基于檔案工作人員視角的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理問題及對策

孫帥

摘要：固定資產(chǎn)投資項目是指利用國家預(yù)算內(nèi)基本建設(shè)撥款、自籌資金、銀行存款等多種方式，以擴大生產(chǎn)能力（或新增工程效益）為目的而進行的新建、擴建、技術(shù)改造等基本建設(shè)工程和設(shè)備設(shè)施的更新等建設(shè)項目。筆者結(jié)合固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作實踐，從一個檔案工作人員的視角來談?wù)劰潭ㄙY產(chǎn)投資項目檔案的常見問題和對策。

關(guān)鍵詞：項目檔案 問題 對策

固定資產(chǎn)投資項目是指利用國家預(yù)算內(nèi)基本建設(shè)撥款、自籌資金、銀行存款等多種方式，以擴大生產(chǎn)能力（或新增工程效益）為目的而進行的新建、擴建、技術(shù)改造等基本建設(shè)工程和設(shè)備設(shè)施的更新等建設(shè)項目。

在整個項目建設(shè)全過程中所形成的反映工程項目設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等方面活動并具有查考利用價值的各種形式與載體的文件材料，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔成為固定資產(chǎn)投資項目檔案。

筆者結(jié)合固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作實踐，從一個檔案工作人員的視角來談?wù)劰潭ㄙY產(chǎn)投資項目檔案的常見問題和對策。

一、項目檔案管理的常見問題

固定資產(chǎn)投資項目檔案的常見問題主要表現(xiàn)為完整性、有效性和專業(yè)性三個方面

1、在材料收集完整性方面的問題

完整性方面的問題主要表現(xiàn)在以下各個方面：前期文件收集不完整；缺工程合法性證明文件；招投標(biāo)文件中缺評標(biāo)記錄、評標(biāo)報告和中標(biāo)通知書；質(zhì)監(jiān)文件、設(shè)計變更文件沒有閉環(huán)，缺整改結(jié)果反饋材料；調(diào)整內(nèi)容的文件不完整；設(shè)備文件不齊全；缺照片、錄音、錄像材料；與項目相關(guān)的過程文件不完整。

2、在材料有效性方面的問題

有效性方面的問題主要表現(xiàn)在以下各個方面：合同金額與采購?fù)ㄖ獣痤~不一致；驗收記錄簽字不全；竣工圖沒蓋竣工圖章；竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設(shè)計變更做相應(yīng)的更改；在施工圖上修改不注明修改依據(jù)；監(jiān)理文件不規(guī)范；文件產(chǎn)生時間與正常流程不符等。

3、檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)性方面的問題

在材料收集方面，有些不應(yīng)復(fù)印歸檔但實際歸復(fù)印件，有些紙張質(zhì)量不滿足長期保存的要求，有些字跡材料易褪色。在檔案整理方面，存在缺少分類辦法或分類辦法與實體分類不符、案卷拆分排序不科學(xué)、案卷質(zhì)量不高等問題。在保管條件方面，有些單位檔案保管條件比較簡陋，達不到檔案安全保管的基本要求。

二、問題產(chǎn)生的原因

項目檔案管理問題出現(xiàn)的原因可以分為兩個層面，一個層面是總體的原因，有認(rèn)識上的，也有管理上的；另一個層面是具體環(huán)節(jié)上的原因，項目建設(shè)的每個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的原因都大致是那么幾個，能夠總結(jié)出來。

1、總體層面的原因

建設(shè)單位、參建單位和監(jiān)理單位的檔案意識不強，不重視項目檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)缺乏總體協(xié)調(diào)意識，建設(shè)部門缺乏檔案管理意識。同時，檔案部門又缺乏項目管理意識，項目檔案工作與項目管理聯(lián)系不緊密，沒有將項目檔案管理工作納入項目管理程序，檔案工作與項目建設(shè)管理不銜接、步調(diào)不一致。檔案部門介入晚、被動接收，在管理上呈現(xiàn)縱向滯后，橫向脫節(jié)的態(tài)勢。

相比較其他類型檔案，固定資產(chǎn)投資項目檔案的特點就是工程期間形成的文件數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，包括文書檔案、基建項目檔案、設(shè)備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案，既有管理文件，又有專業(yè)技術(shù)文件，載體形式包括紙質(zhì)、聲像、電子等多種載體。所以固定資產(chǎn)投資項目檔案任務(wù)量大、涉及面廣，歸檔工作相對比較復(fù)雜。建設(shè)單位制度、標(biāo)準(zhǔn)如果不健全，更是增加了項目檔案管理的難度。

2、具體環(huán)節(jié)上的原因

在招投標(biāo)環(huán)節(jié)，對招投標(biāo)工作過程缺乏了解，對有關(guān)招標(biāo)工作管理的規(guī)定不了解，對招投標(biāo)文件歸檔要求不明確，與被委托單位缺乏溝通。

在基建環(huán)節(jié)，檔案人員對工程建設(shè)過程不了解；開工前未進行工程建設(shè)的檔案交底，未對施工形成的檔案資料的歸檔內(nèi)容、整理質(zhì)量、歸檔時間做出歸定；缺乏施工過程中對歸檔情況的監(jiān)督檢查；項目竣工后建設(shè)單位檔案部門接收或驗收工程檔案時未進行徹底檢查。

在設(shè)備采購環(huán)節(jié)，設(shè)備開箱驗收時未檢查隨機文件；項目實施部門不重視設(shè)備驗收測試記錄，只作定性檢查，不做數(shù)值記錄使驗收缺少準(zhǔn)確依據(jù)；對含有部分基建工程的設(shè)備安裝工程、生產(chǎn)線建設(shè)項目忽略基建施工文件的收集；對設(shè)備操作人員培訓(xùn)不重視導(dǎo)致記錄缺失。

三、解決問題的對策

1、檔案管理部門牽頭健全制度

隨著國家對固定資產(chǎn)投資項目投資、建設(shè)、管理要求的提高，對項目檔案的收集、管理、歸檔工作也提出了新的要求，在項目建設(shè)單位檔案工作中，制定適合本單位工作實際的建設(shè)項目檔案管理規(guī)章制度，使建設(shè)項目檔案工作有章可循、有法可依是很有必要的。

檔案管理部門做為固定資產(chǎn)投資項目檔案的主管部門，不管是出于對建設(shè)項目還是對自身職能的考量，都應(yīng)主動牽頭健全相關(guān)制度。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建議單位在人事、經(jīng)費、考核等方面形成配套制度，完善項目檔案管理組織機構(gòu)和工作體系，敦促項目管理職能部門將項目檔案工作落實到項目管理程序中去。同時檔案管理部門本身應(yīng)制定本單位的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理辦法、檔案驗收實施細則及監(jiān)督考核辦法，針對具體項目制定有針對性的歸檔要求、整理標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與要求，做到有要求、有考核、有獎懲、有權(quán)重。

2、將項目檔案要求納入合同管理

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)提出要求，將合同審查、管理流程中應(yīng)加入檔案審查環(huán)節(jié)，由檔案管理部門對合同中關(guān)于提供資料條款進行審核，將施工方、設(shè)備供應(yīng)方文件提供情況與合同付款掛鉤，明確規(guī)定有關(guān)工程文件、圖紙及其他特殊載體文件的整編歸檔內(nèi)容及各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以經(jīng)濟手段控制資料歸檔工作。

（1）基建工程項目檔案納入合同管理

在簽訂基建工程項目設(shè)計、施工、監(jiān)理合同時，合同與技術(shù)協(xié)議要明確提出移交的項目檔案的數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項。

（2）設(shè)備采購與研制中實施合同管理

在簽訂設(shè)備采購，研制合同、技術(shù)協(xié)議時，要明確提出設(shè)備研制方或提供方應(yīng)提供哪些技術(shù)資料數(shù)量、套數(shù)等。非標(biāo)設(shè)備研制單位應(yīng)提供的技術(shù)文件要做出專門要求。

3、充分發(fā)揮檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能

由于項目檔案的收集、整理、歸檔是一項較復(fù)雜的工作，所以檔案部門要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，對參建各方經(jīng)常宣講項目檔案管理制度、程序與歸檔要求。要經(jīng)常深入現(xiàn)場，幫助解決檔案形成部門在檔案收集、整理項目檔案過程中遇到的問題。平時注意指導(dǎo)兼職檔案員檔案收集、整理、立卷的具體操作方法，對不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的及時予以糾正。

4、加強對參建各方和各節(jié)點的管控

檔案管理部門的檔案人員在項目開始立項論證之初，就要介入項目管理，主動而為，有的放矢地做好工作，全面融入項目建設(shè)之中，經(jīng)常檢查項目檔案各階段、各環(huán)節(jié)的收集、整理情況。要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，在監(jiān)理合同中增加其對設(shè)計、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任。要保證文件有效、真實、準(zhǔn)確，需要文件形成單位、監(jiān)理單位對文件的內(nèi)容和形成過程認(rèn)真審核把關(guān)，這就迫使檔案管理部門人員敦促參建各方通過在不同時段、不同節(jié)點把握住不同的控制要點，對項目全過程中的檔案進行有效管理。及時有針對性地提出監(jiān)督指導(dǎo)意見，敦促參建單位檔案管理人員及時做好項目文件資料的預(yù)立卷工作；對于沒有按照規(guī)定和要求做好預(yù)立卷、歸檔的單位和人員，及時提出，必要時可下達整改通知書。

5、檔案管理部門加強專業(yè)性建設(shè)

在材料收集方面，進一步完善相關(guān)規(guī)章制度，并制定切實可行的保障措施，確保制度落實到位。在材料整理方面，參照《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)制定切合單位實際情況的檔案操作規(guī)程并嚴(yán)格執(zhí)行，做到分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)、有序。在檔案保管方面，歸檔文件材料的制成材料要符合耐久性要求，檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，逐步改善檔案保管硬件條件。

檔案管理人員要參加一些檔案專業(yè)崗位培訓(xùn)，檔案管理和檔案驗收要更加嚴(yán)、慎、細、實，避免一些文字、數(shù)字上的差錯。也可以通過加強檔案信息化工作，增強固定資產(chǎn)投資項目文件歸檔的自動化和成套性，提高項目檔案自動化管理水平和開發(fā)利用能力。endprint