醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺的建設(shè)與應(yīng)用

白玲

首都醫(yī)科大學附屬北京友誼醫(yī)院 醫(yī)學工程處，北京 100050

醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺的建設(shè)與應(yīng)用

白玲

首都醫(yī)科大學附屬北京友誼醫(yī)院 醫(yī)學工程處，北京 100050

針對目前醫(yī)用耗材及其供應(yīng)商數(shù)量繁多，管理成本高等問題，本文利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和客戶端開發(fā)工具設(shè)計了一套醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺。該系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)之間建立緩沖空間，將基礎(chǔ)信息錄入工作前移至供應(yīng)商端，各科耗材訂單自動發(fā)送至對應(yīng)供應(yīng)商操作端，嚴格控制了耗材物流的各個環(huán)節(jié)，極大地節(jié)約人力資源，提高管理效益，為精細化的醫(yī)療耗材管理提供了基礎(chǔ)。

醫(yī)用耗材；供應(yīng)商管理；網(wǎng)絡(luò)平臺；虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；精細化管理

引言

醫(yī)用耗材、供應(yīng)商及其賬務(wù)管理一直是困擾大、中型醫(yī)療機構(gòu)的難題。國務(wù)院《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》及國家食品藥品監(jiān)督管理總局《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》等法規(guī)、規(guī)章均明確要求醫(yī)療機構(gòu)對購進的醫(yī)療器械執(zhí)行嚴格的查驗程序，對生產(chǎn)、經(jīng)營單位的資質(zhì)建立全面的信息檔案。然而面對數(shù)以百計的耗材供應(yīng)商、數(shù)以萬計的耗材品規(guī)，醫(yī)療機構(gòu)在進行上述工作時需投入巨大的人力物力[1]。目前，大多數(shù)醫(yī)院耗材管理依托于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，受其限制，往往出現(xiàn)耗材訂貨、審核、通知不及時，產(chǎn)品數(shù)量和供應(yīng)商信息不準確，物流進度和狀態(tài)難以掌握等問題[2-4]。這種依托醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)建立的耗材信息化管理系統(tǒng)，雖然在一定程度上提升更了耗材管理質(zhì)量，但是很多工作的開展仍然面臨多重困難[5-7]。

為此，我們在原有醫(yī)院耗材管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上建設(shè)了醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺，該平臺基于互聯(lián)網(wǎng)，突破了醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)的限制，在供應(yīng)商和醫(yī)院間搭建信息傳遞的橋梁，將基礎(chǔ)信息錄入工作前移至供應(yīng)商端，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)之間建立的緩沖空間用于存儲供應(yīng)商提交的信息，醫(yī)院內(nèi)部全程把控，保證耗材管理合規(guī)與使用安全。

1 醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺結(jié)構(gòu)

醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺結(jié)構(gòu)大致分為3個模塊，即供應(yīng)商操作端、內(nèi)外網(wǎng)緩沖空間和醫(yī)院對應(yīng)的操作模塊。在供應(yīng)商連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機上安裝平臺操作端，利用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（Virtual Private Network，VPN），供其上傳資質(zhì)信息、產(chǎn)品及票據(jù)信息、物流信息并可查詢與自己有關(guān)的賬務(wù)情況，接收消息、通知和訂單等，供應(yīng)商操作端界面截圖見圖1。

圖1 供應(yīng)商操作端界面

在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)之間建立的緩沖空間，用于存儲供應(yīng)商上傳的各類信息，經(jīng)醫(yī)院管理人員核實后，信息經(jīng)緩沖空間進入醫(yī)院耗材管理系統(tǒng)，成為正式數(shù)據(jù)。而醫(yī)院管理人員在耗材管理系統(tǒng)相應(yīng)的操作模塊向供應(yīng)商發(fā)出的訂單、通知和要求等信息直接傳送至該供應(yīng)商操作端。上述3個模塊關(guān)系，見圖2。

圖2 醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺結(jié)構(gòu)

2 醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺功能

2.1 資質(zhì)管理功能

按照《北京市醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督檢查指南（2016版）》要求，供應(yīng)商在操作端依規(guī)定格式錄入與醫(yī)院業(yè)務(wù)有關(guān)的各類資質(zhì)信息，這些信息均以醫(yī)院審批通過的供應(yīng)商及耗材字典庫和采購合同為依據(jù)，允許供應(yīng)商修改完善其中的信息，不允許增減條目、變更供應(yīng)商或產(chǎn)品、修改價格，具體內(nèi)容見表1。該功能支持上傳包括PDF格式在內(nèi)的電子文件。

上傳的信息在緩沖空間存儲，醫(yī)院工作人員依照存檔的紙質(zhì)資質(zhì)對比、審核和修改后進入醫(yī)院系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，并與醫(yī)院耗材出入庫及有關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

該功能將醫(yī)院采購部門資質(zhì)管理人員的精力從傳統(tǒng)的收集資質(zhì)轉(zhuǎn)移到審核資質(zhì)上[8-11]。同時，醫(yī)院端和供應(yīng)商操作端均設(shè)有報警功能，對過期或空缺項目可提前預(yù)警或報警，更加重要的一點，系統(tǒng)除預(yù)警、報警外，可設(shè)置資質(zhì)過期數(shù)據(jù)自動延時封閉功能：對于一些資質(zhì)過期而供應(yīng)商或廠家長時間不能更新的情況，系統(tǒng)可通過提前設(shè)定的時間，封閉數(shù)據(jù)，供應(yīng)商將不能再向醫(yī)院供貨，由此督促其盡早更新資質(zhì)，打消其僥幸心理，更大程度上確保了耗材使用安全。

2.2 訂單管理功能

我院科室通過院內(nèi)耗材管理系統(tǒng)向采購部門申領(lǐng)耗材，在網(wǎng)絡(luò)管理平臺應(yīng)用之前，采購員使用電話、郵件或微信的方式向供應(yīng)商訂貨，工作量大、形式松散且供應(yīng)商回復不及時，牽扯采購人員較大精力[12-13]。平臺應(yīng)用后，經(jīng)采購人員確認的各科耗材訂單自動發(fā)送至對應(yīng)供應(yīng)商操作端，系統(tǒng)可自動整合科室訂單，依照時間及緊急程度排列訂單次序，提醒供應(yīng)商閱讀訂單及向醫(yī)院采購人員反饋訂單閱讀、受理情況，大幅降低了醫(yī)院采購部門的工作壓力。

2.3 入庫及物流管理

供應(yīng)商接到訂單為醫(yī)院備貨，在送貨前供應(yīng)商自行經(jīng)網(wǎng)絡(luò)平臺錄入貨品信息，按照《北京市醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督檢查指南（2016版）》規(guī)定，隨貨信息應(yīng)包含產(chǎn)品基本信息（名稱、規(guī)格、型號、注冊證號、生產(chǎn)廠家）、批號（或編號）、生產(chǎn)日期（包括滅菌日期）、失效期（包括滅菌失效期）、儲運條件（溫度、濕度、光照等）、發(fā)票信息（開票日期、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、總金額、總稅額）、是否具備出廠檢驗報告或有關(guān)合格證明和是否具備產(chǎn)品說明書（第三類醫(yī)療器械重點檢查）信息。

隨貨單信息錄入完成，由供應(yīng)商在發(fā)貨前傳送至緩沖空間，并打印出隨貨單。醫(yī)院耗材庫房收到貨品后，調(diào)取緩沖空間中該批貨品的信息，查驗無誤后，將信息調(diào)入醫(yī)院耗材管理系統(tǒng)，形成入庫查驗記錄，從而基本取消了庫房管理人員的手工錄入操作，提高了驗收的準確性和工作效率。

同時，系統(tǒng)在錄入貨品信息時，供應(yīng)商可選擇錄入發(fā)貨時間，預(yù)計到貨時間，送貨車輛或物流信息等，在現(xiàn)有條件下一定程度上實現(xiàn)了貨品的院外物流管理[4]。

2.4 賬務(wù)查詢

接待供應(yīng)商的賬務(wù)查詢一直是牽扯醫(yī)院采購、庫房及財務(wù)部門較大精力的工作，實現(xiàn)醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺后，各供應(yīng)商有關(guān)的入/退庫信息、發(fā)票信息及付款信息會及時被推送至供應(yīng)商端，供其查閱，從而減輕醫(yī)院有關(guān)部門和人員的工作量。

2.5 統(tǒng)計分析功能

通過網(wǎng)絡(luò)平臺的上述功能，經(jīng)過一段時間的數(shù)據(jù)積累，我們可得到以下這些以往通過一般信息手段難以獲得的統(tǒng)計結(jié)果：供應(yīng)商訂單處理速度、發(fā)貨周期、缺貨率、資質(zhì)更新頻率、貨品貯運條件等，為醫(yī)院耗材更進一步的精細化管理提供基礎(chǔ)[14-16]。

表1 資質(zhì)目錄

3 醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺的安全保證

3.1 網(wǎng)絡(luò)安全

在建設(shè)醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺時，首先要保證的是醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全運行。如果醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)直接傳輸數(shù)據(jù)，特別是外網(wǎng)直接向內(nèi)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)，醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全難以保證，因此如前文所述，我們在內(nèi)網(wǎng)（醫(yī)院耗材系統(tǒng)）和外網(wǎng)（供應(yīng)商端）之間建立了內(nèi)外網(wǎng)緩沖空間，外網(wǎng)數(shù)據(jù)首先進入緩沖空間，經(jīng)過濾和安全檢查后，再按需調(diào)入內(nèi)網(wǎng)，確保內(nèi)網(wǎng)安全。

3.2 信息安全

醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺涉及大量財務(wù)信息和供應(yīng)商商業(yè)秘密，同時它又是一個相對開放的平臺，因此系統(tǒng)設(shè)計必須保證信息安全，最基本的要求是數(shù)據(jù)的準確性、保密性并應(yīng)及時進行數(shù)據(jù)備份。同時要明確確立網(wǎng)絡(luò)管理平臺用戶類型和用戶權(quán)限，加強用戶管理，平臺供應(yīng)商操作端用戶類型和權(quán)限劃分見表2。

4 討論

該醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺目前已完成試運行，在供應(yīng)商管理、訂單管理和入庫物流管理方面都大大降低了工作人員人力和時間的投入，做到全程安全嚴格把控，提高了工作的精細程度。

因平臺設(shè)計了資質(zhì)過期數(shù)據(jù)延時自動封閉功能，產(chǎn)品資質(zhì)特別是醫(yī)療器械注冊證有效率大幅提升，經(jīng)初步測算，系統(tǒng)試運行期間注冊證有效率在90%以上，且證件基本為代理商主動申請更新。我部門庫房目前每月入庫、出庫記錄在11000筆以上，其中入庫操作不少于5000筆，以每月22個工作日計算，平均每日入庫不少于227次，因新系統(tǒng)采用了供應(yīng)商自行經(jīng)網(wǎng)絡(luò)平臺錄入貨品信息的模式，我部門庫房管理員入庫工作量減少50%以上，因此在人員不增加的情況下將節(jié)約的人力成本用于加強入庫驗收，將“數(shù)量驗收”和“質(zhì)量驗收”雙崗分開，提高了驗收質(zhì)量。另外，通過初步估算，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)平臺將訂單發(fā)送至供應(yīng)商操作端功能的使用，節(jié)省采購員日常工作20%的時間。賬務(wù)查詢功能的初步使用，也使供應(yīng)商對賬頻次有所下降。

總體看，醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺的使用效果與我們預(yù)期的效果基本一致，而在平臺使用初期，對供應(yīng)商的系統(tǒng)使用培訓及VPN運行維護是占用資源較大的兩塊內(nèi)容，需要進行合理和周密的計劃。

5 總結(jié)與展望

醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺的逐步推廣使用，使得醫(yī)用耗材及其供應(yīng)商的資質(zhì)、信息及賬務(wù)管理等方面的工作質(zhì)量有了顯著的提升，醫(yī)院采購員、庫房管理員、檔案資質(zhì)管理員及相應(yīng)財務(wù)人員的手工錄入、查詢工作大幅減少，核對、查驗等工作時間得到了保障，提升了管理品質(zhì)、工作效率和醫(yī)用耗材安全使用系數(shù)。

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云服務(wù)的普及和發(fā)展，醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺可繼續(xù)向縱深發(fā)展，如建立冷鏈實時追蹤、手機APP服務(wù)、貨品物流準確定位等功能，為醫(yī)院醫(yī)用耗材科學、高效管理提供動力。

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本文編輯 王博潔

Development and Application of Medical Consumables Management System in Hospital

BAI Ling

Department of Medical Engineering, Beijing Friendship Hospital, Capital Medical University, Beijing 100050, China

In view of high management cost and the diversity of medical consumables and its suppliers, we developed a medical consumables management network platform, based on the internet technology and client development tools. We established a buffer between intranet and the network. The basic information entry was securely forwarded to supplier side, where consumable orders automatically was sent to as well. And this platform can strictly control each step of the consumables logistic, greatly save human resources, improve management efficiency, and provide a basement for the fine management of medical consumables.

medical consumables; suppliers management; network platform; virtual private network; fine management

表2 供應(yīng)商操作端用戶類型目錄

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.08.044

1674-1633(2017)08-0166-03

2016-11-08

2016-11-28

作者郵箱：ohelaine@126.com