn)場，完成規(guī)模之大的高速公路建設(shè)項目，必然要形成大量的檔案，檔案管理工作任務(wù)繁重，責(zé)任重大，這為交通檔案工作發(fā)展創(chuàng)造了不可多得的機遇，也給公路建設(shè)項目檔案工作提出了新的更高的要求。重大建設(shè)項目檔案管理工作是項目建設(shè)的重要組成部分，是一項重要的基礎(chǔ)性管理工作，也是我們單位檔案管理工作的重要內(nèi)容，建設(shè)單位和檔案主管部門應(yīng)積極配合，加強協(xié)作，強化對項目檔案的督查指導(dǎo)，努力形成各有關(guān)職能部門齊抓共管的良好氣氛，為此我們對交通重點建設(shè)項目檔案工作進行自查，目前主要存在著以下幾點問題：

1.對工程檔案管理重視不夠，輕視檔案現(xiàn)場過程中的收集、整理、歸檔，造成檔案收集不齊，等到工程竣工驗收時，才投入大量人力、物力、突擊補充檔案資料，應(yīng)付工程竣工驗收，致使檔案不齊，與實際不符等情況出現(xiàn)，影響了檔案的真實性。

2.工程建設(shè)項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性不夠。許多施工單位對檔案工作有關(guān)法規(guī)不熟悉，對檔案認(rèn)識不足，意識淡薄，輕視了對檔案的收集、整理、歸檔。不重視工程項目的文件、材料、圖紙的管理，不按本行業(yè)，本系統(tǒng)的規(guī)定來管理和編制工程圖，導(dǎo)致檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)三個特征得不到保證，造成了工程檔案的成套性差，影響了重點工程項目檔案質(zhì)量。

根據(jù)以上存在的問題，要從以下幾個方面做好重點工程項目檔案管理工作：

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，增強意識，落實責(zé)任，確保檔案工作順利開展

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持是搞好檔案工作的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，要認(rèn)真學(xué)習(xí)國家檔案局、交通部、省檔案局有關(guān)文件，貫徹落實國家檔案局、省檔案局《關(guān)于做好重點項目建設(shè)檔案的通知》、《重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》等規(guī)定精神，規(guī)范項目檔案管理，提高對抓好重點建設(shè)項目檔案工作的重要性的認(rèn)識，明確任務(wù)和責(zé)任，為作好檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

為切實搞好建設(shè)項目檔案工作，各建設(shè)單位應(yīng)建立機構(gòu)、落實責(zé)任，成立由一名主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各科室、項目負(fù)責(zé)人為成員的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)公司管理及項目建設(shè)檔案工作，并在各科室，各項目組設(shè)立專、兼職檔案工作人員，同時將檔案工作納入合同管理，納入目標(biāo)責(zé)任考核內(nèi)容，納入公司工作計劃中去，納入領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，與工程進度同步；與質(zhì)量管理同步；與工程驗收同步；與科研成果鑒定同步的檔案工作“三納入、四同步”。建立檔案管理隊伍，具體負(fù)責(zé)建設(shè)項目的檔案工作，明確工程項目各類文件，材料的收集、整理、歸檔責(zé)任及檔案移交時效、程序與責(zé)任，使工程項目歸檔文件材料規(guī)范化，順利通過交、竣工驗收。

二、履行職責(zé)，跟蹤服務(wù)，及時收集、規(guī)范歸檔

各建設(shè)單位要擺正檔案管理與建設(shè)項目的關(guān)系，堅持檔案工作與工程建設(shè)同步進行。在工程開工之前，就要將有關(guān)計劃，通知檔案管理人員，使他們了解工程活動情況，以便及時的收集檔案材料。在工作過程中，對基建、財務(wù)、影響、圖紙等檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交等有明確的工作程序，由檔案管理人員和施工人員共同制定出工程項目檔案工作計劃，通力合作，做好工程建設(shè)項目檔案工作。同時在建設(shè)項目實施中，利用原有的檔案資料積極主動服務(wù)，對新形成的檔案材料及時收集整理，樹立起建設(shè)發(fā)展延伸到哪里，檔案開發(fā)利用就延伸到哪里，堅持從項目開始就抓起，在項目的規(guī)劃、立項、施工及效益評估等各個階段全程跟蹤服務(wù)，同時監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)部門做好項目實施中形成的檔案收集，整理和歸檔，使其在交通建設(shè)事中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、依法治檔，建立完善工程項目檔案管理制度

建設(shè)項目檔案管理是工程質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，是促進和提高工程質(zhì)量管理的一個重要方面，建設(shè)單位的檔案部門要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求及檔案管理規(guī)范》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》等法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合工程項目建設(shè)管理的工作實際，根據(jù)檔案管理各環(huán)節(jié)工作特點，進一步細(xì)化管理，建立健全各項檔案管理制度，制定出《檔案管理辦法》、《照片檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》、《公路工程竣工文件立卷歸檔實施細(xì)則》等制度和辦法，在工程建設(shè)過程中，用制度來規(guī)范控制項目文件材料的收集、整理、歸檔，使檔案管理工作有法可依，有章可循，使檔案管理走上制度化，規(guī)范化，科學(xué)化。

四、加大力度，重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案庫房條件，做好檔案安全保密工作

加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案形成、保管和利用提供保證。各建設(shè)單位要合理設(shè)置檔案庫房，根據(jù)檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)施規(guī)定，要求積極推進改善檔案用房設(shè)施條件，實行庫房，閱覽，辦公三分開，配備檔案柜架、空調(diào)、計算機、曬圖機、復(fù)印機、加濕器、溫度計等現(xiàn)代化設(shè)備和必要的設(shè)施。做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等工作。做好檔案安全保密工作，經(jīng)常開展安全教育，不斷提高責(zé)任意識和安全防范意識，完善相關(guān)保密制度，落實安全責(zé)任心，采取得力措施，消除安全隱患。

五、加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高工作能力

在項目建設(shè)中，不斷強化檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力，在開工之前組織舉辦竣工文件立卷歸檔管理；公文處理和其它檔案管理知識培訓(xùn)。組織項目辦、施工單位、監(jiān)理單位的分管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、文秘人員、專職檔案人員參加，使他們掌握檔案管理知識，提高檔案人員和相關(guān)人員依法治檔的意識，和收集整理竣工文件的能力。在工程項目建設(shè)工程中，公司檔案主管部門組織上級檔案部門，檔案專家和業(yè)務(wù)能力較強的檔案人員深入施工現(xiàn)場進行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，解決施工單位檔案人員遇到的具體困難，建設(shè)單位要做到檔案工作與工程建設(shè)同計劃，同實施，同驗收，使項目文件材料的收集、整理、歸檔規(guī)范化，確保項目檔案完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)。

（作者單位：陜西高速公路工程咨詢公司）