淺談檔案管理工作的重要性

孟培婷

摘要：伴隨社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展完善，檔案管理作為日常管理工作的子系統(tǒng)，其重要性日益凸顯，對于檔案的完整性及安全性要求不斷提升。檔案資料不僅為解決發(fā)展中的實(shí)際問題提供參考及借鑒，也是規(guī)范管理生產(chǎn)、經(jīng)營等各項(xiàng)工作的前提與基礎(chǔ)。因此，管理者必須充分認(rèn)識到檔案管理重要性，發(fā)揮其基礎(chǔ)作用。本文主要對檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析，并結(jié)合筆者經(jīng)驗(yàn)探討加強(qiáng)檔案管理工作的可行性對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；策略

在新的發(fā)展背景下，檔案工作環(huán)境也產(chǎn)生一定變化。就現(xiàn)階段檔案管理工作而言，仍舊存在一定不足之處，不利于發(fā)揮檔案在日產(chǎn)管理中的積極作用。因此，管理者必須充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，促使“齊抓共管、社會共識”的局面逐步形成，推動檔案事業(yè)發(fā)展。檔案是對工作信息的歷史記錄，是考察和管理工作的憑證，能夠使管理者更好的掌握生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)社會人力資源信息系統(tǒng)化、具體化，因此，檔案管理工作在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要作用。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

從檔案管理工作自身社會價(jià)值角度出發(fā)，檔案管理工作不管是對于個(gè)人還是用人單位而言都有著直接和間接的作用，其直接對應(yīng)關(guān)系，影響到用人單位對人才的使用?，F(xiàn)階段檔案管理理念以及管理模式等方面都存在一定的局限性矛盾，尚未形成有效的標(biāo)準(zhǔn)化管理政策，其存在問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案管理不規(guī)范

檔案管理工作并不是一蹴而就的，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容會越來越多，但是不規(guī)范的檔案管理制度讓檔案管理工作停滯不前。在用人單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中，檔案里面客觀記錄真實(shí)情況，一旦后期出現(xiàn)問題，查閱檔案可以有效幫助工作人員了解、分析問題的所在。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理工作人員缺乏責(zé)任心重要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，不重視檔案管理工作，在實(shí)際工作中，只關(guān)注檔案的保存工作，忽視了對檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，無章可循，在這種情況下，一旦管理層或相關(guān)人員需要查閱檔案時(shí)，不能及時(shí)找出相關(guān)信息，降低了檔案查閱的效率。其二，管理層對檔案管理工作的忽視，現(xiàn)階段檔案管理工作人員綜合素質(zhì)還有待提升，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，無法開展良好的檔案管理工作。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義

造成檔案管理問題的直接原因是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨于成熟，檔案管理的模式有所改變，檔案管理工作需要在價(jià)值觀以及標(biāo)準(zhǔn)性上體現(xiàn)出一定的嚴(yán)謹(jǐn)和客觀方面，必須充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。

（一）檔案管理工作體現(xiàn)社會價(jià)值

通過個(gè)人角度以及用人單位分析，檔案管理工作都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理工作能夠體現(xiàn)一定的社會價(jià)值，這一社會價(jià)值需要進(jìn)行肯定和重視。要求檔案管理人員對檔案管理工作社會的價(jià)值進(jìn)行針對性的肯定，才能夠在檔案管理工作中對檔案管理工作的原則進(jìn)行清晰度的把握，檔案中包含了員工個(gè)人詳細(xì)的學(xué)歷信息、身份信息等等個(gè)人信息資料，可以一定程度的反映整個(gè)員工的成長經(jīng)歷。

（二）做好檔案管理工作的重要意義

1.管理工作正規(guī)化。由于檔案管理工作具有保密性，必須采取集中式的管理，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實(shí)行統(tǒng)一的印制，對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗(yàn)收的方式，制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，對每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制。對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻的影響。

2.管理工作信息化。檔案入錄的及時(shí)與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，檔案管理工作逐漸趨向于信息化，將紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時(shí)和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還能優(yōu)化檔案管理的效率。

3.檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。

三、提高檔案管理工作的措施

在新的發(fā)展形勢下，要求檔案管理工作需要具有整體化的優(yōu)勢，客觀性特點(diǎn)以及準(zhǔn)確性特點(diǎn)，否則就可能受到實(shí)現(xiàn)目的約束，失去了自身的意義和內(nèi)涵。隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案共享價(jià)值，才能使檔案管理工作跟上用人單位發(fā)展步伐。

（一）加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

首先，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作?？梢越M織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》，使得其檔案管理能力不斷提升。其次，通過制定獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)檔案管理人員對工作的積極性，也能有效避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態(tài)，進(jìn)而促使檔案工作的質(zhì)量與效率得到提高。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化

檔案管理信息化是科技發(fā)展的必然產(chǎn)物，是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息化在很多領(lǐng)域得到可廣泛的應(yīng)用，檔案管理是日常管理中非常重要的一項(xiàng)工作。傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，但是近年來，電子檔案應(yīng)用更加廣泛，檔案管理的信息化可以促進(jìn)電子檔案管理質(zhì)量的提升，不管是在檔案信息的錄入還是檔案的提取上，都非常的便捷。因此，要引進(jìn)最新的檔案管理軟件，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

四、結(jié)束語

綜上所述，在社會主義市場發(fā)展背景下，要求不斷加強(qiáng)檔案管理工作的安全性及規(guī)范性，為用人單位發(fā)展提供支持與保障。因此，管理者必須充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題，探尋提高檔案管理水平的有效對策，更新檔案管理觀念，加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，逐步提升檔案管理工作質(zhì)量及效率，促進(jìn)信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2013（03）.endprint