供水改造工程資料檔案管理

趙杰

摘要：供水改造工程施工的突出特點是工作面多、戰(zhàn)線長、施工布置比較分散。工程管理中涉及大量信息和文件，要求做到高效率的文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類管理工作。檔案資料的形成自工程立項開始，與工程建設(shè)進度同步，并貫穿其全過程?；诖?，本文將著重分析探討供水改造工程資料檔案管理措施，以期能為以后的實際工作起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：供水改造；資料檔案；管理

1、供水改造工程資料檔案管理的意義及特征

1.1供水改造工程資料檔案管理的意義

工程資料是指從工程項目立項、審批、勘察、設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料的總和。對工程資料進行科學(xué)管理是工程順利實施的基礎(chǔ)保障。工程實施主要以合同為準，對工程質(zhì)量、投資、進度、安全及信息、環(huán)境安全進行管理。參建各方從工程最初的立項、審批到后期的驗收、運行等過程產(chǎn)生的各種信息經(jīng)過收集、整理、加工以文件、圖表、聲像、影像等形式管理和保存，從而形成有價值的信息資料，為工程提供依據(jù)。完整的工程檔案資料是工程不可或缺的重要組成部分。它是工程竣工驗收的必要條件之一，是不斷提高工作水平，反映工程歷史價值，總結(jié)工作經(jīng)驗的重要依據(jù)。

1.2供水改造工程資料檔案的特征

一是真實性。工程檔案資料是整個工程實施的真實記錄。二是系統(tǒng)性。工程施工資料所反映、記錄的內(nèi)容應(yīng)具有關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性。其反映的情況應(yīng)為工程實施的情況，所形成的記錄應(yīng)前后一致。三是時效性。檔案資料與工程實體同步，也反映出資料的時效性。

2、供水改造工程資料檔案管理措施探討

2.1完善資料檔案管理制度

首先需要具有一套完善的資料檔案管理制度，在規(guī)范化的資料檔案管理標準下，供水企業(yè)檔案工作的各個環(huán)節(jié)才能具有較好的規(guī)范性，各項工作的開展才能有所依據(jù)，為供水企業(yè)檔案工作制度化和規(guī)范化的建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。在完善供水企業(yè)資料檔案管理制度的同時，還要進一步對檔案各項基礎(chǔ)工作進行加強，加大資料檔案管理各項設(shè)施的投入，確保資料檔案管理各項設(shè)備和設(shè)施的齊全性，這樣不僅能夠有效的維護檔案的安全性，而且對檔案裝備的現(xiàn)代化和標準化實現(xiàn)具有極為重要的意義。

2.2確保文件材料收集完整

當前我國城市處于快速建設(shè)階段，由于受制于資金等因素的影響，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還不十分完善。供水管網(wǎng)也不能一次性全面進行敷設(shè)，往往同一條路會存在挖完了修復(fù)，而修復(fù)后再挖的被動情況，這就需要頻繁的利用到供水管網(wǎng)檔案。而且在管網(wǎng)建設(shè)過程中，管網(wǎng)檔案還需要不斷的進行補充和完善。供水企業(yè)檔案不僅與供水事業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，而且還與城市建設(shè)具有緊密的聯(lián)系。特別是在當前城市化建設(shè)進程不斷加快的新形勢下，地下給水管線改道是較為常見的現(xiàn)象。當?shù)叵鹿芫€改道時，其原管網(wǎng)的檔案則會發(fā)生變化，這時就需要及時將改線檔案補充進去，所以在這項工作中，供水管網(wǎng)檔案相關(guān)人員需要具有較好的協(xié)作配合能力，在日常工作中要養(yǎng)成良好的歸檔習(xí)慣。在管道改造工程中，由于在具體施工過程中掐管和改線存在著較強的臨時性特點，所以需要檔案部門相關(guān)人員要具有較強的責(zé)任感，及時對相關(guān)資料進行記錄，對圖紙進行標識，確保檔物的相符性，及時將材料進行歸檔，確保供水管網(wǎng)檔案內(nèi)容的齊全性、完整性和準確性。

2.3資料檔案管理的規(guī)范化與標準化

第一，凡是能夠真實反映供水企業(yè)文化和具有利用價值的文件材料都應(yīng)該納人文書的收集工作范圍內(nèi)。第二，將我國有關(guān)的法律文件、會議思想等內(nèi)容認真的落實到供水企業(yè)的資料收集工作，例如：人力資源部員工的資料歸檔工作、采購部門的采購清單歸檔工作等，這些都必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行標準化處理，并按部門、按季度的進行分類整理，讓資料檔案管理變得更加有條理、思路更清晰。不僅如此，還要將供水企業(yè)所有部門的會議記錄、生產(chǎn)狀況、營運方案的實施與效果等進行標準化、規(guī)范化的記錄與收集，讓企業(yè)的實際情況可以清楚的在檔案中反映出來。在完成標準化和規(guī)范化的文件收集后，還應(yīng)該嚴格的按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)定和制度來進行檔案的歸檔，并根據(jù)檔案的主次來進行管理，同時還要對檔案文件進行必要的備份，并將聯(lián)系密切的文件共同歸檔，以便日后的查詢和使用。

2.4資料檔案管理的人性化

新時期企業(yè)的資料檔案管理工作在管理效率和管理模式上有了更高的要求，但人性化也是供水企業(yè)資料檔案管理發(fā)展中的一個趨勢，企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展的同時也應(yīng)該注重完善企業(yè)的資料檔案管理部門的服務(wù)體系。第一，企業(yè)應(yīng)該對資料檔案管理人員進行定期的技術(shù)培訓(xùn)，有效的提高工作人員專業(yè)技能。第二，制定并不斷規(guī)范資料檔案管理制度，讓復(fù)雜繁瑣的管理工程簡單化，降低工作的難度。第三，建立起一個科學(xué)合理的員工激勵制度，提高資料檔案管理人員工作熱情的同時，也讓員工體會到企業(yè)對他們的關(guān)懷。第四，加強對員工日常生活的關(guān)注，高速有效的為他們解決更多的生活難題。

2.5資料檔案管理的現(xiàn)代化與信息化

現(xiàn)階段，計算機軟硬件技術(shù)不斷更新和改進，而電子檔案作為歷史見證，怎樣確保在任何時間進行查詢、調(diào)閱均可以順利被識別，這是一項必須重視的問題。比如，現(xiàn)在市場上存在一些軟件可以兼容較低版本的文件，但是部分軟件卻無法兼容，甚至部分軟件已經(jīng)被淘汰；硬件方面，當前市場的計算機幾乎沒有軟驅(qū)配置，難以識別十幾年前的軟盤電子文檔。因此，應(yīng)當注意電子文檔生成的時間和所用的系統(tǒng)軟件以及軟件的兼容情況，保障文件資料可以被順利識別和管理。

總而言之，工程檔案資料的管理是一項繁雜、基礎(chǔ)工作量大的工作，是工程建設(shè)的重要組成部分。實際工作中我們可以通過制定切合總承包工程實際的檔案資料管理的一系列規(guī)范化的內(nèi)容、程序，并經(jīng)過具體工程實踐，以此取得較好效果。

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