會計檔案管理工作探析

宋阿文

摘要：會計檔案管理是一項長期性、艱巨性、責任性很強的工作，在新的社會形式下，做好會計檔案管理工作尤為重要。就目前的情況來看。會計檔案管理工作中還存在很多問題，因此需要進一步加強對其的研究，轉換舊思維，擴展新思路，采取有效的措施解決存在的問題，從而促進會計檔案管理工作更加合理高效的運轉，為單位的經濟發(fā)展，社會和諧助力?；诖吮疚姆治隽藭嫏n案管理工作，以期提供一些借鑒。

關鍵詞：會計；檔案管理；措施

1 會計檔案管理工作的意義

會計檔案管理工作主要是對企業(yè)經濟管理中產生的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算的專業(yè)資料進行歸檔和整理，它是會計工作的重要組成部分，具有重要的意義。具體來說，首先，只有做好會計檔案的整理工作，才能實現(xiàn)會計檔案的條理化和系統(tǒng)化，才能更好地進行查閱利用，才能保證會計檔案的真實、完整和可靠；其次，只有做好會計檔案的管理工作才能充分發(fā)揮會計檔案的信息作用；再次，會計檔案具有自身特性，在經濟活動中能夠當作法律憑證，同時利用會計檔案可以維護自身企業(yè)的正當權益和經濟利益，只有做好會計檔案的管理工作才能更好地促進企業(yè)的發(fā)展；最后，會計檔案具有史料的作用，企業(yè)通過整理會計檔案并將其保管，可以全面了解各項資產、資金的增減變動情況，并對企業(yè)以后的成本控制有重要的借鑒作用。由此可見，會計檔案管理工作是一項非常重要的工作。

2 會計檔案管理工作中存在的問題

2.1 對會計檔案歸檔整理工作的重要性認識不充分

單位領導不夠重視，財務人員管理意識淡薄，導致財務日常工作與會計檔案管理相脫節(jié)。多數(shù)單位只對會計日常核算是否合法重視，對會計檔案管理置之不理，沒有設置財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的監(jiān)管更是少之又少。會計人員培訓學習中，很少進行會計檔案的裝訂和保管進行培訓，大多數(shù)是由會計人員兼管，會計人員大多忙于日常會計核算，疏于檔案管理工作，對檔案的基本規(guī)范，檔案的歸檔范圍和標準不明確，使得歸檔整理的會計檔案不規(guī)范，不能達到科學歸檔管理的要求。

2.2 會計檔案管理體制亟待完善

各個企業(yè)建立的會計檔案管理制度參差不齊，彼此之間有相當大的差距。會計檔案管理體制建立的不夠完善，直接造成了會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱、銷毀等方面的工作不夠規(guī)范。會計檔案從立卷到歸檔，要經過相當長的過程，其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響整個會計檔案管理工作的正常進行。

2.3 會計檔案管理人員的綜合素質有待提高

部分單位的會計工作人員未經過正規(guī)培訓，不懂得操作規(guī)程，對歸檔范圍和標準不明確，這樣整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學化管理。有的會計工作人員責任心不強，存在惰性思想，還有偽造、篡改、變換記錄憑證、開假發(fā)票、建假賬等違法行為，造成了會計信息失真，危害極大。

3 優(yōu)化會計檔案管理工作的措施

3.1 加強單位領導和財務人員對財務檔案管理重要性的認識

《會計檔案管理辦法》、《檔案法實施辦法》都對會計檔案管理工作加強領導，妥善保管，依法保管做出了相關規(guī)定。由法律可知，財務會計的檔案管理是法律行為，必須嚴格按照相關法律執(zhí)行。各單位的領導要有會計檔案管理工作是一項重要工作的意識，從法制的層面來依法加強管理，要將會計檔案管理工作作為領導工作考核的一項重要內容，使領導和會計人員切實知道會計檔案管理的重要性，用法律法規(guī)來約束會計檔案管理走上正軌。

3.2 完善會計檔案管理制度

要提升會計檔案管理的有效性，完善會計檔案管理制度是其中的關鍵。會計檔案管理制度的建立不應該被“束之高閣”，要綜合會計檔案管理的各種因素，包括會計核算的方法、會計檔案管理人員以及會計檔案管理技術等等，從而達到管理的高效性。也就是說，可行性較強的會計檔案管理制度涉及的內容更為全面、更為綜合。

3.3 提高會計檔案管理人員的素質

會計的檔案管理工作的質量高低很大程度上取決于檔案管理人員的素質，因此一定要重視提高會計檔案管理人員的綜合素質。會計檔案管理工作人員不僅要有會計從業(yè)資格證，具備相應的專業(yè)知識，還要有較高的職業(yè)道德水平，要嚴于律己，不經領導批準的會計資料堅決不外借。此外，隨著科技的不斷發(fā)展進步，會計檔案的管理工作逐漸實現(xiàn)信息化，通過計算機網絡技術進行檔案的規(guī)整和分類，這樣不僅有利于保持檔案信息的完整，而且容易歸類，從而節(jié)省大量人力資源。因此，當今的檔案管理人員還要熟練掌握計算機技術，不斷提高工作效率和工作質量，最終保證會計檔案管理工作的順利進行。

3.4 按要求定期做好會計檔案的鑒定和銷毀工作

《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。對于保管期滿的會計檔案，除了尚未結清的債務原始憑證和涉及未了事項的原始憑證要單獨抽出立卷外，其余都應當銷毀。作為檔案管理和會計工作人員有責任和義務提醒單位領導遵循《會計檔案管理辦法》規(guī)定，及時按要求銷毀到期的會計檔案。

3.5 開發(fā)利用會計檔案管理的相關軟件

財務辦公軟件升級較快，常出現(xiàn)財務辦公軟件查詢會計檔案時打不開檔案管理系統(tǒng)的問提。需要將系統(tǒng)恢復到較低版本才能打開系統(tǒng)，嚴重影響了工作效率，更嚴重的還會造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)失靈的情況。所以，要做到財務辦公軟件系統(tǒng)和檔案管理文件的同步升級。并做好保存工作，做到磁性儲存介質防高溫、防霉、防塵保護并遠離磁場。

總之，為了加強會計檔案管理工作力度，就需要有關部門針對會計檔案管理工作高度重要，針對會計檔案管理中所存在的問題進行研究，并具有針對性地提出有效對策，需要引起重視。

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