對(duì)于加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

劉艷

摘 要：在當(dāng)前社會(huì)的人力資源管理當(dāng)中，人事檔案發(fā)揮著重要的作用，為單位選拔人才提供了充足的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步以及人事制度改革的不斷深入，使得電子檔案對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案帶來(lái)了顛覆，人事檔案管理工作的方式也因此發(fā)生了巨大改變，社會(huì)大眾對(duì)于這一問(wèn)題的關(guān)注度非常高。文章通過(guò)對(duì)當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理工作中存在的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)這些與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展不相符的問(wèn)題提出幾點(diǎn)思考，針對(duì)如何加強(qiáng)人事檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作；建議；思考

在新的發(fā)展形勢(shì)之下，人事檔案逐漸成為了社會(huì)進(jìn)步發(fā)展中的重要因素，對(duì)其進(jìn)行管理的方式也隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)生變化，因此人事檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而作出相應(yīng)的改革[1]。就事業(yè)單位而言，人事檔案管理工作不可或缺，倘若人事檔案管理工作缺失或者做不到位，則勢(shì)必會(huì)影響事業(yè)單位的發(fā)展，其內(nèi)部管理也會(huì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題。所以，在當(dāng)前的信息社會(huì)知悉，究竟要采取怎樣的方式對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革，是相關(guān)研究人員需要解決的重要課題。

1 當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在單位或者企業(yè)當(dāng)中，人事檔案作為機(jī)密性的信息資料，對(duì)其進(jìn)行管理的工作人員也一定要具備良好的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素質(zhì)，然而在實(shí)際的工作當(dāng)中，仍然有部分單位無(wú)法意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，對(duì)管理人員的編制不夠完善等等，相關(guān)人事檔案管理人員崗位流動(dòng)大，甚至部分單位完全由兼職人員管理。由此可見(jiàn)，缺乏專業(yè)培訓(xùn)與專業(yè)素質(zhì)的管理人員，在實(shí)際的人事檔案管理工作中會(huì)出現(xiàn)歸檔、管理、整理方面的混亂，出現(xiàn)一定的失誤，進(jìn)而直接影響了人事檔案管理工作的效率。

1.2 人事檔案管理硬件設(shè)施不足

目前，還有許多單位的檔案管理硬件設(shè)施相對(duì)匱乏，或者達(dá)不到當(dāng)前時(shí)代的標(biāo)準(zhǔn)，在信息化普及的社會(huì)中，仍然有部分檔案管理室沿用手工管理以及封閉式管理的模式，主要是由檔案管理人員對(duì)人事檔案進(jìn)行手工收集、整理、歸檔等處理。配套的硬件設(shè)施缺失，使得人事檔案存放與平日的辦公文件混雜一起，造成檔案管理工作效率不高；進(jìn)行檔案查閱時(shí)，依舊是手工查閱，沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理軟件，進(jìn)而造成檔案資料歸檔不及時(shí)、不到位，帶來(lái)資料丟失的隱患。

1.3 人事檔案信息化程度不高

就目前我國(guó)大多數(shù)的單位而言，其人事檔案管理的信息化建設(shè)僅僅停留在檔案基本信息、目錄歸納以及檔案?jìng)靼l(fā)等細(xì)小環(huán)節(jié)之后能夠，并沒(méi)有全面深入地進(jìn)行信息化的建設(shè)?？傮w來(lái)看，人事檔案管理信息化建設(shè)的整體性與系統(tǒng)性不夠，也就導(dǎo)致了檔案信息不準(zhǔn)確、不完善、更新延遲等問(wèn)題出現(xiàn)，將很有可能引發(fā)人事檔案管理工作的混亂，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的效率。

1.4 人事檔案信息的利用率不高

人事檔案管理工作的效率不高，對(duì)人事檔案信息的管理與利用造成了一定的負(fù)面影響，使原本完整性與權(quán)威性的人事檔案出現(xiàn)一定的信息破損。在過(guò)去的人事檔案管理模式中，用人單位對(duì)個(gè)人檔案不享有知情權(quán)與使用權(quán)，關(guān)系上的不對(duì)等也進(jìn)一步加劇了“人檔分離”的局面，使得人事檔案新的利用率不高。

2 加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.1 轉(zhuǎn)變工作人員的人事檔案管理理念

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，人事檔案管理工作要隨之發(fā)展且進(jìn)一步創(chuàng)新，要樹(shù)立人事檔案信息化建設(shè)的管理理念，并且在平日的人事檔案管理工作中對(duì)其進(jìn)行貫徹落實(shí)，正確地引導(dǎo)人事檔案管理工作邁向現(xiàn)代化、數(shù)字化與智能化的方向發(fā)展。在實(shí)際的人事檔案管理工作當(dāng)中，管理工作人員要用科學(xué)發(fā)展的眼光去審視人事檔案信息化管理工作，能夠意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)提高人事檔案管理工作效率與質(zhì)量的關(guān)鍵作用。此外，管理工作人員要有創(chuàng)新意識(shí)，其人事檔案管理理念也應(yīng)隨著時(shí)代發(fā)展不斷進(jìn)步，敢于運(yùn)用新的技術(shù)與模式去提高工作效率，為社會(huì)大眾提供更好的服務(wù)[2]。

2.2 推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

為進(jìn)一步提高人事檔案管理的工作效率，需要進(jìn)一步提高人事檔案的完整性、連續(xù)性以及便捷性，這同樣也是構(gòu)建人事檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的最終目的，完全符合當(dāng)前信息時(shí)代對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)的重點(diǎn)?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化的全社會(huì)普及，因此可引入一些新的管理模式與技術(shù)手段，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)，對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理與維護(hù)，針對(duì)于一些使用人數(shù)多且文本格式比較接近的人事檔案信息，制作成統(tǒng)一規(guī)范的電子文本，通過(guò)不同的終端設(shè)備，為不同的使用者開(kāi)放相應(yīng)的權(quán)限，從而提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平與服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，人事檔案管理的信息化建設(shè)會(huì)帶來(lái)一定的管理風(fēng)險(xiǎn)，因此要構(gòu)建相應(yīng)的安全維護(hù)系統(tǒng)，保證人事檔案信息的安全與機(jī)密。

2.3 不斷完善人事檔案的內(nèi)容信息

目前，有許多人事檔案在收集的過(guò)程中，對(duì)個(gè)人的歷史資料投入更多的關(guān)注，內(nèi)容記錄也多是關(guān)于這一方面，然而用人單位在招錄人才時(shí)更看重的是個(gè)人的性格特點(diǎn)以及發(fā)展現(xiàn)狀等信息，所以要對(duì)人事檔案的內(nèi)容資料進(jìn)一步完善與充實(shí)。在當(dāng)前人才流動(dòng)性大且社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代，人事檔案管理部門(mén)要確保人事檔案內(nèi)容信息的真實(shí)性，并且要定期開(kāi)展核實(shí)清理。在人事檔案的信息當(dāng)中，其家庭與社會(huì)關(guān)系能夠直接體現(xiàn)出個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷，其道德品質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)能直接體現(xiàn)出個(gè)人素質(zhì)，所以人事檔案管理工作不能僅僅停留在業(yè)績(jī)材料的表面，更要對(duì)個(gè)人工作中的失誤或不足進(jìn)行全面反映，力求將個(gè)人的綜合素質(zhì)全面記錄在人事檔案當(dāng)中。

2.4 創(chuàng)新人事檔案管理工作模式

在當(dāng)前信息化發(fā)展的環(huán)境下，人事檔案管理工作要進(jìn)一步創(chuàng)新工作模式，經(jīng)過(guò)不斷優(yōu)化為人事檔案管理工作的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。其一，人事檔案管理工作人員通過(guò)不斷地優(yōu)化管理模式，提升服務(wù)質(zhì)量。目前，由于過(guò)去傳統(tǒng)的人事檔案模式比較分散，如果無(wú)法保證信息化建設(shè)的合理性，則無(wú)法滿足不同層次民眾的需求，因此必須將人事檔案資料高度整合，實(shí)行統(tǒng)一管理，并且要有一定的備份意識(shí)，結(jié)合各單位企業(yè)的實(shí)際需求去研發(fā)相應(yīng)的人事檔案模塊，促進(jìn)人事檔案管理程序的簡(jiǎn)化明了。另一方面，推動(dòng)人事檔案管理系統(tǒng)操作的規(guī)范性，將人事檔案管理工作中的細(xì)則落實(shí)到位，軟硬件系統(tǒng)升級(jí)等方面要有相應(yīng)規(guī)范的技術(shù)指標(biāo)，逐步完善人事檔案管理模式的完善升級(jí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)，也迎來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，只有對(duì)人事檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新，將其與當(dāng)前的信息化技術(shù)相結(jié)合，才能有效加強(qiáng)人事檔案的管理工作，使以往傳統(tǒng)繁瑣的人事檔案管理模式與紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?、智能化的管理模式，提高了人事檔案管理工作的效率，使人事檔案資源得到了充分利用，向社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙冰.對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（20）：160.

[2] 胡春梅，李瑞蓮.對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].人力資源管理，2015（8）：119.

[3] 駱炬紅.關(guān)于企業(yè)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（19）：262.