孫勇：淺談如何做好檔案管理工作

摘 要：檔案管理是一項復(fù)雜而艱巨的任務(wù)，檔案管理人員務(wù)必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。結(jié)合當前檔案管理工作的現(xiàn)狀，探討如何做好檔案管理工作，如何使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化道路的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；科學(xué)規(guī)范

檔案是依據(jù)、是資源、是財富，檔案工作是涉及到每個部門和個人，同時也是一個機關(guān)單位公務(wù)活動的真實記錄；通過檔案可以真實再現(xiàn)現(xiàn)階段機關(guān)工作的歷史面貌。重視檔案工作，進行規(guī)范化管理，對提高機關(guān)各部門的工作效率具有重要的意義。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

1 做好檔案管理工作首先要對這項工作有正確的認識，了解它的重要作用

檔案是對歷史負責(zé)為現(xiàn)實服務(wù)替未來著想的一項崇高事業(yè)在全面建設(shè)小康社會、構(gòu)建和諧社會的進程中檔案工作越來越深入地滲透到社會經(jīng)濟發(fā)展的方方面面，做好新時期檔案工作對于深入學(xué)習(xí)貫徹落實黨的十八大精神，提高黨的執(zhí)政能力構(gòu)建和諧社會具有重要意義。檔案是社會先進文化的物態(tài)載體。檔案是人類社會發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物，是一種“凝固的歷史”。它以各種方式和載體將人類的歷史活動過程和思想記錄下來，并使之流傳后世，可以說先進文化的傳播、交流、確立離不開檔案的存在。檔案是先進文化傳播和確立的一種載體，是人類認識和改造世界的歷史記錄，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。

2 做好檔案管理工作要求檔案管理人員具備基本的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作是整個單位發(fā)展過程中的重要組成部分。對單位來說，檔案不僅記錄了它的發(fā)展歷史，并且為它的未來發(fā)展提供了參考，因此說檔案對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的作用。這樣，做好檔案管理工作就需檔案管理人員要有敬業(yè)精神和具備一定業(yè)務(wù)素質(zhì)。

各級檔案部門要按照提高整體素質(zhì)、增強創(chuàng)新能力的要求，著力建設(shè)一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、充滿活力和創(chuàng)造力的高素質(zhì)檔案干部隊伍。一是要進一步加大各級檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)力度。組織參加有關(guān)檔案培訓(xùn)班或?qū)ｎ}研討班，努力提升檔案干部的領(lǐng)導(dǎo)水平和理論水平。二是要高度重視專業(yè)人才和業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)。積極營造有利于人才成長的良好環(huán)境，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛檔案事業(yè)、掌握現(xiàn)代檔案知識和先進管理理念的復(fù)合型檔案管理人才。三是加強對檔案人員的繼續(xù)教育。要采取多種形式加強檔案人員的繼續(xù)教育，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村級檔案管理人員定期進行培訓(xùn)，檔案專業(yè)人員也可到現(xiàn)場指導(dǎo)，也可到好的單位實地參觀學(xué)習(xí)。檔案人員更要注重自學(xué)，既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，又要學(xué)習(xí)計算機知識等與檔案管理相關(guān)的知識，做到知識面廣、業(yè)務(wù)精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進一步發(fā)展，提高機關(guān)的檔案管理水平。五是切實改進工作作風(fēng)。按照國家檔案局實干興檔的要求，大力弘揚“忠誠、創(chuàng)新、奉獻、和諧”精神，鼓實勁、干實事、務(wù)實效，加強學(xué)習(xí)，注重實踐，狠抓工作落實，以作風(fēng)建設(shè)推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。六是認真開展以“為民務(wù)實清廉”為主要內(nèi)容的黨的群眾路線教育實踐活動。

一是要重視觀念更新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天隨著各部門工作人員的減少工作量的增加檔案工作面臨更大的壓力。因此檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位要一改守攤看點、倉庫保管員的形象從根本上轉(zhuǎn)變觀念主動找婆家、找市場讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。二是要練就過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作又是一項管理服務(wù)性工作這就要求檔案人員既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底又要有較強的管理能力和服務(wù)意識要適應(yīng)新形勢敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)善于提出新辦法、新思路解決新問題在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新。三是要拓寬視野、豐富知識。當今社會處于快速發(fā)展時期知識更新呈“爆炸”式發(fā)展新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)因此檔案人員要把學(xué)習(xí)作為第一需要不斷“充電”拓寬視野了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作多思考、多研究營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

3 做好檔案管理工作還需要有完善的機制作保障

做好檔案管理工作，只有認識和做好工作的基本素質(zhì)是遠遠不夠的，還要有一套完善的管理機制作保障。由于檔案工作具有服務(wù)的特殊性、管理的復(fù)雜性等特點，因此建立一套完善的檔案管理機制是做好檔案管理的根本保證。

一是要加強制度建設(shè)。一般單位的檔案管理的現(xiàn)行規(guī)章制度，主要包括閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

二是要理順管理工作程序。檔案管理應(yīng)按照科學(xué)的工作流程操作，因此要先理順檔案部門與其他相關(guān)部門之間的工作程序。以歸檔為例：各部門需將文件按要求整理后歸辦公室，辦公室將各部門的歸檔文件與收發(fā)文處理的文件一起統(tǒng)一編排件號后進行歸檔。針對這一工作流程，檔案管理需要設(shè)計、建立相應(yīng)的登記表，滿足管理需要。只有事先理順好管理工作程序，才能避免走彎路。

當前，要做好檔案工作，需要各級檔案部門和全體干部職工的共同努力、頑強拼搏，躬身實踐。與有關(guān)單位密切協(xié)作，銳意進取，開拓創(chuàng)新，求真務(wù)實，狠抓落實，才能營造豐富多彩、形式多樣、充滿活力、創(chuàng)造性推進檔案工作，開創(chuàng)檔案工作新局面。

參考文獻

[1]吳金莉淺析檔案管理信息化[J]價值工作，2012（03）

[2]田建君檔案管理促進煤礦企業(yè)內(nèi)涵式發(fā)展的途徑探究[J]煤炭技術(shù)2012（10）

[3]林華信息時代如何做好檔案管理工作[J]科技信息2010（21）

作者簡介

孫勇（1983-），男，漢，山東煙臺人，本科，初級職稱，研究方向：檔案管理。endprint