淺談財務(wù)檔案管理的規(guī)范與水平的提高

摘 要：財務(wù)檔案管理工作作為記錄與反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料，還存在一些問題。本文首先對財務(wù)檔案管理進行了概述，然后根據(jù)現(xiàn)有情況分析了當期企業(yè)財務(wù)檔案管理中存在的問題，并提出了規(guī)范財務(wù)檔案管理以及提高財務(wù)管理水平的舉措，以供同業(yè)者借鑒。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；管理問題；解決對策

Abstract： financial records management as an important data recording and reflecting the economic services of enterprises and institutions， there are still some problems. This paper provides an overview of the financial management of archives， and then according to the current situation analysis of the existing financial records management in current enterprises， and puts forward the specification of financial records management and improve financial management measures for the industry reference.

Key words： financial records； management issues； Solutions

隨著我國社會與經(jīng)濟的發(fā)展，財務(wù)檔案的作用變的越來越重要。與此同時，財務(wù)檔案管理過程中的一些問題也逐漸被暴露出來，制約著財務(wù)檔案管理工作重要作用的發(fā)揮。所以，必須通過有效的解決對策，提升企業(yè)的財務(wù)檔案管理水平。

1 財務(wù)檔案管理概述

1.1 財務(wù)檔案管理工作的基本內(nèi)容

財務(wù)檔案管理工作過程中包含著企業(yè)所有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)資料，基本內(nèi)容主要有資金使用支付過程中形成的財務(wù)憑證、報表、會計賬目、銀行存款對賬單以及會計檔案、電子檔案記錄，企業(yè)財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)進行升級后的相關(guān)數(shù)據(jù)存檔以及備份文件，企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的維護記錄本，企業(yè)相關(guān)財務(wù)設(shè)備設(shè)施，審核之后的會計檔案以及與企業(yè)相關(guān)的財務(wù)管理資料與數(shù)據(jù)。實際上，企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作就是指對財務(wù)資料以及財務(wù)設(shè)備進行的收集、記錄、整理、保存以及維護等相關(guān)工作。

1.2 財務(wù)檔案管理工作規(guī)范與水平提升的重要作用

財務(wù)檔案管理工作首先作為保存企業(yè)財務(wù)信息的一項重要方式，可以為了解以及掌握企業(yè)的運行情況提供堅實基礎(chǔ)。其次，企業(yè)財務(wù)檔案管理工作的有效進行，可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)運行過程中存在的一些不利問題，并對相關(guān)問題及時進行解決，為企業(yè)的長期健康發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)保障。最后，通過有效措施加強企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作，能夠及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)的運營以及相關(guān)發(fā)展規(guī)律，能夠?qū)ζ髽I(yè)未來的發(fā)展戰(zhàn)略提供基礎(chǔ)。

2 財務(wù)檔案工作中的常見問題

2.1 財務(wù)檔案管理人員專業(yè)能力不足

通常情況下，企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作都是由財務(wù)部門的會計人員兼任，對檔案管理缺乏系統(tǒng)性認識，僅僅針對財務(wù)檔案做最基本的整理工作，并沒有對不同類型的檔案分門別類地進行收集、整理、歸檔、保存等，導(dǎo)致企事業(yè)單位的財務(wù)檔案大多沒有形成有序的管理，員工要查閱檔案往往需要找很久，這就帶來了檔案利用率低的問題。同時，財務(wù)檔案管理部門的人員安排存在一些問題，沒有形成相互分離、相互聯(lián)系的崗位制，檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)存在不合理的地方，檔案管理效果差

2.2 財務(wù)檔案管理機構(gòu)設(shè)置不規(guī)范

高校的財務(wù)檔案管理機構(gòu)是進行財務(wù)檔案管理工作的組織保證，也是法律規(guī)章的需求。但是，目前各高校在實際工作安排中都未設(shè)置此機構(gòu)，檔案工作由不同人員兼職：如會計檔案的裝訂由各會計人員完成，檔案的歸檔由辦公室人員完成，檔案的查詢由資料的形成人員負責等。由于工作的分散、管理環(huán)節(jié)的分散造成財務(wù)檔案管理工作一系列的不規(guī)范，設(shè)施也不完善，從而影響了財務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果

2.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用不到位

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都企圖引進計算機技術(shù)來改善繁瑣、復(fù)雜的工作，財務(wù)檔案管理就是一項信息量大、操作繁瑣的工作。為此，計算機技術(shù)的引進是勢在必行的。但在實際的財務(wù)檔案管理工作中，企業(yè)卻沒有將計算機技術(shù)應(yīng)用到位，財務(wù)軟件缺乏維護、專業(yè)人員缺失等都使得計算機技術(shù)的引進并未從根本上提高財務(wù)檔案管理工作的效率和水平

3 規(guī)范財務(wù)檔案管理和提高財務(wù)管理水平的舉措

3.1 提高財務(wù)檔案管理工作團隊的業(yè)務(wù)水平

企事業(yè)單位需要綜合財務(wù)檔案管理部門工作人員的工作能力和基本素質(zhì)，開展相適應(yīng)的工作培訓，輔助以完善的工作監(jiān)督團隊。 在工作培訓過程中， 企事業(yè)單位需要對能力較強的員工進行獎勵， 激發(fā)整個團隊的學習熱情。 而相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價值

3.2 設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理機構(gòu)

有了穩(wěn)定的財務(wù)檔案管理人員，就應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的財務(wù)檔案管理機構(gòu)，推行目標管理責任制，要將財務(wù)檔案管理納入該部門工作人員的年度目標考核，將財務(wù)檔案建設(shè)作為評比的必備條件，通過獎優(yōu)罰劣，來調(diào)動財務(wù)檔案管理人員做好高校財務(wù)檔案管理工作的積極性

3.3 加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)

隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，財務(wù)檔案管理的重心必然向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，以不斷提高財務(wù)檔案管理的信息化程度。要積極將財務(wù)檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等財務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動納入建設(shè)規(guī)劃， 加快財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息資源共享，加速檔案數(shù)字化進程，盡早實現(xiàn)財務(wù)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、 服務(wù)現(xiàn)代化和使用便捷化

4 結(jié)束語

財務(wù)檔案是記錄企業(yè)經(jīng)濟運行狀況的重要資料，加強對財務(wù)檔案的管理不僅有利于企業(yè)的發(fā)展，還能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運行和發(fā)展中存在的問題在知識經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，各企事業(yè)單位只有不斷推動自身業(yè)務(wù)的發(fā)展，挖掘并加快其資源利用的最大化，才能夠有效地降低成本，提高經(jīng)濟效益，因此，做好財務(wù)檔案管理工作，提高財務(wù)管理水平十分重要

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作者簡介

袁琳（1979-），女，漢，四川眉山，眉山市退休干部活動中心專業(yè)技術(shù)九級，檔案館員，本科，研究方向：辦公室及財務(wù)檔案管理。endprint