大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理發(fā)展的有效途徑

王芳

【摘要】大數(shù)據(jù)的發(fā)展對(duì)于未來(lái)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)的影響具有十分重要的意義，也為企業(yè)檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。相對(duì)來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案中的運(yùn)用，主要表現(xiàn)為對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息處理和分類(lèi)，為企業(yè)進(jìn)行檔案信息管理提供重要的途徑。本文主要分析大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，隨著我國(guó)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不斷加強(qiáng)，檔案數(shù)據(jù)化管理也將受到重視，建立完善的檔案管理機(jī)制意義重大，本文提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理發(fā)展的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) 檔案管理 途徑

一、大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

文本從三個(gè)方方面分析了大數(shù)據(jù)的概念，分別是大小、多樣性和速度，具體內(nèi)容如下：

（一）數(shù)據(jù)的大小

衡量數(shù)據(jù)的大小可以從交易、事件的絕對(duì)數(shù)量和歷史長(zhǎng)度等三個(gè)方面進(jìn)行，單數(shù)隨著屬性、唯獨(dú)和預(yù)測(cè)變量的變化會(huì)引起數(shù)據(jù)量的進(jìn)一步增加。數(shù)據(jù)分析師一般會(huì)采取小樣本數(shù)量來(lái)分析完成數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)。通常來(lái)說(shuō)，由于會(huì)人為限制儲(chǔ)存或者是計(jì)算能力限制的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)隱藏在冰山之中，人民普遍看不見(jiàn)。

（二）數(shù)據(jù)的多樣性

數(shù)據(jù)的多樣性通常表現(xiàn)了數(shù)據(jù)的混雜程度。特別是在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)中，操作性數(shù)據(jù)的機(jī)構(gòu)化最明顯，因此必須要依靠數(shù)據(jù)類(lèi)型作為導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)，比如說(shuō)字符、數(shù)字型和浮點(diǎn)型等。近年來(lái)，數(shù)據(jù)開(kāi)始向非結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)源增長(zhǎng)速度加快，逐漸超越了操作性應(yīng)用。

（三）數(shù)據(jù)的速度

數(shù)據(jù)的速度，主要包括數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、積累、接收和處理的速度。世界發(fā)展速度很快，所以要求商業(yè)領(lǐng)域的信息傳遞速度，要及時(shí)有效。也就是數(shù)據(jù)的聯(lián)機(jī)處理，或者實(shí)施性流式處理，盡快制定決策，將傳統(tǒng)的月處理事情改成現(xiàn)在的日處理，提高處理的及時(shí)性。

二、大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理中的重要意義

（一）提高檔案管理效率

在管理方面，大數(shù)據(jù)帶來(lái)的檔案管理方法對(duì)以往分卷管理、手工檢索以及人工分類(lèi)存檔調(diào)動(dòng)的格局進(jìn)行了徹底的顛覆。存在的方式對(duì)于庫(kù)房等儲(chǔ)存，使得空間得到很大的節(jié)省，同時(shí)對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，電子檔案存儲(chǔ)更加便捷。其次，電子檔案最有利的優(yōu)勢(shì)是具有檢索迅速以及資源共享的特點(diǎn)。從辦公信息化系統(tǒng)方面來(lái)講，內(nèi)部相關(guān)部門(mén)對(duì)資料庫(kù)屬于共享，可以通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)按照規(guī)定直接進(jìn)行拷貝儲(chǔ)存、檢索文檔信息。地域與空間對(duì)電子檔案不產(chǎn)生任何制約作用，瀏覽、檢索以及編輯和應(yīng)用同地、異地均可。

（二）企業(yè)適應(yīng)信息化管理的需求

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，離不開(kāi)企業(yè)人力、物力和財(cái)力的大力支持，這不僅會(huì)花費(fèi)企業(yè)的成本，而且不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。傳統(tǒng)的檔案信息管理，一般來(lái)說(shuō)都是人手統(tǒng)計(jì)、對(duì)行業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，在這些信息來(lái)源中，存在著樣本量不足的問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代以后，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集和分析整理企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息，管理研究人員能夠及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行有效的管理，以便于研究人員為企業(yè)人才儲(chǔ)備和評(píng)估提供合理的參考。

（三）對(duì)檔案進(jìn)行安全保密管理

保密性是檔案管理工作的重要原則，因?yàn)楹芏鄼n案是不對(duì)外公開(kāi)的，特別是涉及到國(guó)家機(jī)密的檔案更加要進(jìn)行嚴(yán)密的保管。所以，檔案管理工作人員要在國(guó)家法律的基礎(chǔ)上，對(duì)保密的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的保密管理，堅(jiān)決制止檔案泄密行為，不涂改、不偽造檔案，自覺(jué)遵守檔案管理的保密性原則。計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展大大提高了信息的保密程度和技術(shù)，所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的安全性更高。

三、檔案管理發(fā)展存在的問(wèn)題

（一）信息集成度不足

從技術(shù)、方法和概念的層面來(lái)看，大數(shù)據(jù)集成的模型主要有三個(gè)組成因素，分別是可重用技術(shù)，集成結(jié)構(gòu)和總體集成。在我國(guó)企業(yè)的信息集成主要來(lái)源于硬件和網(wǎng)絡(luò)，這也是受到國(guó)內(nèi)信息系統(tǒng)的限制形成的。國(guó)外的某些計(jì)算機(jī)已經(jīng)開(kāi)始了多種硬件平臺(tái)和多種軟件平臺(tái)共存的相關(guān)研究，是信息集成得到有效運(yùn)用。但是我國(guó)在這方面的研究還有很大不足，需要進(jìn)一步發(fā)展。這些都制約了大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用。

（二）大數(shù)據(jù)分析能力不足

當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展與數(shù)據(jù)息息相關(guān)，在數(shù)據(jù)中隱藏著許多有價(jià)值的信息，這些數(shù)據(jù)中隱藏的信息進(jìn)一步分析和利用能夠有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的進(jìn)一步發(fā)展。但是，在計(jì)算機(jī)發(fā)展水平上我國(guó)與其他國(guó)家相比還存在很多不足，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也處于起步階段，特別是在企業(yè)信息管理中，高科技計(jì)算機(jī)人才嚴(yán)重不足，這樣一來(lái)與國(guó)外企業(yè)相比，在數(shù)據(jù)的收集和分析工作上，能力十分低下，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案信息管理的持續(xù)發(fā)展。

四、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的對(duì)策

（一）設(shè)數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息集成

建立標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式。在企業(yè)檔案管理中，現(xiàn)存的軟件都有不同的存儲(chǔ)訪(fǎng)問(wèn)方式，其中的數(shù)據(jù)庫(kù)表在功能上相近，但是表名、字段名、數(shù)據(jù)類(lèi)型、約束條件等方面各不相同，這樣非常不利于存儲(chǔ)的統(tǒng)一管理，而通過(guò)建立數(shù)據(jù)平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的一致性，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)平臺(tái)的作用，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)信息共享。

數(shù)據(jù)集成，就是將來(lái)源不同、格式不同和特點(diǎn)不同的數(shù)據(jù)通過(guò)邏輯性或者是物理性的集中管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息全面的數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)商務(wù)智能化和建設(shè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)，以及制定發(fā)展戰(zhàn)略提供重要依據(jù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)分析

企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)的功能有很多，主要包括客戶(hù)管理、銷(xiāo)售計(jì)劃管理、客戶(hù)評(píng)價(jià)、促銷(xiāo)管理等。因此需要做好企業(yè)的數(shù)據(jù)分析管理工作，進(jìn)一步提取數(shù)據(jù)中的信息價(jià)值。因此，在進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析時(shí)，企業(yè)要深入挖掘大數(shù)據(jù)的價(jià)值，采取數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)引擎查處能力，深入挖掘企業(yè)的銷(xiāo)售情況、客戶(hù)關(guān)系和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等信息，制定增量抽取和完全抽取相結(jié)合的策略，制定發(fā)展戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化水平的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理

促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提高其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，近幾十年來(lái)，企業(yè)檔案在數(shù)字化進(jìn)程方面得到飛速的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的發(fā)展，也從傳統(tǒng)的處理日常業(yè)務(wù)，拓展到客戶(hù)管理系統(tǒng)、訂貨系統(tǒng)、專(zhuān)賣(mài)系統(tǒng)、物流配送系統(tǒng)于一體的全面的業(yè)務(wù)體系。目前，雖然企業(yè)檔案在數(shù)據(jù)方面存儲(chǔ)量巨大，但是在人才上嚴(yán)重匱乏，導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)檔案信息官管理水平不高，存在著這樣的尷尬局面，即公司內(nèi)部收集了大量的數(shù)據(jù)信息，但是卻缺乏相應(yīng)的工具和人才來(lái)挖掘這些數(shù)據(jù)中的重要價(jià)值。如何有效的改善這一尷尬局面，提高企業(yè)檔案管理信息化水平，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，還需要經(jīng)歷很長(zhǎng)的發(fā)展時(shí)期才能達(dá)到這一目標(biāo)。endprint