淺談互聯(lián)網(wǎng)時代下管理體系信息化改造

蔡文超

摘 要：隨著計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各行各業(yè)的生產(chǎn)管理都試圖進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化升級，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)分析以提高工作效率和拓展業(yè)務(wù)。管理體系信息化也應(yīng)該一樣，在原有的管理體系中，有許多符合信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理特點的管理模式，通過利用互聯(lián)網(wǎng)、信息化等平臺和手段，對數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行及時性、全局性分析、判斷和決策，可以實現(xiàn)管理效能的再拓展，效率的再提高。本文通過對管理體系信息化改造可能性的分析，研究和探討管理體系信息化模式的設(shè)計、應(yīng)用和發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；管理體系；信息化

中圖分類號：U692 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006—7973（2017）08-0037-02

1 引言

互聯(lián)網(wǎng)時代下，各單位也都在利用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來提升自身的管理水平和管理效率。而且?guī)缀趺總€上規(guī)模單位都有自己的信息化管理系統(tǒng)，比如：財務(wù)管理系統(tǒng)、工作任務(wù)管理系統(tǒng)、工作計劃管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)專業(yè)不同，各自為政，并不是執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，操作起來必然產(chǎn)生相應(yīng)的問題，所以體系管理信息化成為提升管理一個重要的課題。管理體系信息化能夠?qū)⑺匈Y源和活動按照過程方法整合成統(tǒng)一的管理模式，使工作質(zhì)量、工作目標(biāo)和工作過程充分滿足規(guī)定的規(guī)則、條件、標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)要求，更好發(fā)揮整體管理效能，許多成功單位或企業(yè)早已起步或已經(jīng)實現(xiàn)管理信息化、智能化，為生產(chǎn)管理帶來顯著成效。我們的思考是，在現(xiàn)有管理體系的基礎(chǔ)上，提取管理體系中共性元素，以循序漸進(jìn)、分步驟實施的方式，推進(jìn)管理體系信息化建設(shè)，最終實現(xiàn)管理模式下的信息化、現(xiàn)代化。

2 管理體系概要

2.1 基本概念

管理體系：management system，是企業(yè)組織制度和企業(yè)管理制度的總稱。一個組織的管理體系可包括若干個不同的分支系統(tǒng)，如質(zhì)量管理體系ISO9000、環(huán)境管理體系ISO14001、職業(yè)健康和安全管理體系OHSAS18001、信息安全管理體系BS7799/ISO27001、電信行業(yè)的質(zhì)量管理體系（TL9000）等。

主要文件：包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表單/記錄和其它要求的支持性文件。

2.2 現(xiàn)有管理體系簡介

體系運(yùn)行管理的主要內(nèi)容是對流程進(jìn)行管理，而對流程的管理則主要依賴于對日常體系運(yùn)行實施檢查、內(nèi)審和管理評審。目前，長江沿線各單位基本都有自己管理體系，而且已經(jīng)比較成熟。主要文件體系包括：管理手冊、職責(zé)手冊、程序手冊、須知手冊、應(yīng)急手冊以及規(guī)章制度等。主要文件之間的結(jié)構(gòu)如圖1：

3 實施內(nèi)容

3.1 實施方案

信息化平臺在管理體系的框架下進(jìn)行實施，嚴(yán)格按照管理體系的要求進(jìn)行設(shè)計和制定，在信息交換和處理的方式上進(jìn)行優(yōu)化。管理體系為綱領(lǐng)性文件，統(tǒng)籌平臺各系統(tǒng)流程的分析、決策、控制的管理，在信息平臺中引入信息化語言識別方式，在體系文件表格化，業(yè)務(wù)過程編碼化的基礎(chǔ)上，制定監(jiān)控規(guī)則，通過對關(guān)鍵部門、關(guān)鍵過程、關(guān)鍵節(jié)點的監(jiān)控和分析，實現(xiàn)對流程運(yùn)行的情況實時監(jiān)控。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化的改造升級中，確定業(yè)務(wù)規(guī)則，實現(xiàn)對流程運(yùn)行情況的有效管理。它們之間的關(guān)系如圖2：

3.2 信息化平臺

信息化平臺是管理體系實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)，如果信息化平臺能夠按照管理體系的要求進(jìn)行制定和實現(xiàn)，并能夠順利投入使用，那么管理體系的信息化水平就能顯著提高，管理效率也能大幅增強(qiáng)。目前，根據(jù)單位的實際情況和工作需要，并依據(jù)現(xiàn)有管理體系的要求，信息化平臺至少應(yīng)包含這樣幾個模塊：財務(wù)管理（包括預(yù)算管理、收支業(yè)務(wù)、審批報銷、政府采購等）、資產(chǎn)管理（包括資產(chǎn)管理、采購管理等）、基本建設(shè)管理、合同管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理（包括電子巡航、海事監(jiān)管、通信運(yùn)維、引航服務(wù)等）、歸口管理（會議管理、培訓(xùn)管理、接待管理、黨建工作等）。具體見圖3。

3.3 數(shù)據(jù)中心

信息化平臺是以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心為基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)是核心內(nèi)容，平臺的操作方式、樣式、審批方式等都會根據(jù)數(shù)據(jù)的不斷變化進(jìn)行優(yōu)化處理。數(shù)據(jù)中心（Data Center，DC）是數(shù)據(jù)大集中而形成的集成信息應(yīng)用環(huán)境，是數(shù)據(jù)計算、網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲及各種數(shù)據(jù)應(yīng)用業(yè)務(wù)的提供中心。數(shù)據(jù)中心必須有一定的穩(wěn)定性，所有的子系統(tǒng)數(shù)據(jù)都通過相應(yīng)的單元格表現(xiàn)出來。所以，在建立信息化平臺之前應(yīng)首先考慮數(shù)據(jù)，根據(jù)管理體系的要求對各個數(shù)據(jù)進(jìn)行分解、分析、單元格化，數(shù)據(jù)中心的智能結(jié)構(gòu)在一定程度能讓信息化平臺具有更長久的生命力。在信息社會中，如何充分有效地管理和利用各類信息資源，成為了管理決策的前提條件。

3.4 互聯(lián)網(wǎng)+

目前，各個行業(yè)基本都與互聯(lián)網(wǎng)緊密聯(lián)合起來，單位的管理也一樣，需要通過互聯(lián)網(wǎng)來拓展管理手段，跳出時空的限制，通過設(shè)置權(quán)限，可以讓全體職工共同參與單位的管理，形成工作高質(zhì)量、高效率。一方面能豐富工作手段，通過平板、手提電腦以及手機(jī)就能在單位以外輕松工作和辦公，另一方面能夠提高工作效率，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常需要外出開會、辦公等，再者，解決好內(nèi)部管理等審批權(quán)限問題，領(lǐng)導(dǎo)就可以跨越時空完成文件審閱、簽字等流程，讓領(lǐng)導(dǎo)從局限的環(huán)境中解放出來。這些情況，通過互聯(lián)網(wǎng)+信息化平臺就能圓滿解決，使單位的生產(chǎn)和發(fā)展更加輕松和高效。

目前，通過微信與內(nèi)部平臺連接，也是目前比較流行的微信辦公；也可以通過制作手機(jī)APP的方式，將信息化平臺拓展到手機(jī)上。

3.5 安全工作

杜絕重要的、敏感的甚至涉密信息的泄露可以采取多種方法，可以設(shè)定權(quán)限和限制信息發(fā)布內(nèi)容，但這會影響平臺信息面和內(nèi)容深度。最好方法是通過加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理提高網(wǎng)絡(luò)的安全性，只要具備相應(yīng)安全措施，就能夠達(dá)到既能實現(xiàn)辦公模塊應(yīng)用，又能保證信息安全。比如銀行業(yè)務(wù)管理平臺，不論在電腦或是手機(jī)上都能放心使用，具有極高的安全性，網(wǎng)絡(luò)安全最終能夠得到保證。

3.6 系統(tǒng)融合

融合主要表現(xiàn)為兩方面：一方面是對現(xiàn)有的系統(tǒng)與最新版本的管理體系進(jìn)行統(tǒng)一，對信息化系統(tǒng)和管理體系同時升級，使之達(dá)到統(tǒng)一層面；另一方面，各個信息化系統(tǒng)之間的融合，制定管理體系信息化綱領(lǐng)性文件，按照要求對各個系統(tǒng)之間進(jìn)行融合。

以最新管理體系文件完成管理體系信息一體化的代碼編寫，實現(xiàn)管理一體化平臺的建立。

具體做法是將管理體系的工作流程和要求表格化、圖表化；根據(jù)管理體系的流程進(jìn)行信息化運(yùn)用，實現(xiàn)網(wǎng)上填寫和辦理相關(guān)業(yè)務(wù)；在實施過程中，充分考慮業(yè)務(wù)的變化和拓展性，根據(jù)工作實際需要逐步拓展；在后期的維護(hù)中，充分考慮簡化管理體系的維護(hù)工作，用信息化的手段來替代原有的管理方式，制作統(tǒng)一的后臺管理。

4 結(jié)束語

在對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行融合的實際操作中也有相當(dāng)難度，在技術(shù)上，各個不同系統(tǒng)融合到一個平臺中，工作量和難度都很大；在業(yè)務(wù)管理和維護(hù)方面，管理體系是動態(tài)的，隨著政策、工作情況的改變隨時變化，則相應(yīng)的文件需要及時改變；同時，管理、維護(hù)內(nèi)容同樣需要不斷更新升級，這些對信息化平臺的建設(shè)和后期維護(hù)提出了更高的要求。

總之，單位在進(jìn)行管理體系信息化、現(xiàn)代化的過程中，站位一定要高，決心要堅定，可逐步實施，分步推進(jìn)。但制定的信息化平臺綱領(lǐng)性文件立足點要準(zhǔn)，要留有相應(yīng)的接口和可拓展模塊，為今后工作的變化和系統(tǒng)的升級作好準(zhǔn)備。

參考文獻(xiàn)：

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[5]百度百科 管理體系詞條