新形勢下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的研究與探討

摘要：對學(xué)生檔案的管理工作，保障了檔案的真實性和可靠性，有利于維護(hù)高校學(xué)生切身利益，維持就業(yè)市場基本秩序，保障人才的公平輸出和就業(yè)。提高高校學(xué)生檔案管理工作的水平，是目前亟待解決的重大問題。新形勢下，檔案管理工作面臨著很多新的問題，本文從高校學(xué)生檔案管理工作的重要性、存在的問題出發(fā)，探討了相關(guān)工作在具體執(zhí)行時的對策性建議。

關(guān)鍵字：檔案管理；高校；對策性建議

一、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的重要性

高校學(xué)生檔案是記載學(xué)生就讀期間成績、水平、履歷的重要佐證，囊括了學(xué)生的各類重要證件、證明以及原始文件材料等，是體現(xiàn)和考察學(xué)生品德、學(xué)業(yè)、心理等各方面水平的重要憑證。做好高校學(xué)生的檔案管理工作具有重要的意義，高校學(xué)生檔案不僅是伴隨學(xué)生一生的重要?dú)v史憑證，還是學(xué)生走進(jìn)社會的敲門磚。

國家選拔人才、社會考察人才、企業(yè)錄用人才過程中，對檔案的審查都是必不可少的重要環(huán)節(jié)。在愈加沉重的就業(yè)壓力下，學(xué)歷、經(jīng)歷、證件造假的現(xiàn)象層出不窮，對公平的高校畢業(yè)生就業(yè)競爭市場產(chǎn)生了諸多不良影響。對學(xué)生檔案的管理工作，保障了檔案的真實性和可靠性，有利于維護(hù)高校學(xué)生切身利益，維持就業(yè)市場基本秩序，保障人才的公平輸出和就業(yè)。

二、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

1 對學(xué)生檔案管理的重要性認(rèn)識不足

高校學(xué)生的檔案管理，涉及諸多有關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合，檔案文件資料的收集與整合也需要各個部門相互間的組織安排。很多高校存在對檔案管理缺乏重視的問題，將主要人事力量側(cè)重于教育教學(xué)工作中，對與檔案管理工作沒有專門的部分和人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，缺乏相關(guān)的工作制度和指導(dǎo)監(jiān)督，導(dǎo)致了學(xué)生檔案材料集中在畢業(yè)前夕進(jìn)行突擊歸納，因而產(chǎn)生文件資料疏失、缺漏等問題。同時，部分高校對檔案的相關(guān)知識與重要性宣傳不足，缺乏相關(guān)的講座、課程或者其他學(xué)習(xí)活動。學(xué)生對自身檔案資料的重要性認(rèn)識不足，對檔案涉及的未來影響理解不到位，對相關(guān)信息、表格、證件等填寫、上交倦怠，影響學(xué)校的檔案管理工作完成，也給自身帶來損失。

2人員業(yè)務(wù)水平有待提高

在高校的檔案管理工作中，還存在檔案管理的具體實施人員缺乏專業(yè)知識，業(yè)務(wù)水平有待提高的現(xiàn)象。學(xué)生檔案的歸檔工作，需經(jīng)由學(xué)院、教務(wù)處等多個部門，通過各種手續(xù)審批、資料填寫，才能進(jìn)行最終整合。高校的檔案管理工作大多為相關(guān)人員兼職，如輔導(dǎo)員、教務(wù)處人員等。這些人員缺乏檔案知識的專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對檔案的收集、整理、歸檔等都依靠經(jīng)驗，沒有系統(tǒng)的專業(yè)管理方式。一部分人員對檔案管理工作較為被動，缺乏積極性，消極懈怠對待檔案工作，認(rèn)為這是主要工作內(nèi)容之外的負(fù)擔(dān)。這些現(xiàn)象極大的影響了高校學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3 學(xué)生檔案管理制度不健全，管理手段落后

高校對學(xué)生檔案的管理辦法缺乏系統(tǒng)健全的制度約束，在實際檔案操作中，盲目依憑經(jīng)驗和口口相傳，缺乏相應(yīng)監(jiān)管機(jī)制。在具體工作中，很多學(xué)校在檔案的移交、整理、轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)上程序松散，標(biāo)準(zhǔn)混亂。由于學(xué)生檔案資料需經(jīng)受的部門較為復(fù)雜，因此每個部門都有自己的一套工作方式，難以在整體上形成協(xié)調(diào)統(tǒng)一。以教務(wù)處對學(xué)生檔案的歸檔工作為例，教務(wù)處對檔案整理專業(yè)知識學(xué)習(xí)不夠，對所有上交資料一律來者不拒，對未上交的資料漠不關(guān)心，極容易造成檔案材料的缺失和混亂。在各部門材料整理、交接的過程中，因制度不健全等問題，還易出現(xiàn)對檔案工作的相互推諉，對自身工作范圍不夠明晰，導(dǎo)致檔案管理工作的延遲的低效。

三、高校學(xué)生管理工作的對策性建議

1 增強(qiáng)高校師生檔案管理意識，提高對學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識

學(xué)校應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)對檔案工作的重視，將檔案管理工作的人員培訓(xùn)、師生宣傳、機(jī)制建立等內(nèi)容納入日程，并予以專人進(jìn)行監(jiān)督安排。將檔案管理工作成為一個單獨(dú)的工作系統(tǒng)，成立專門的部門、組織專業(yè)人員將檔案工作引入正規(guī)。對檔案的重要性組織日常會議，對相關(guān)工作人員和教師進(jìn)行培訓(xùn)及思想宣傳工作，樹立正確的檔案管理工作態(tài)度，形成嚴(yán)抓、狠抓檔案工作的新風(fēng)向。在學(xué)生中間，通過教師的日常督促、相關(guān)檔案知識的各種活動等，提高學(xué)生對檔案的重視程度?？梢岳脵n案知識講座、檔案知識競賽等活動，促進(jìn)學(xué)生對檔案知識的了解和掌握。

2 建立健全學(xué)生檔案管理制度和監(jiān)督體制，強(qiáng)化管理人員業(yè)務(wù)水平

國家在近年來對學(xué)生檔案管理工作愈加重視，并順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，不斷推進(jìn)檔案管理工作體制的進(jìn)一步建立健全和深化改革。各高校應(yīng)當(dāng)積極相應(yīng)國家號召，在國家已建立的檔案管理制度基礎(chǔ)上，根據(jù)本校自身環(huán)境與條件，對學(xué)生檔案的收集、歸檔、移交等工作制定規(guī)章與細(xì)則，規(guī)范學(xué)校的檔案管理工作流程。對工作中的問題積極進(jìn)行總結(jié)和整理，安排工作會議對問題予以討論和解決，對工作疏失嚴(yán)肅審查，對管理人員嚴(yán)格要求。

高校應(yīng)進(jìn)一步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。對涉及到檔案工作的相關(guān)人員組織定期培訓(xùn)，并進(jìn)行業(yè)務(wù)考核。同時加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的思想教育，幫助其樹立良好的工作心態(tài)，杜絕部分人員在工作中產(chǎn)生的消極心態(tài)和倦怠心理，使工作人員從根本上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和嚴(yán)肅性。

高校學(xué)生檔案的管理工作對學(xué)生的未來發(fā)展，企業(yè)與社會的人才需求，以及國家的人才培養(yǎng)和選拔都具有重要影響，提高高校學(xué)生檔案管理工作的水平，是目前亟待解決的重大問題。新形勢下，檔案管理工作面臨著很多新的問題，但相信通過我們的切實努力，增強(qiáng)對其重要性的認(rèn)識，建全管理工作的制度，規(guī)范管理模式和細(xì)則的建立，就能夠推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]曲濤.從干部人事檔案角度看高校學(xué)生檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù).2017（02）

[2]陳巍巍，徐益.淺談高校學(xué)生檔案管理[J].上海工程技術(shù)大學(xué)教育研究.2007（02）

[3]譚春霞.淺談高校學(xué)生檔案就業(yè)服務(wù)功能實效性[J].才智.2015（32）

[4]張志強(qiáng).淺析面向就業(yè)服務(wù)的高校學(xué)生檔案管理拓展[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì).2016（07）

[5]李彩霞.新時期高校學(xué)生檔案管理改革探析[J].求知導(dǎo)刊.2016（10）

[6]戴麗虹.試論高校學(xué)生檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（16）

[7]戴麗虹.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中存在的問題與改進(jìn)措施[J].檔案天地.2016（08）

作者簡介：

隋靜鳳（1965.07）；性別：女，籍貫：山東省長島人，學(xué)歷：本科？，畢業(yè)于山東省廣播電視大學(xué)；現(xiàn)有職稱：中級館員；研究方向：檔案管理