農(nóng)業(yè)科研單位檔案工作上等升級思考

劉煜

【摘要】我國地域遼闊，農(nóng)業(yè)可以說占據(jù)著我國經(jīng)濟發(fā)展的半壁江山。而我國農(nóng)業(yè)科研與科技推廣，都需要農(nóng)業(yè)科研單位的大力支持。一直以來，我國科研人員都致力于科研項目的研究工作，這是推到動我國農(nóng)業(yè)發(fā)展的主要動力。農(nóng)業(yè)科研單位將科研項目、技術(shù)等資料完整的記錄備案，對我國農(nóng)業(yè)發(fā)展有極大的促進作用。本文對農(nóng)業(yè)科研單位檔案工作上等升級展開研究與思考。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位；檔案管理工作；上等升級；思考

前言

我國優(yōu)秀的農(nóng)業(yè)研究人才大都集聚在農(nóng)業(yè)科研單位，農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展壯大可以推動我國綜合國力大幅提高。在農(nóng)業(yè)科研單位，檔案管理工作相當重要，其涉及面較廣，包括多種類別，從中可以詳細了解我國農(nóng)業(yè)科研發(fā)展的軌跡，其內(nèi)容是我國幾代科研人員共同努力的成果，是勞動智慧的結(jié)晶。正是這些無價、珍貴的知識與信息資源，推動著我國農(nóng)業(yè)飛速發(fā)展，對檔案工作上等升級意義深遠。

一、農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理人員的現(xiàn)狀分析

（一）缺乏專職的檔案管理人員

2003年，我國農(nóng)業(yè)部對農(nóng)業(yè)科研單位實施改革，裁剪了許多管理人員，使各級農(nóng)業(yè)科研單位管理團隊更精簡，從而導致許多單位不再設立專門的檔案管理員，而改為兼職進行管理，因而導致檔案管理問題重重。因檔案管理員基本都是身兼數(shù)職，因此用于整理、歸檔檔案的時間變得非常少，而這點時間對于檔案管理工作是遠遠不夠的，有時根本無暇對其進行整理、甄別與完整的記錄。在其他工作之余對檔案進行查閱、歸檔，極易出現(xiàn)檔案信息輸入錯誤，甚至檔案丟失，從而增加了檔案管理工作開發(fā)利用的難度，影響了檔案管理的上等升級。

（二）科研單位忽略了檔案管理工作，檔案管理員工作不積極

農(nóng)業(yè)科研單位顧名思義主要工作是搞科學研究，因此，單位領(lǐng)導更加重視科研工作與農(nóng)業(yè)的發(fā)展，往往大部分時間都用于研究上面，而忽略了檔案管理，因此對其所需要的設備置之不理，對其投入較少，檔案室環(huán)境較差，在防火、防潮、防盜等方面的設備不到位，檔案管理建設一再拖延。因科研單位的領(lǐng)導都不重視這項工作，這種現(xiàn)象直接對檔案管理員造成了影響。檔案管理員在工作時得過且過，并認為只要將檔案歸檔、進柜，就是完成工作了，而不去掌握檔案管理的各項要求，如搜羅、整理、編制、研發(fā)、利用等工作往往被忽略。

（三）檔案管理人員的專業(yè)知識更新緩慢

農(nóng)業(yè)科研單位對于檔案管理員疏于管理，對其培訓次數(shù)少之又少，使得檔案管理員專業(yè)知識滯留不前，尤其是網(wǎng)絡信息化技術(shù)的運用，檔案管理員因缺乏網(wǎng)絡信息專業(yè)知識，而在工作中無從下手。檔案管理員從事這項繁重的工作，不常與他人交流，信息封閉，再加上培訓教育環(huán)節(jié)缺少，導致思想落后。檔案管理員就像是在一個封閉的場所進行工作，長此以往，必定會厭倦、煩躁，而且該工作工資待遇不高，能力不被認可，感覺晉升無望，在各種壓力作用下，身處這種壓抑的環(huán)境中，工作質(zhì)量難以保證，不利于檔案工作的上等升級。

二、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中存在的主要問題

（一）管理設施條件有待改善

目前，檔案工作逐步向信息化邁進，信息化發(fā)展對檔案管理工作提出新的要求。傳統(tǒng)的辦公電腦與各項設備已經(jīng)與現(xiàn)代高科技脫軌，因此需要對各種軟件與硬件設施進行更新、升級，以實現(xiàn)信息化管理模式。但是，部分農(nóng)業(yè)科研單位將大量資金投入到科學研究上面，很少將資金投入到檔案管理上面，因此，檔案管理所需要的儀器設備都因資金短缺而一拖再拖。就檔案盒而言，現(xiàn)在仍有一些科研單位使用紙質(zhì)，沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，使得其利用率低下。使用者在找尋需要的檔案時，只能在檔案盒中一章一章的仔細查找，這種檔案管理方法既繁瑣，又費時費力，同時在反復翻找過程中，往往會損壞檔案原件，使得資料紙張出現(xiàn)變黃、沒有韌性、字跡褪色等現(xiàn)象，若長此以往，檔案的完整性不能確保。以往有許多檔案材料所用紙的質(zhì)量較差，在記錄時采用圓珠筆或鋼筆，從而使得字跡出現(xiàn)模糊，辨認難度增加，檔案管理員在整理這些資料時，難度很大。

（二）農(nóng)業(yè)科技檔案形成周期長，不能確保其連續(xù)性和完整性

因農(nóng)業(yè)科研受制于農(nóng)業(yè)的特殊性，使得科研時間延長，有時甚至幾年或更長時間。而且農(nóng)業(yè)科研項目通常都是幾家單位共同研發(fā)，研究人員不穩(wěn)定，檔案材料若沒有專人及時整理，隨時都有可能遺失。而科研檔案因長期散落各處，使得材料的連續(xù)性與完整性不能得到保障。

不僅如此，部分科技人員所研發(fā)的親本、育種、生物技術(shù)等材料，在市場上占據(jù)的份額比較大，出于經(jīng)濟效益考慮，對于交出核心內(nèi)容非?？咕?，使得檔案資料難以維系完備無缺、準確可信，這樣的檔案就如同廢紙一張，沒有任何意義。

（三）檔案管理的科學化、信息化、利用率低

近年來，科技飛速發(fā)展，各種技術(shù)不斷升級、創(chuàng)新，網(wǎng)絡信息化技術(shù)的運用使檔案管理系統(tǒng)整體提升了一個大臺階。但在一些農(nóng)業(yè)科研單位雖然引進了大量的領(lǐng)先技術(shù)，卻因各種因素的限制未能發(fā)揮出其功能。例如，某單位將人事檔案記錄到計算機中，但信息使用人員仍沿用人工方法來查找、閱讀與資料檢索，雖有設備卻沒有實現(xiàn)無紙化辦公。而紙張材料增加了檔案管理與保存的難度，使查檔效率降低。開展搜集、歸整、甄別、保管等一系列檔案管理工作的主要目的是為利用者提供完善、真實的資料信息，為組織人事工作服務，而人事調(diào)動則需要這些可信的資料做出最正確的行動。人事檔案管理通常都比較重視保密工作，而忽視了使用功能，往往使用者更傾向于自然情況、簡歷、工資、職稱等查詢內(nèi)容，這種單一的使用方式，再加上等著他人主動尋求幫助，使得檔案利用陷入被動局面。同樣，科技檔案管理不應只注重保密，更應發(fā)揮檔案技術(shù)效用與社會效益，為使用者所用，才能體現(xiàn)出其真正的價值。

三、農(nóng)業(yè)科研單位有效提高檔案管理能力的對策

（一）加強宣傳，提高檔案管理意識

檔案管理工作想做好，需要從兩方面抓起。首先是轉(zhuǎn)變單位領(lǐng)導的陳舊思想，對檔案管理功能引以為重，將對其重視程度與單位發(fā)展、干部隊伍建設相持平，投入人力物力促進其發(fā)展。給予檔案管理工作多一點關(guān)心，定期檢查，處理其中存在的問題，真正促使檔案管理工作走上規(guī)范、科學、制度化建設路線。其次，動員所有人學習《檔案法》，通過宣傳教育，使單位員工的檔案意識增強。管理員直接與檔案親密接觸，是關(guān)乎檔案完整的主要負責人。因此，讓其認識到檔案管理工作的重要性，才能對工作認真負責，恪盡職守，做好檔案管理，杜絕出現(xiàn)人檔分離事件，竭盡全力促使檔案信息真實可信、合法有效、精確實時、完備無缺，為檔案嚴肅性、科學性與完整性而努力。endprint

（二）培養(yǎng)檔案管理員的綜合素質(zhì)、熟練掌握各種業(yè)務

就檔案管理工作本身而言，有非常強的專業(yè)性，因此，從事這項工作的人員不但自身具有準確的思想理念，還應同時兼具深厚的理論基礎，即所必須具備的專業(yè)知識與技能。農(nóng)業(yè)科研單位的專家學者有多種類型，科研項目多種多樣，而檔案就像一個儲藏室，包含了眾多科研人員與科技成果的詳細資料，因此，農(nóng)業(yè)科研單位所需要的檔案管理員必須具備良好的綜合素質(zhì)，認真的工作態(tài)度、優(yōu)良的政治素養(yǎng)、強烈的責任心與使命感，同時對檔案管理工作的規(guī)定與標準爛熟于心。單位領(lǐng)導還應在日常工作中對檔案管理團隊進行培訓，通過加強培訓、教育，將先進的業(yè)務知識傳授給管理人員，拓展其知識面，掌握更多的技術(shù)，提高自身的操作能力與水平，從而做好檔案管理工作。

（三）加大投入，使檔案工作基礎條設施更齊全

農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導應當加大對檔案管理部門的支持力度，應及時的對檔案管理的各項設備進行更新。對檔案管理室配備計算機、打印機、掃描儀器等各種領(lǐng)先的硬件設備；而且，應對干部檔案盒進行實時、準確的更新，將以往的檔案盒全部淘汰，因老的檔案盒已經(jīng)與現(xiàn)今規(guī)范化的管理模式嚴重脫軌，檔案管理人員應向單位領(lǐng)導或財政部門提出申請，爭取更多的資金，完成更新；同時對檔案庫房與檔案室進行翻新或重建，必須具備堅固的防火、防潮功能，而且檔案柜全部換成規(guī)范的鐵質(zhì)，并在內(nèi)部設立配套的降溫、滅火、去濕等設備；最后，不能將檔案庫房、閱檔室與辦公室等混合使用，而應隔離開。

（四）強化檔案信息化建設

檔案建設實現(xiàn)信息化，可以提高檔案的管理水平以及服務水平，通過現(xiàn)代化的管理模式，方便為資料使用者提供貼心的服務，將檔案的利用價值發(fā)揮到極致。檔案管理信息化建設的主要手段為網(wǎng)絡、計算機與信息技術(shù)，圍繞檔案信息資源進行檔案的搜羅、規(guī)整、保管、研發(fā)、利用等工作，整個過程都運有現(xiàn)代化管理模式。農(nóng)業(yè)科研單位情況比較特殊，檔案中有些重要資料保密性很強，因此按照其特點，將檔案中可以公開的部分放到網(wǎng)絡上，供人覽閱。通過這種方式，將農(nóng)業(yè)科技技術(shù)與成果推廣開來，讓更多的人了解，提高農(nóng)民的認知能力、豐富其農(nóng)業(yè)知識，既為社會發(fā)展做出貢獻，也讓檔案服務社會的功能得以體現(xiàn)出來。通過信息化建設，將農(nóng)業(yè)科技檔案的作用與價值發(fā)揮出來，才能使利用效率增高?？蒲袡n案信息化建設可以讓檔案管理更規(guī)范，只有在這種現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理模式下，才能使服務反饋體系更健全，利用率更高，其功能與成效才能發(fā)揮出來，使檔案管理上等升級，促進我國農(nóng)業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案是國家科技檔案中最重要的一部分，里面載錄著我國珍貴的農(nóng)業(yè)科學研究，這些知識是我國最寶貴的財富，彰顯出我國農(nóng)業(yè)科技深厚的實力。農(nóng)業(yè)科研單位應當將立項課題的全部資料備錄在案，務必確保其完整無缺、真實可信。經(jīng)過長期的累積，這些完備的科學資料將成為農(nóng)業(yè)發(fā)展的根本。所以，農(nóng)業(yè)科研單位應當重視檔案管理工作，在人力、物力方面給予大力支持。檔案管理員應當堅守崗位，認真、科學、嚴格的完成檔案管理工作，確保檔案資料完整、真實、清晰、全面，使檔案工作真正實現(xiàn)上等升級。

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