完善單位流動(dòng)人員人事檔案管理工作探討

鄭揚(yáng)

摘 要：因?yàn)椴粩喟l(fā)展和變化的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和人事制度，造成了越來(lái)越嚴(yán)重的人員流動(dòng)，如此使人事檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。如此使企業(yè)流動(dòng)人員造成了一個(gè)復(fù)雜且系統(tǒng)性的綜合問(wèn)題，但是通過(guò)我們不斷的探索和開拓，就必定使人事檔案管理工作得到完善，使企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作得到更加新穎的舉措，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案管理工作的完善和調(diào)整。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)挝?；流?dòng)人員；人事檔案；管理

中圖分類號(hào)：F24

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.19.044

單位的人事檔案是國(guó)家檔案財(cái)富的有機(jī)組成因素，單位人事檔案決定著單位的發(fā)展。所以有必要對(duì)單位的人事檔案進(jìn)行有效的管理，這樣一來(lái)可以方便相關(guān)部門對(duì)信息的索取，使單位的人事檔案工作得到更大的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而對(duì)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供相對(duì)的力量，使社會(huì)得到更大的進(jìn)步。

1 人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理

如今是一個(gè)信息化的時(shí)代，而檔案作為一種重要的信息方式存在于單位之中。所以有必要對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)的分析和研究，使其順利的促成現(xiàn)代化管理。針對(duì)流動(dòng)性的人員人事檔案管理應(yīng)該以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信為中堅(jiān)力量，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，這是流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)該解決的重要問(wèn)題。而流動(dòng)人員人事檔案管理需要從三個(gè)方面入手才能完成它自身的建設(shè)。首先是現(xiàn)代化的檔案庫(kù)管理，應(yīng)該借助科學(xué)的手段來(lái)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)該學(xué)會(huì)借助檔案管理的信息化來(lái)對(duì)人事檔案建設(shè)專用數(shù)據(jù)庫(kù)。其次就是實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化。要借助計(jì)算機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將檔案整理輸入微機(jī)，然后采取相應(yīng)的技術(shù)將圖片、聲像資料以數(shù)據(jù)資料的形式展現(xiàn)出來(lái)，這樣實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化、信息化。不僅如此還可以在檔案的查閱、借閱、歸檔等等各個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作。最后就是檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。能夠借助局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使人事檔案建立起網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，使人事檔案形成相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域和網(wǎng)站，最終保障人事檔案的交換和流通，實(shí)現(xiàn)異地查詢和人才流動(dòng)的管理。

2 規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)

2.1 完善檔案材料的收集

流動(dòng)人員的人事檔案最終以檔案材料的方式展現(xiàn)出來(lái)，它能夠?yàn)槿耸碌雀黜?xiàng)工作提供足夠的信息。檔案材料一定是真實(shí)可靠的，而且具有完整性，文字表述清楚，對(duì)象可靠穩(wěn)定，還要有完備的手續(xù)。如此才可以有利于人事檔案管理工作的開展，才可以帶來(lái)有價(jià)值性的措施。

首先是能夠規(guī)范化的管理人事檔案的收集，使收集形成一個(gè)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)來(lái)制定收集的方法。其次就是將檔案管理合同關(guān)系施加于流動(dòng)人員或者是用人單位，如此使雙方明白自己的責(zé)、權(quán)和利，應(yīng)該及時(shí)的收檔相關(guān)的信息。然后就是要保障流出和接收檔案的完整性，杜絕發(fā)生扣留和分批轉(zhuǎn)出檔案的行為。如果接收人員在接收檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損和不齊全的現(xiàn)象，應(yīng)該找到相關(guān)的組織來(lái)證明檔案的完整。同時(shí)還要對(duì)傳統(tǒng)消極的收集保存方法進(jìn)行革新。要開展嶄新的檔案收集保存機(jī)制，比如說(shuō)有的單位制訂了人事立戶的存檔模式，也就是用人單位對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行集體委托的方式來(lái)進(jìn)行接收和保管，這種方式展現(xiàn)出了一種動(dòng)態(tài)的人才流動(dòng)服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)了人檔分離的現(xiàn)象。如此用人單位可以更好的去管理人才，并且與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生合作，這樣一來(lái)流動(dòng)人員的年終考核、聘干表等等檔案材料的收集和管理可以先交給用人單位，在經(jīng)過(guò)一個(gè)月時(shí)間的管理和整理后由人才市場(chǎng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了流動(dòng)人員更加具有意義的人事檔案管理。

2.2 嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)

由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和人事制度在不斷的演變之中，這就造成了越來(lái)越嚴(yán)重的人員流動(dòng)，如此使檔案的轉(zhuǎn)遞面臨著巨大的挑戰(zhàn)，所以企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案工作的核心就是要使人事檔案得到安全且順利的轉(zhuǎn)遞。盡管這方面存在著一定的政策和規(guī)定，但是怎樣使檔案轉(zhuǎn)遞變得更加規(guī)范，使其具有更大的作用力成了一項(xiàng)關(guān)鍵的問(wèn)題。

國(guó)家人事部在《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中說(shuō)明了人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)可以憑借有效文書向流動(dòng)人員原單位辦理調(diào)檔函，原單位接到調(diào)檔函后在15天內(nèi)轉(zhuǎn)交流動(dòng)人員的人事檔案，同時(shí)要保障人事檔案的完整順暢轉(zhuǎn)遞。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)在接檔后，需要流動(dòng)人員或者其所在的單位辦理存檔手續(xù)。至此流動(dòng)人員、人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)和流動(dòng)人員現(xiàn)在的單位之間應(yīng)該明確的制定相關(guān)的合同書，合同書中對(duì)彼此的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容有全面明確的規(guī)定。同時(shí)需要注意的是檔案的轉(zhuǎn)遞需要經(jīng)過(guò)機(jī)要交通或者由專人進(jìn)行送取，杜絕流動(dòng)人員本人送取或者郵寄。另外還要保障檔案的及時(shí)性和快捷性，保障人與檔案同時(shí)走停，使人與檔案緊密的聯(lián)系在一起。

2.3 使檔案的內(nèi)容構(gòu)成得到優(yōu)化

人事檔案的結(jié)構(gòu)構(gòu)成不應(yīng)該單單指向個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容，還應(yīng)該包括個(gè)人專長(zhǎng)、知識(shí)水平等等這個(gè)的個(gè)性化組成要素。要不斷的創(chuàng)建能力檔案，使個(gè)人的文化水平，

專業(yè)能力等情況得到充分的說(shuō)明。其次要?jiǎng)?chuàng)建業(yè)績(jī)檔案 ，使流動(dòng)人員在工作中的具體表現(xiàn)和工作的情況得到展現(xiàn)，如此就可以為流動(dòng)人員的晉升和調(diào)動(dòng)提供足夠的參考。還要?jiǎng)?chuàng)建誠(chéng)信檔案，要加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員誠(chéng)信的管理，使流動(dòng)人員在誠(chéng)信道德方面的資料得到清楚的記錄，只有如此才可以使流動(dòng)人員的具體情況得到整體性的呈現(xiàn)，這對(duì)其本身的人事檔案建立轉(zhuǎn)移和發(fā)展有著足夠的參考和依據(jù)作用。

3 拓展人事檔案管理方式

在如今的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下，中國(guó)企業(yè)流動(dòng)人員管理的新方式逐步向人事代理方向靠攏，如此使人才變得產(chǎn)業(yè)化，進(jìn)而將人事管理發(fā)展成為一種制度，也就是說(shuō)將單位人發(fā)生了轉(zhuǎn)變，使其變得更具社會(huì)性，而且還將人員使用和人事關(guān)系管理分割開來(lái)，也就是說(shuō)單位用人不再是單位管理這些人員的檔案、工齡的計(jì)算和社會(huì)保險(xiǎn)等等，這些具體的事項(xiàng)都由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。隨著形勢(shì)的發(fā)展和變化，人事代理制度得到了巨大的調(diào)整，變成了人才租賃這樣的局面。如此人才市場(chǎng)就成了員工的雇主，對(duì)員工的人事進(jìn)行管理，而用人單位和人才市場(chǎng)建立合作關(guān)系，如此使勞動(dòng)關(guān)系發(fā)生了轉(zhuǎn)移，盡最大限度的提升了資源配置的力度，使之變得更加具有效益。

人事派遣制度的實(shí)施可以促進(jìn)用人單位更加方便的使用人才，改變了人事關(guān)系和勞動(dòng)關(guān)系相統(tǒng)一的格局，如此實(shí)現(xiàn)了用人單位用人，專業(yè)機(jī)構(gòu)管人的形式。還有就是促進(jìn)了人力資源的共享，因?yàn)楦呒?jí)專業(yè)人才的兼職租賃方式的開展，可以使人才資源在地區(qū)間得到共享。而人事派遣最為重要的一點(diǎn)就是能夠準(zhǔn)確的挑選人才，使用人風(fēng)險(xiǎn)得到減少。中介機(jī)構(gòu)可以根據(jù)用人單位的具體要求在人才市場(chǎng)上進(jìn)行精準(zhǔn)的挑選，然后經(jīng)過(guò)用人單位的面試，如此使招聘變得更加高效。最后能夠打破編制的限制，使用人的需求得到滿足，一些定員定編的機(jī)構(gòu)可以通過(guò)勞務(wù)派遣的方式來(lái)增加員工，這樣用人單位既可以使編制得不到擴(kuò)大又可以滿足用人的緊迫需求。

被派遣人員可以使人事檔案等人事、勞動(dòng)關(guān)系的管理變得更加穩(wěn)定合理，使自身的工作檔案得到補(bǔ)充，可以添加工作、業(yè)績(jī)、培訓(xùn)和健康等等方面的情況，使勞動(dòng)者的合法權(quán)益得到鞏固。還有就是派遣人員的合同到期，如果沒(méi)有續(xù)簽，那么人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)仍然對(duì)其人事關(guān)系進(jìn)行代理。而且人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)還可以根據(jù)派遣人員的工齡計(jì)算和代交社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，使其得到各種代理服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案能夠真實(shí)的反映人類個(gè)體的人生，而人事檔案的管理會(huì)隨著社會(huì)的進(jìn)步而不斷的發(fā)生改進(jìn)。因?yàn)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)和人事制度的不斷深化，人員流動(dòng)將會(huì)成為一個(gè)巨大的問(wèn)題，所以這就為對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了嶄新的挑戰(zhàn)，但是只有我們勇敢前行，認(rèn)真對(duì)待就一定會(huì)找到適合單位流動(dòng)人員人事檔案的管理方法，為完善單位流動(dòng)人員人事檔案管理工作持續(xù)發(fā)力。

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