基于計算機信息管理的辦公自動化研究

冉軍

摘要：伴隨國民經濟的快速發(fā)展，科學技術的不斷進步，并在一定程度上為現代化辦公奠定了基礎，特別是計算機傳輸技術在辦公自動化中的廣泛運用，其不光提高了辦公效率，還為單位辦公模式的迅猛發(fā)展創(chuàng)造了平臺，進而節(jié)約了大量的人力和物力，是一次前所未有的重大變革?；诖?，就應科學將計算機信息管理的辦公自動化應用到各行各業(yè)中，以便可以充分實現人力資源與物力資源的優(yōu)化配置。

關鍵詞：計算機信息管理；辦公自動化；研究

引言：隨著社會主義市場經濟與信息化技術的飛速發(fā)展，計算機信息技術已發(fā)展成為人們生活中不可或缺的重要組成要素，并滲透到各個領域。在經濟全球化的今天，各單位需要處理的信息量越來越大，而傳統(tǒng)的信息處理技術已無法再適應社會發(fā)展要求。所以，必須要與時俱進，不斷開拓創(chuàng)新，在充分利用計算機信息處理技術的基礎上，提高企業(yè)的工作效率。尤其是最近一段時間，計算機信息管理的辦公自動化，也得到了較為廣泛的運用和推廣。以下主要是對其展開的研究與探討。

1 對辦公自動化展開的論述

1.1 辦公自動化的定義

辦公自動化是一種新型的辦公方式，其主要是運用科學原理與計算機通訊，促使辦公程序變得更加簡單、明了，且易于操作。辦公自動化包含涉及的內容是多方面的，有文字、圖像，還有音頻等。其中，計算機強大的文字與數據處理功能給辦公帶來了便利。眾所周知，辦公自動化的主體是人，而系統(tǒng)科學則是其技術支撐。

1.2 辦公自動化的基本特征

由于國內的計算機技術還不是非常成熟，三大技術比如網絡技術、數據庫技術以及計算機技術也得到了較為廣泛的運用和推廣，而辦公自動化就在具體的改進過程中形成了自身獨一無二的特征。具體表現在以下幾個方面：第一，辦公自動化可以對文字與內容展開深層次的處理，而且還能輔助領導，進行科學決策，這樣就讓單位的日常工作變得更加簡便。第二，多媒體特征。這是因為計算機也具有快速處理文字、圖像以及聲音等功能，進而提高了工作效率。第三，辦工自動化具有集成化特征。它能將單位的工作人員、硬件與網絡等構成一個整體，促使內部辦公系統(tǒng)與社會信息緊密結合在一起，進而形成一個對外開放的辦公模式。

2 計算機信息管理的辦公自動化模式

辦公自動化是一種自動化系統(tǒng)，能夠有效利用計算機的智能系統(tǒng)處理信息，是一種計算機技術發(fā)展下的產物。通常情況，辦公自動化就是辦公室人員利用計算機對數據信息進行加工、儲存，進而實現公文檔案統(tǒng)一管理的一種辦公模式。由于科學技術的迅猛發(fā)展，電子商務和辦公自動化也取得了飛越式的發(fā)展成效，相比較人工操控系統(tǒng)，辦公自動化模式更具優(yōu)勢。特別是在日常事務管理過程中，自動化辦公能夠有效處理日常事務，實現智能化操作和便利化應用，并通過借助多媒體手段，充分實現數據信息的自動化傳輸。上述技術的出現給人們的日常工作生活帶來了極大的便利，并呈現出逐步增長的發(fā)展趨勢。在辦公自動化過程中，計算機技術大多被運用在數據處理和辦公自動化中的文字上。比如，計算機技術中的WP，不僅能對文字進行編輯、設計和排版，還能連接打印機，將這些文字呈現出來，進而極大的提高了辦公效率。另外，自動化辦公中的EXCEL還能對相關數據進行處理，且辦公人員操作起來也十分方便，只需要在計算機上進行操作，就可以完成表格的處理、設計和制表等，讓辦公中的各項工作變得更加智能化。

3 計算機信息管理在辦公自動化中的應用對策

由于計算機技術至始至終都貫穿在知識經濟發(fā)展的多種領域中，因而就會相應的對從事計算機操作的工作人員提出更高要求，這就需要工作人員具有一定的計算機理論知識和操作能力。目前階段，因國內計算機軟件的使用力度還不夠，無論是計算機硬件的購買，還是計算機人員的培訓等都存在著不足，更無法真正滿足實際情況。而且，許大部分單位的領導對計算機應用軟件的認識度還停留在表面，所以現行計算機在其具體的使用過程中，無法正常發(fā)揮其功能，更不可能會取得較好的經濟效益，以至于計算機技術的應用被忽視，處于一種滯后局面。這就需要計算機決策領導加強宏觀調控，高度重視計算機的應用，不斷推進辦公自動化中的計算機技術的使用，形成一條自上而下的完整框架。除此之外，還需建立健全計算機管理體制，而對于單位管理人員而言，就必須要結合客觀情況，合理選用計算機軟件。盡管國外部分計算機軟件具有先進的技術和管理理論支撐，但卻要花費高昂的費用，受到應用環(huán)境的限制，致使計算機軟件不能充分發(fā)揮其應有的功能。所以，在計算機軟件的實際應用過程中，必須要充分考慮國內計算機應用的實際情況，看其是否適應經濟環(huán)境，能否滿足行業(yè)要求，并在考慮優(yōu)缺點的方面上，合理選用適宜的計算機軟件，確保使用的軟件能夠適應自動化管理體制的建設。當然，還需要依照單位內部的實際情況，做出計算機軟件應用的最優(yōu)選擇。這表明，計算機應用外部環(huán)境的良好構建也是非常有必要的。

4 結語：

綜上所述，辦公自動化是計算機信息技術發(fā)展到一定階段的產物，更是現代互聯網發(fā)展的必然趨勢。所以，必須要充分發(fā)揮計算機信息技術在辦公自動化中的重要作用，尤其是計算機信息管理在辦公環(huán)境中的合理化運用，促使辦公自動化數據實現資源的優(yōu)化配置，其不光跨越空間障礙實現數據的傳輸，還在一定程度上提高了單位辦公自動化的管理水平與工作效率，從而進一步為各行各業(yè)的發(fā)展提供了技術支撐。

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