淺談無紙化電子閱文系統(tǒng)設(shè)計

張智敏

摘要：無紙化電子閱文系統(tǒng)，通過IP網(wǎng)絡(luò)、云計算、微服務(wù)、高清流媒體等新技術(shù)的應(yīng)用，把音頻、視頻、多媒體信息、計算機網(wǎng)絡(luò)接入有機結(jié)合，實現(xiàn)會議資料的無紙化，使用戶合理有效地利用多媒體信息的交互、呈現(xiàn)、控制，提升會議質(zhì)量，推動傳統(tǒng)會議的信息化升級。

關(guān)鍵詞：電子閱文；無紙化；會議；無線網(wǎng)絡(luò)

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2017）05-0199-03

1 系統(tǒng)概述

無紙化電子閱文系統(tǒng)使得會議從傳統(tǒng)的紙質(zhì)為信息記錄載體轉(zhuǎn)化成以平板電腦、智能手機為載體的數(shù)字化、移動化的多媒體，利用移動終端的便攜性，把會議從固定的會議室延伸至場外的移動終端。

會議效率：解決傳統(tǒng)會議在人數(shù)統(tǒng)計、資料準備等方面的繁鎖復(fù)雜；

會議應(yīng)變能力：對參會人員數(shù)量、臨時性會議資料添加的支持；

資源節(jié)約：傳統(tǒng)上，大量會議材料會前打印，會后回收粉碎或丟棄；

安全保密：會議內(nèi)容涉及到國家秘密或企業(yè)商業(yè)秘密時，對會議資料的控制非常重要，而傳統(tǒng)會議采用紙質(zhì)會議資料，易于發(fā)生丟失泄密。

通過無紙化電子閱文系統(tǒng)建設(shè)，可實現(xiàn)以下功能：

文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，通過多次同步操作，將會議文件傳輸?shù)蕉嗝獠繀撸?/p>

文件顯示電子化，每個參會者都有單獨的平板電腦，每個平板電腦能獨立瀏覽會議相關(guān)文件；

文件內(nèi)容保密化，無紙化電子閱文系統(tǒng)能對下發(fā)的會議資料進行有效監(jiān)控，及時回收，保證會議資料信息的安全可控性。

2 系統(tǒng)功能

在會議之前，通過網(wǎng)絡(luò)將電子化的會議文件推送給與會人員提前審閱，會議期間，發(fā)送會議文件供與會人員瀏覽閱讀、在線批注、意見建議在線提交。

2.1 簽到功能

與會人員根據(jù)所入座的座位信息，在簽到界面對號選擇進行簽到。簽到界面根據(jù)會議室座席圖生成一張簽到示意圖，與會人員根據(jù)自己所入座的座位找到圖上對應(yīng)的位置，點擊并選擇自己的名字進行簽到，簽到界面實時顯示應(yīng)簽到人數(shù)、已簽到人數(shù)、未簽到人數(shù)及已簽到名單。

2.2 文稿上傳、下載

系統(tǒng)通過本地WLAN或4G網(wǎng)絡(luò)進行文件的上傳及下載。當出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)無法覆蓋時，提供一套完善的本地存儲方案，通過數(shù)據(jù)緩存和同步更新技術(shù)，暫時將信息儲存于移動終端設(shè)備上，重新連接上網(wǎng)絡(luò)時，能自動或輔助手動完成數(shù)據(jù)同步及斷點續(xù)傳。

2.3 議題查閱與閱文功能

議題界面顯示了議題的基本信息，包括議題名稱、匯報人、匯報時間、匯報資料等。

會議過程中，與會人員可通過終端閱覽秘書上傳的資料文稿，可對文稿進行滑動翻頁、縮放控制等，可通過多點觸摸技術(shù)對文稿進行雙指縮放等操作，可通過文稿縮略圖進行文稿跳頁操作。

2.4 文稿批注

查閱文稿過程中可對文稿進行意見批注，可選擇批注的顏色及筆勢的粗細，可對批注內(nèi)容進行保存或清空等操作，會后可通過管理端下載保存的批注內(nèi)容。

2.5 表決功能

與會人員可對會議內(nèi)容進行表決，表決方式可根據(jù)實際需要選擇是否記名，表決結(jié)束后實時顯示表決結(jié)果，表決結(jié)果會后自動歸檔于會議紀要中。

會議議題需要進行表決時，主持人可控制發(fā)起表決項，與會人員終端進入表決界面，點擊意見按鈕【同意】、【反對】、【棄權(quán)】進行表決，點擊之后界面會顯示已按鍵，若多次按鍵，系統(tǒng)會提示以最后一次按鍵內(nèi)容為準進行統(tǒng)計。

2.6 視頻播放

系統(tǒng)支持接入外部視頻信號，與會人員可點擊視頻播放按鈕觀看內(nèi)容。

2.7 會務(wù)服務(wù)功能

會議過程中，若與會人員有咖啡、茶水等需要，可通過下拉會務(wù)服務(wù)框，點擊對應(yīng)的需求按鈕，即可發(fā)送服務(wù)請求至茶水間顯示屏上顯示，服務(wù)人員根據(jù)收到的請求進行響應(yīng)。

2.8 權(quán)限管理

本系統(tǒng)對文稿的上傳、下載、閱覽、批注均實現(xiàn)權(quán)限管理，針對不同的權(quán)限用戶，開放不同的功能模塊，閱覽不同的文稿內(nèi)容。

2.9 終端設(shè)備軟件支持

電子閱文系統(tǒng)支持主流手持終端設(shè)備操作系統(tǒng)，支持屏幕自適應(yīng)、軟件自動升級等功能。

2.10 數(shù)據(jù)安全性

保證重要數(shù)據(jù)的完整性，文件操作的不可抵賴性；保障數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性；利用先進的加密技術(shù)、用戶驗證、存取控制等安全機制，使用戶只能看到和自己有關(guān)的文件；終端設(shè)備意外丟失，安裝和保存在終端設(shè)備上的系統(tǒng)軟件、相關(guān)文件等數(shù)據(jù)可遠程控制進行徹底銷毀。

2.11 多會議室管理功能

以B/S系統(tǒng)提供多會議管理功能，秘書可通過管理端進行權(quán)限管理、人員庫管理、會議排期、會議控制、表決控制、設(shè)備管理、多會議室管理等。

3 系統(tǒng)設(shè)計

3.1 總體架構(gòu)

電子閱文的整體應(yīng)用實現(xiàn)由服務(wù)端（管理子系統(tǒng)、業(yè)務(wù)子系統(tǒng)）+APP應(yīng)用三個部分組成。

管理子系統(tǒng)：負責提供系統(tǒng)級的管理功能；實現(xiàn)對系統(tǒng)賬號的管理（支持開銷戶與權(quán)限管理）；實現(xiàn)能力的統(tǒng)一調(diào)用與短信提醒服務(wù)、消息推送服務(wù)；負責與APP之間接口消息收發(fā)和文件傳輸；提供系統(tǒng)級的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析以及安全控制功能；

業(yè)務(wù)子系統(tǒng)：負責提供所有業(yè)務(wù)應(yīng)用功能，在支持管理員賬號對于文件信息上傳與管理操作之外、還提供會議通知公告的發(fā)布、會議日常安排等應(yīng)用功能；業(yè)務(wù)子系統(tǒng)同時還負責會議數(shù)據(jù)的自動同步機制的實現(xiàn)。

APP應(yīng)用：是系統(tǒng)使用者唯一的操作界面，在提供基礎(chǔ)的文件、通知信息下載、瀏覽功能之外，還支持文件批閱及本地化存儲定制化功能和手勢認證、天氣預(yù)報等配套應(yīng)用。

3.2 服務(wù)端部署

從節(jié)省硬件投資和客戶對業(yè)務(wù)綜合管理升級的需求出發(fā)，管理子系統(tǒng)可與綜合信息服務(wù)平臺開放的短信接口完成對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)閱讀的短信能力。endprint

業(yè)務(wù)子系統(tǒng)安裝部署在新的服務(wù)器上，提供標準應(yīng)用和文件存儲與同步服務(wù)。

3.3 APP應(yīng)用部署

采用平板電腦或無線智能終端作為無紙化閱文的載體，在智能終端上安裝專業(yè)的數(shù)據(jù)閱讀APP應(yīng)用來實現(xiàn)具體的用戶交互操作。

NATIVE開發(fā)：支持會議文件與資料文件的動態(tài)更新、支持PDF文件的遠程下載與本地化審閱操作，提供具體公告通知的消息推送與詳情獲取，實現(xiàn)用戶身份鑒定、權(quán)限管理等主要應(yīng)用。

WEB頁面適配：根據(jù)不同用戶的使用習慣，提供原有會議日程WEB版本的適配服務(wù)，可對接外網(wǎng)，實現(xiàn)WEB頁面在APP應(yīng)用中的瀏覽。

3.4 網(wǎng)絡(luò)拓撲

無紙化電子閱文系統(tǒng)集中部署在專用機房中，在會議期間使用內(nèi)部無線網(wǎng)絡(luò)為電子閱文APP應(yīng)用提供網(wǎng)絡(luò)支持；在日常辦公期間支持使用運營商提供的3G/4G無線服務(wù)或其他互聯(lián)網(wǎng)接入點提供網(wǎng)絡(luò)支持。

3.5 管理子系統(tǒng)

管理子系統(tǒng)重點實現(xiàn)系統(tǒng)管理的各項管理功能，對系統(tǒng)應(yīng)用進行系統(tǒng)參數(shù)配置，系統(tǒng)用戶和角色的設(shè)置管理。

3.5.1 用戶權(quán)限管理

操作權(quán)限、對象權(quán)限、資源權(quán)限管理。

3.5.2 角色管理

電子閱文用戶角色包括，系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)管理員、系統(tǒng)維護管理員。角色操作功能，增加、修改、刪除、查詢、設(shè)置功能權(quán)限等。

3.5.3 用戶管理

對登陸電子閱文的用戶進行管理，包括增加、修改、刪除、查詢用戶、修改登陸用戶密碼、設(shè)置角色等。所有對用戶操作具有日志記錄，內(nèi)容包括執(zhí)行操作的用戶、時間、以及執(zhí)行的操作。

3.5.4 安全管理

包括設(shè)置系統(tǒng)用戶的密碼有效時間、登陸用戶IP綁定、動態(tài)密碼、登陸錯誤次數(shù)限制。

3.5.5 維護管理

系統(tǒng)監(jiān)控守護對設(shè)備本地數(shù)據(jù)進行監(jiān)控，同時根據(jù)設(shè)置的維護管理規(guī)則，定期收集系統(tǒng)自身的維護信息。

3.5.6 設(shè)備監(jiān)控

對設(shè)備組內(nèi)所有設(shè)備的監(jiān)控。不同的設(shè)備采用serverID加APID唯一標識。所有設(shè)備接收到來自管理子系統(tǒng)的巡檢指令，啟動對設(shè)備監(jiān)控數(shù)據(jù)采集。監(jiān)控對象包括系統(tǒng)硬件CPU、內(nèi)存、磁盤，系統(tǒng)軟件操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用進程的運行狀況。

3.5.7 數(shù)據(jù)備份/恢復(fù)

支持數(shù)據(jù)備份/恢復(fù)設(shè)置。在系統(tǒng)運行磁盤內(nèi)保留特定時間段內(nèi)的日志文件，超出時間段則備份至其他指定存儲位置；可設(shè)置要求保留日志文件的時間段，超出該時間段，系統(tǒng)自動清除。

3.5.8 應(yīng)用管理

負責應(yīng)用在電子閱文上的注冊與激活，支持應(yīng)用運行狀態(tài)的控制和網(wǎng)絡(luò)通信能力的權(quán)限分配功能。應(yīng)用插件第一次啟動時，向應(yīng)用管理模塊發(fā)起注冊請求，應(yīng)用管理模塊處理注冊請求，提取APID，同時應(yīng)用管理功能在應(yīng)用列表中新增應(yīng)用信息；如果注冊失敗，則通知應(yīng)用注冊失敗，并返回失敗原因。

系統(tǒng)支持外部應(yīng)用的注冊接入，應(yīng)用管理可提供自身網(wǎng)絡(luò)通信能力和內(nèi)部應(yīng)用的能力開通設(shè)置項，供管理員根據(jù)實際需要進行配置。

3.5.9 日志管理

電子閱文中具備各種日志的記錄、查詢和上報功能，日志的種類包括：操作日志、運行日志、用戶日志以及各種通道能力使用的數(shù)據(jù)日志。

3.5.10 短信能力

電子閱文可對接短信平臺實現(xiàn)短信上下行能力。

3.6 業(yè)務(wù)子系統(tǒng)

提供文件管理、通知公告與WEB頁面適配轉(zhuǎn)化功能。

3.6.1 文件管理功能

支持對電子閱文系統(tǒng)各應(yīng)用模塊所屬的文件提供基本的管理功能，并支持實現(xiàn)APP與服務(wù)器端文件傳輸?shù)膶?yīng)控制機制。

文件編輯管理：新增、查詢、刪除、修改文件。

文件傳輸控制機制：斷點續(xù)傳，支持FTP，在APP應(yīng)用下載文件時將下載任務(wù)劃分為幾個部分，每一個部分采用一個線程進行上傳或下載，如果碰到網(wǎng)絡(luò)故障，可以從已經(jīng)上傳或下載的部分開始繼續(xù)上傳下載未完成的部分。預(yù)加載，在3G/4G無線環(huán)境下，對文件信息的加載與同步采用一定預(yù)處理方案。同步校對，為了保障前后臺文件內(nèi)容一致性，對APP已下載的文件進行定時同步性校對，一旦發(fā)現(xiàn)信息出現(xiàn)差異則重新同步下載文件。

文件有效管理：系統(tǒng)自動檢查對一些損壞的文件進行自動清除。同時對文件格式進行自動校驗，不支持PDF以外其他格式的文件。

3.6.2 通知公告

支持會議期間，管理人員直接面向所有APP用戶發(fā)布各類公告信息，或針對一些特定的用于發(fā)布通知信息。

3.6.3 WEB頁面轉(zhuǎn)換

支持對制定外部互聯(lián)網(wǎng)資源WEB站點的定制化轉(zhuǎn)化。

3.7 客戶端設(shè)計

客戶端APP應(yīng)用作為電子閱文系統(tǒng)實現(xiàn)人機交互的主要界面，負責提供適配無線終端的對應(yīng)企業(yè)級APP應(yīng)用，其主要實現(xiàn)了基本的身份驗證與權(quán)限控制、會議議程與文件閱覽、外部資源查詢和系統(tǒng)設(shè)置等功能。

3.7.1 會議文件

支持各類數(shù)據(jù)菜單，操作方便直觀；支持分類文件查閱與檢索；支持文件在線同步與下載；支持會議議程的同步與下載；文件與信息更新提示；

3.7.2 文件操作

在APP上支持對所有文件的點擊閱覽，在閱覽過程中可以對相應(yīng)的文件進行操作；支持文件閱讀權(quán)限的識別與控制；支持文件列表的在線同步與預(yù)加載；支持文件內(nèi)容的翻頁瀏覽、縮放、快速搜索與選擇；支持設(shè)置書簽；支持對文件內(nèi)容進行批注、評審與本地保存。

3.7.3 通知公告

可在APP上直接查詢通知、公告信息，下載和閱覽相應(yīng)的附件文件，及時作為對會議信息上傳下達。

3.7.4 系統(tǒng)設(shè)置endprint

對APP的所有輔助功能進行集中管理。支持版本檢測與更新功能，點擊之后APP自動檢測是否有最新版本，并自動完成版本升級。

3.7.5 用戶界面設(shè)計

用戶界面設(shè)計遵循易用性、一致性、合理性、安全性等原則，界面美觀大方、前后協(xié)調(diào)一致。

3.8 系統(tǒng)安全性考慮

信息加密：支持終端設(shè)備號、手機號碼、用戶名/密碼的三位一體的綁定，支持通信數(shù)據(jù)MD5加密，支持APP客戶端數(shù)據(jù)加密與反編譯防護。

數(shù)據(jù)安全：服務(wù)器支持高性能處理能力，支持多終端并發(fā)接入，平臺操作全部實現(xiàn)日志記錄，支持平臺數(shù)據(jù)每月全量備份與每日增量備份功能，具備容災(zāi)控制能力。

文件安全：所有會議資料全部存儲在會議服務(wù)器上，用戶終端只用于閱覽資料，會議結(jié)束同時刪除用戶終端上相關(guān)會議資料。

訪問安全，通過加固應(yīng)用系統(tǒng)的訪問，頁面準入技術(shù)，實現(xiàn)身份安全，防止非法終端登錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)，最終實現(xiàn)身份和終端的雙重管理。

權(quán)限安全，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中下載的數(shù)據(jù)進行權(quán)限管理，并可以根據(jù)閱讀人的身份限制，放開文檔的使用權(quán)限，細化使用權(quán)限，提高管理力度。

外發(fā)安全，實行外發(fā)審核機制，提供流程管理，對涉密文檔進行打包處理，設(shè)置訪問權(quán)限，使用權(quán)限及限制使用時間次數(shù)，保證外發(fā)數(shù)據(jù)的持續(xù)性保護。

4 結(jié)語

無紙化電子閱文系統(tǒng)，通過IP網(wǎng)絡(luò)、云計算、微服務(wù)、高清流媒體等新技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)多媒體信息與傳統(tǒng)會議的多種業(yè)務(wù)流程的匯聚整合，有效的把語音、多媒體信息、計算機網(wǎng)絡(luò)接入集成有機結(jié)合，幫助用戶合理有效地利用多媒體信息的交互、呈現(xiàn)、控制，提升會議質(zhì)量，推動傳統(tǒng)會議的信息化升級。通過會前、會中、會后三個縱向維度，實現(xiàn)會議簽到、議題閱覽、議題表決、文稿批閱、文稿批注、會議控制、會務(wù)服務(wù)、桌面共享、多會議室管理等功能。通過監(jiān)控、擴展、管理三個水平維度，實現(xiàn)系統(tǒng)控制、系統(tǒng)運行狀態(tài)監(jiān)控、多會議室管理、人員庫管理、多媒體資源管理、會務(wù)管理等功能。

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