科學(xué)制定圖書(shū)館管理指標(biāo)體系

鄧東寧

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；管理指標(biāo)

摘要：文章根據(jù)系統(tǒng)論、控制論原理，闡述了制定圖書(shū)館管理指標(biāo)的原則和一般方法，劃分了圖書(shū)館管理指標(biāo)的類(lèi)型，分析了這些指標(biāo)相互之間的關(guān)系，并提出了一套圖書(shū)館管理指標(biāo)體系以供參考。

中圖分類(lèi)號(hào)：G250文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2017）08-0080-02

改革開(kāi)放以來(lái)，論述圖書(shū)館管理的論著非常多，但其中談到圖書(shū)館管理指標(biāo)體系的卻不多，能清楚地闡述圖書(shū)館管理指標(biāo)的制定原則和制定方法，并給出具體的圖書(shū)館管理指標(biāo)體系的文章就更少了。例如：著名的圖書(shū)館基礎(chǔ)理論和圖書(shū)館管理學(xué)專(zhuān)家，武漢大學(xué)原圖書(shū)館系主任黃忠宗教授在他上百萬(wàn)字的圖書(shū)館管理論著中，詳細(xì)地論述了圖書(shū)館管理的內(nèi)容、方法、原理等各方面，但卻基本沒(méi)有提及如何制定出一套適用于圖書(shū)館具體管理的指標(biāo)體系。又如：著名圖書(shū)館學(xué)專(zhuān)家、華東師范大學(xué)教授范并思于20世紀(jì)80年代在與他人合著的《圖書(shū)情報(bào)數(shù)學(xué)》一書(shū)中，早就提出了圖書(shū)館管理指標(biāo)的制定原則和制定方法方面的問(wèn)題，但也沒(méi)有據(jù)此給出一套圖書(shū)館的管理指標(biāo)體系。因此，圖書(shū)館管理從理論到實(shí)踐出現(xiàn)了一段空白。圖書(shū)館管理指標(biāo)應(yīng)該根據(jù)什么來(lái)設(shè)定，各個(gè)管理指標(biāo)之間有什么關(guān)系，這些關(guān)系又如何影響圖書(shū)館管理指標(biāo)的制定，圖書(shū)館究竟應(yīng)該制定哪些管理指標(biāo)，這些問(wèn)題直到目前還沒(méi)有很清晰的答案，因此很有研究的必要。

1 圖書(shū)館管理指標(biāo)的制定原則

1.1 圖書(shū)館管理的步驟

如果把圖書(shū)館看作是一個(gè)系統(tǒng)，按照控制論的觀點(diǎn)，一個(gè)系統(tǒng)的控制（或者說(shuō)管理）必須而且只能依靠信息進(jìn)行。首先，要確定系統(tǒng)的目標(biāo)，包括總體目標(biāo)和子系統(tǒng)（或子模塊）的具體目標(biāo)；其次，要根據(jù)某種成熟理論建立系統(tǒng)的模型，如有可能最好是數(shù)學(xué)模型，否則就是流程模型；最后，在以上模型的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上，確定可利用、可抽取并可計(jì)算的信息，確定產(chǎn)生這些信息后系統(tǒng)應(yīng)采取的對(duì)策和措施。

1.2 圖書(shū)館管理系統(tǒng)的目標(biāo)信息描述

一般的機(jī)械系統(tǒng)比較容易模擬，它的控制信息基本可以全部采用定量方法來(lái)產(chǎn)生，而圖書(shū)館是一個(gè)不僅包含機(jī)械設(shè)備，還包含人和各種信息資料的復(fù)雜系統(tǒng)，雖然它的控制信息不一定能被量化，但至少在初始階段是可以采取一些定量方法的。一般來(lái)講，要盡可能地定量描述出可供系統(tǒng)控制的信息，因?yàn)橄到y(tǒng)的總體目標(biāo)和局部目標(biāo)一般不能滿足于抽象的描述，而是要通過(guò)反映系統(tǒng)狀態(tài)的一組數(shù)據(jù)（目標(biāo)值）來(lái)表達(dá)，并通過(guò)改善管理（或者說(shuō)改變控制方向）促使系統(tǒng)逐步進(jìn)入目標(biāo)值狀態(tài)。圖書(shū)館的這組數(shù)據(jù)就是我們常說(shuō)的“圖書(shū)館管理指標(biāo)”，如：反映圖書(shū)館總系統(tǒng)的讀者到館率、文獻(xiàn)收藏率、出勤率、人員結(jié)構(gòu)比例等；反映流通子系統(tǒng)的流通率、拒絕率等；反映編目子系統(tǒng)的年人均編目條數(shù)、編目準(zhǔn)確率等；反映檢索子系統(tǒng)的檢全率、檢準(zhǔn)率等。這些數(shù)值直接反映了圖書(shū)館的工作狀態(tài)，如果達(dá)不到預(yù)定值，圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)者就要改善管理方法（控制），直至達(dá)到預(yù)定目標(biāo)值?？刂普摰囊粋€(gè)基本觀點(diǎn)就是：控制依靠信息，沒(méi)有信息就沒(méi)有控制（管理），而控制的最基本的方法是反饋，因?yàn)榭刂坪凸芾砗茈y一步到位?？刂苹蚬芾聿坏轿粫r(shí)，只有通過(guò)反饋，控制才能夠進(jìn)一步進(jìn)行，并通過(guò)改善系統(tǒng)狀態(tài)，逐步達(dá)到或超過(guò)設(shè)計(jì)者的目標(biāo)要求。

2 圖書(shū)館管理指標(biāo)的類(lèi)型

2.1 以管理用途為劃分標(biāo)準(zhǔn)

以管理用途為劃分標(biāo)準(zhǔn)分為工作評(píng)價(jià)指標(biāo)和工作控制指標(biāo)。對(duì)圖書(shū)館管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)的指標(biāo)叫工作評(píng)價(jià)指標(biāo)，主要用于評(píng)價(jià)圖書(shū)館總體和各部門(mén)工作的優(yōu)劣。如用流通量來(lái)評(píng)價(jià)圖書(shū)館館藏的利用程度，用讀者到館率來(lái)評(píng)價(jià)圖書(shū)館的受歡迎程度。工作控制指標(biāo)則是用來(lái)調(diào)節(jié)和控制圖書(shū)館的工作狀態(tài)和工作程度的指標(biāo)，但一般不用它來(lái)說(shuō)明圖書(shū)館工作的優(yōu)劣。如反映館藏構(gòu)成情況的各類(lèi)藏書(shū)比例，可以用來(lái)作為調(diào)節(jié)館藏結(jié)構(gòu)的依據(jù)。而館舍面積、館藏量、館員數(shù)量、經(jīng)費(fèi)等指標(biāo)有時(shí)（如在比較不同圖書(shū)館的規(guī)模時(shí)）是評(píng)價(jià)指標(biāo)，有時(shí)（如在評(píng)價(jià)圖書(shū)館內(nèi)部管理時(shí)）不是評(píng)價(jià)指標(biāo)。

2.2 以指標(biāo)形式為劃分標(biāo)準(zhǔn)

以指標(biāo)形式為劃分標(biāo)準(zhǔn)分為絕對(duì)數(shù)指標(biāo)和相對(duì)數(shù)指標(biāo)。絕對(duì)數(shù)指標(biāo)是簡(jiǎn)單累加的統(tǒng)計(jì)數(shù)量，如到館人次、流通量、藏書(shū)量等。相對(duì)數(shù)指標(biāo)是成比例（一般以百分比的形式出現(xiàn)）的統(tǒng)計(jì)數(shù)量，如拒絕率、讀者到館率等。一般來(lái)講，相對(duì)數(shù)指標(biāo)包含的信息更多，因?yàn)樗冉^對(duì)數(shù)指標(biāo)反映的管理對(duì)象的特征更多，因而包含的統(tǒng)計(jì)信息也更多，更能說(shuō)明問(wèn)題。

2.3 以描述對(duì)象為劃分標(biāo)準(zhǔn)

以描述對(duì)象為劃分標(biāo)準(zhǔn)分為藏書(shū)指標(biāo)、工作指標(biāo)、借閱指標(biāo)、讀者指標(biāo)等。藏書(shū)指標(biāo)包含文獻(xiàn)的類(lèi)型或品種、數(shù)量、價(jià)格等；讀者指標(biāo)包含讀者的類(lèi)型和數(shù)量、各類(lèi)文獻(xiàn)的借閱量、拒絕率、讀者到館率等。此外，還有用于人事管理指標(biāo)的工作人員的數(shù)量與結(jié)構(gòu)、工作定額（如年人均編目數(shù)）、工資總額和平均工資等。

3 圖書(shū)館管理指標(biāo)之間的關(guān)系

3.1 各種管理指標(biāo)常見(jiàn)的關(guān)系類(lèi)型

一般來(lái)講，由于處在一個(gè)系統(tǒng)中，各種管理指標(biāo)之間都具有相關(guān)性，常見(jiàn)的關(guān)系有以下幾種：①互為因果。如讀者到館率和流通率互為因果，讀者到館人次多，流通率就高。②互相制約。如檢準(zhǔn)率和檢全率經(jīng)常是互逆的。③互相重復(fù)。如檢準(zhǔn)率和誤檢率互相重復(fù)，檢準(zhǔn)率高和誤檢率低實(shí)際上是一回事。只有了解指標(biāo)之間的這些關(guān)系，圖書(shū)館才能建立起一套科學(xué)高效的管理指標(biāo)體系。

3.2 科學(xué)的管理指標(biāo)體系具有的特征

①圖書(shū)館各個(gè)方面的工作狀態(tài)都應(yīng)該有一個(gè)指標(biāo)予以反映。例如，可以用到館人數(shù)或讀者到館率來(lái)衡量圖書(shū)館對(duì)讀者的吸引力，可以用書(shū)刊利用率來(lái)衡量文獻(xiàn)采購(gòu)的針對(duì)性和有效性，可以用年人均編目數(shù)和編目出錯(cuò)率來(lái)衡量編目部門(mén)的工作效率和工作質(zhì)量，可以用檢全率和檢準(zhǔn)率來(lái)衡量文獻(xiàn)檢索的效率。②一個(gè)指標(biāo)的波動(dòng)只受被評(píng)價(jià)對(duì)象的影響，不應(yīng)受一些與評(píng)價(jià)對(duì)象不相關(guān)因素的影響。③指標(biāo)的走向應(yīng)該與被評(píng)價(jià)系統(tǒng)特征的走向一致。一般來(lái)講指標(biāo)應(yīng)該是單值函數(shù)，因?yàn)槿绻辉u(píng)價(jià)特征的一種狀態(tài)同時(shí)對(duì)應(yīng)多個(gè)指標(biāo)值，就會(huì)導(dǎo)致評(píng)價(jià)混亂。④兩個(gè)指標(biāo)之間應(yīng)該是不相關(guān)的。范并思早在20世紀(jì)80年代就指出，一個(gè)系統(tǒng)如果需要多個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)，這些指標(biāo)必須是不重復(fù)、不矛盾的。以下筆者通過(guò)三個(gè)例子加以說(shuō)明：例1，兩個(gè)指標(biāo)A和B，A上升引起B(yǎng)上升，A下降引起B(yǎng)下降，那么A、B是重復(fù)指標(biāo)，B不必要。原來(lái)評(píng)價(jià)檢索系統(tǒng)的檢索效率時(shí)用過(guò)一種叫“用戶耗時(shí)”的指標(biāo)，但后來(lái)人們發(fā)現(xiàn)用戶的耗時(shí)和檢準(zhǔn)率是成正比的，因此可以取消耗時(shí)指標(biāo)，而采用檢準(zhǔn)率來(lái)取代它，這時(shí)檢準(zhǔn)率既可以評(píng)價(jià)檢索系統(tǒng)對(duì)不相關(guān)文獻(xiàn)的拒絕能力，又可以用來(lái)評(píng)價(jià)用戶耗時(shí)的多少。例2，A上升引起B(yǎng)下降，或者B上升引起A下降，則A、B是矛盾指標(biāo)，A和B其中有一個(gè)是錯(cuò)誤的。例3，A不管上升或下降，B都不變，反過(guò)來(lái)B不管上升或下降，A也不變，則A、B獨(dú)立，A、B可以同時(shí)使用。例如，分編工作的出錯(cuò)率和編目人員的出勤率都是用來(lái)評(píng)價(jià)編目人員工作狀況的，但編目人員的出錯(cuò)率一般來(lái)講并不影響他的出勤率，因此這兩個(gè)指標(biāo)可以同時(shí)使用。而編目人員的出勤率和年人均編目數(shù)這兩個(gè)指標(biāo)，由于前者直接影響后者，如果同時(shí)使用，就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)獎(jiǎng)勵(lì)或重復(fù)處罰的結(jié)果?？傊?，制定一個(gè)系統(tǒng)的管理指標(biāo)體系，要避免使用重復(fù)指標(biāo)以節(jié)省管理費(fèi)用和管理時(shí)間，同時(shí)避免重復(fù)獎(jiǎng)勵(lì)和重復(fù)處罰。圖書(shū)館應(yīng)該慎重使用矛盾指標(biāo)以避免政令不清和系統(tǒng)紊亂，同時(shí)盡量使用獨(dú)立指標(biāo)，以便合理評(píng)價(jià)系統(tǒng)和工作人員各個(gè)方面的工作狀況。

4 圖書(shū)館管理指標(biāo)體系

4.1 圖書(shū)館總體管理

①年到館人次。該指標(biāo)主要用于評(píng)價(jià)圖書(shū)館受歡迎的程度，是圖書(shū)館最重要的管理指標(biāo)之一，一般由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成。②讀者分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。該指標(biāo)主要用于分析各類(lèi)讀者利用圖書(shū)館的特點(diǎn)，一般根據(jù)需要（不必每年統(tǒng)計(jì)）由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成。③圖書(shū)館借閱冊(cè)次（或文獻(xiàn)利用率）和數(shù)據(jù)庫(kù)點(diǎn)擊次數(shù)。該指標(biāo)主要用于評(píng)價(jià)圖書(shū)館館藏資源的利用情況，一般經(jīng)各部門(mén)統(tǒng)計(jì)后由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成。④圖書(shū)館藏書(shū)統(tǒng)計(jì)。累積總冊(cè)數(shù)、當(dāng)年進(jìn)書(shū)（刊）冊(cè)（種）數(shù)、書(shū)刊分類(lèi)統(tǒng)計(jì)等主要用于評(píng)價(jià)圖書(shū)館提供文獻(xiàn)的能力和藏書(shū)結(jié)構(gòu)的合理性，一般由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成。⑤圖書(shū)館工作人員統(tǒng)計(jì)。該指標(biāo)包含總?cè)藬?shù)、年齡比例、職稱(chēng)比例、學(xué)歷比例、性別比例等，根據(jù)需要由圖書(shū)館人事管理子系統(tǒng)適時(shí)生成。⑥圖書(shū)館財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)。該指標(biāo)包括年購(gòu)置費(fèi)總數(shù)、經(jīng)費(fèi)分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，一般每年年終由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成。

4.2 圖書(shū)館部門(mén)管理

①采編部。分編出錯(cuò)率（或正確率）主要用于評(píng)價(jià)分編人員的業(yè)務(wù)水平；人年均分編條數(shù)主要用于評(píng)價(jià)分編人員的工作效率，確定分編人員編制。以上指標(biāo)不定期抽查，對(duì)采購(gòu)人員的評(píng)價(jià)目前尚無(wú)有效的定量指標(biāo)。②參考咨詢（情報(bào)服務(wù)）部。提問(wèn)滿足率（或拒絕率）、檢全率和檢準(zhǔn)率、文獻(xiàn)傳遞滿足率主要用于評(píng)價(jià)咨詢?nèi)藛T的業(yè)務(wù)水平，分析館藏和網(wǎng)絡(luò)搜索工具的不足。③圖書(shū)借閱部。包括錯(cuò)架率（按需要不定期統(tǒng)計(jì)）、讀者人次和借閱冊(cè)次。④期刊部。包括期刊總數(shù)、核心期刊收藏率（不定期統(tǒng)計(jì)）、現(xiàn)刊到刊率、缺損率（裝訂期刊時(shí)統(tǒng)計(jì)）。⑤系統(tǒng)部。需要統(tǒng)計(jì)各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的點(diǎn)擊率，尚無(wú)其他有效的定量評(píng)價(jià)方法。

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（編校：周雪芹）endprint