房地產(chǎn)檔案管理的信息化研究

林茂富

【摘要】房地產(chǎn)檔案管理信息化就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)房地產(chǎn)進(jìn)行管理，這已經(jīng)成為信息化形勢(shì)下的必然要求。運(yùn)用信息技術(shù)管理房地產(chǎn)檔案，不僅可以采用科學(xué)的管理方法，還可以達(dá)到高效準(zhǔn)確的管理效果，從而產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。本文主要分析了房地產(chǎn)檔案管理信息化的意義和可行性措施。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；信息化

【Abstract】Real estate file management information is the use of modern information technology means to manage real estate， which has become an inevitable requirement under the information situation. The use of information technology to manage real estate archives， not only can use scientific management methods， but also can achieve efficient and accurate management results， resulting in a huge social and economic benefits. This paper mainly analyzes the significance and feasibility of informatization of real estate archives management.

【Key words】Real estate；Archives management；Informatization

隨著我國(guó)房地產(chǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案信息管理工作變得非常重要。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案工作的管理觀念和方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代房地產(chǎn)工作的特點(diǎn)，房地產(chǎn)檔案管理工作面臨著新時(shí)代的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和運(yùn)用，為房地產(chǎn)管理工作帶來(lái)了契機(jī)，有利于突破傳統(tǒng)的管理模式。在房地產(chǎn)檔案管理工作中，積極運(yùn)用信息技術(shù)，可以將房地產(chǎn)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有利于房地產(chǎn)檔案信息的收集、整理和查詢。

1. 房地產(chǎn)檔案信息化管理的意義

房地產(chǎn)檔案信息化管理充分運(yùn)用信息技術(shù)管理房地產(chǎn)檔案資源，是一個(gè)按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保存和利用的過(guò)程。房地產(chǎn)檔案信息化管理的重要意義在于：

（1）第一，房地產(chǎn)檔案管理信息化是住房保障和房屋管理部門行使房地產(chǎn)職能的前提和基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案信息是房地產(chǎn)管理職能實(shí)施的重要依據(jù)，住房保障和房屋管理部門只有對(duì)房地產(chǎn)檔案信息有一個(gè)清晰全面的掌握，才能確保信息的真實(shí)安全，才能真正實(shí)施房地產(chǎn)市場(chǎng)的維護(hù)和管理職能，才能保證人們安居樂(lè)業(yè)。

（2）第二，房地產(chǎn)檔案信息管理是房地產(chǎn)管理部門和市民運(yùn)用檔案信息的前提和基礎(chǔ)。隨著目前的房地產(chǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)的檔案利用需求不斷增加，信息利用頻率也在不斷提高。然而，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式不僅效率低下，而且信息共享也存在一些困難，很難滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息利用需要。我們只有將檔案運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理，才能讓房地產(chǎn)管理部門和市民快速、便捷地查找到需要的信息，才能讓房地產(chǎn)管理部門優(yōu)化住房環(huán)境，切實(shí)保障住房安全，為居民創(chuàng)造高質(zhì)量的服務(wù)。

（3）第三，房地產(chǎn)檔案信息管理是加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的需要。住房保障部門和房屋管理部門進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理，主要是對(duì)房屋的買賣、新建、贈(zèng)與、繼承、更名、遺失等業(yè)務(wù)進(jìn)行合理記檔。然而，這些記檔類型繁多，有些時(shí)間較長(zhǎng)，依靠手工操作方式很難將檔案進(jìn)行高效管理，也不利于信息查找和分享，無(wú)形中會(huì)造成一些無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，為了提高房地產(chǎn)檔案管理效率，就要實(shí)行信息化檔案管理，維護(hù)政府執(zhí)政能力和人民的切身利益。

2. 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理要遵循的原則

（1）第一，實(shí)行房地產(chǎn)檔案信息化管理要遵循便捷原則。吸納帶房地產(chǎn)交易呈不斷上升趨勢(shì)，對(duì)房地產(chǎn)信息的查閱需求也在不斷增加。為了適應(yīng)現(xiàn)代不斷增長(zhǎng)的房地產(chǎn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，房地產(chǎn)檔案信息化管理要遵循便捷、準(zhǔn)確、方便、容易操作等原則，在最短的時(shí)間內(nèi)快速準(zhǔn)確地查閱到需要的信息，以滿足廣大客戶日常查閱房地產(chǎn)信息的需求。

（2）第二，實(shí)行房地產(chǎn)檔案信息化管理要遵循系統(tǒng)原則。房地產(chǎn)檔案管理和產(chǎn)權(quán)登記是房地產(chǎn)管理部門的不同職能，要將這兩個(gè)職能有機(jī)協(xié)調(diào)起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)性，也才能有效地實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易管理是房地產(chǎn)檔案管理的重要部分，要充分計(jì)算機(jī)將房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)中的收件、初審、福神、終審、發(fā)證等實(shí)施一體化管理，讓產(chǎn)權(quán)登記過(guò)程中的各種程序有序進(jìn)行，并在分類組合、檢索和查閱、復(fù)查中有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)，形成強(qiáng)大的房地產(chǎn)管理系統(tǒng)。

（3）第三，實(shí)行房地產(chǎn)檔案信息化管理要遵循規(guī)范原則。房地產(chǎn)檔案信息管理要以統(tǒng)一的規(guī)范性文件或標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)方針，確保各項(xiàng)具體工作的規(guī)范實(shí)施。例如，房地產(chǎn)各種檔案的掃描方式、掃描內(nèi)容、保存格式等檔案細(xì)節(jié)的統(tǒng)一，有利于以后檔案信息的高效利用，避免了管理一團(tuán)亂的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（4）第四，實(shí)行房地產(chǎn)檔案信息化管理要遵循安全原則。房地產(chǎn)檔案管理工作是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)運(yùn)行的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)用存在風(fēng)險(xiǎn)性，如果不對(duì)計(jì)算機(jī)軟件和文件系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，很可能造成數(shù)據(jù)的丟失，影響檔案管理的效果。所以，我們?cè)诩訌?qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理的過(guò)程中，要對(duì)計(jì)算機(jī)服務(wù)器做好相應(yīng)安全配置，防火防雷同步進(jìn)行，做好保密工作，防止信息泄露和被盜用，做好數(shù)據(jù)備份，防止書記丟失和亂碼，做好病毒查殺工作，保證信息安全。只有加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全維護(hù)啊，才能保證檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3. 分析加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理的措施

（1）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。

房地產(chǎn)檔案信息化管理首先要加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)，保證信息管理的系統(tǒng)性和高效性。第一，加強(qiáng)檔案信息資源的管理，防止信息遺漏和丟失。檔案信息資源主要包括目錄數(shù)據(jù)、原數(shù)據(jù)和對(duì)象數(shù)據(jù)。通過(guò)編寫相關(guān)程序?qū)δ夸洈?shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)進(jìn)行接收，對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行掃描，采集對(duì)象數(shù)據(jù)后做好保存和管理，提高數(shù)據(jù)收集和使用的效率。第二，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)收集、檢索系統(tǒng)進(jìn)行完善和升級(jí)，方便客戶查閱。

（2）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。

房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)與工作者的素質(zhì)息息相關(guān)，我們要建立一支精通房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理信息化。首先，大力加強(qiáng)檔案工作者的使用信息技術(shù)的能力，掌握全面的信息技術(shù)知識(shí)和基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作知識(shí)。其次，提高操作人員的檔案處理技術(shù)和能力，學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、存儲(chǔ)檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案歸類和調(diào)用等。最后，還要加強(qiáng)技能培訓(xùn)，讓操作人員學(xué)習(xí)最新的技術(shù)軟件和優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

（3）加強(qiáng)各部門的溝通協(xié)作。

房地產(chǎn)檔案信息化管理中，要從整體考慮問(wèn)題，充分發(fā)揮各個(gè)部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作效用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。首先，制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，奠定各部門分享檔案資源的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，加強(qiáng)合作，拓寬信息采集面，讓各個(gè)部門的數(shù)據(jù)資源凝聚成為檔案管理的強(qiáng)大信息流。最后，促進(jìn)各部門的數(shù)據(jù)融合，實(shí)現(xiàn)資源共享與互利。

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[文章編號(hào)]1619-2737（2017）07-10-959endprint