加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作的途徑分析

王雪亮

摘 要：在當(dāng)前信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作的廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，人類對檔案信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)及留存的方式都發(fā)生了較大的變化。人事檔案是對個(gè)人人生軌跡的真實(shí)記錄，在當(dāng)前人事檔案管理工作中，需要加快實(shí)現(xiàn)信息化管理，以此來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。文中分析了人事檔案信息化管理的重要性，并進(jìn)一步對加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作的途徑進(jìn)行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；重要性；途徑

當(dāng)前信息技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快，我國人事檔案信息化管理工作也取得了較好的成效。但隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，人事檔案信息化管理工作中理論和實(shí)踐還存在一定的不完善，從而導(dǎo)致各種新情況和新問題不斷出現(xiàn)，這對人事檔案信息化管理工作的有序開展帶來了較大的影響。因此在當(dāng)前人事檔案信息化管理工作中，需要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升人事檔案信息化管理工作的水平，為人事檔案信息資源的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。

1人事檔案信息化管理的重要性分析

人事檔案是對個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是單位開展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是選拔、任用人才的重要依據(jù)，因此需要做好人事檔案管理工作。特別是在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，人事檔案信息化管理的重要性更加突顯出來。通過做好人事檔案信息化管理工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化和網(wǎng)絡(luò)化檢索，利用計(jì)算機(jī)來對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析和加工，有效的提高了檔案工作的效率，而且數(shù)字檔案更易于保存、查詢和修改，有效的提高了人事檔案信息的利用效率，更好的發(fā)揮出了人事檔案的重要價(jià)值。

在人事檔案信息化管理工作中，更講求時(shí)效性，能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域及不同載體的檔案以數(shù)據(jù)化的形勢進(jìn)行存儲(chǔ)，并借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)溝通和共享。由于人事檔案信息需要經(jīng)常利用，實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案信息更易于查詢，并能夠依據(jù)篩選條件便捷的查出所需要的檔案信息，有利于人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的全面提升。在人事檔案信息化管理工作中，檔案數(shù)據(jù)在遷移和共享方面取得了重大突破，檔案信息管理更具規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。另外，信息化環(huán)境下，人事檔案載體晚具多樣性，并在管理工作中提前做好了備份，這有效的提升了檔案的安全性，避免了檔案損毀所帶來的損失。

2 加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作的途徑

（一）強(qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)

人事檔案管理要緊緊圍繞人事制度改革需要，提升服務(wù)意識，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程。依托干部人事檔案信息平臺，對重要信息全面錄入，組織日常維護(hù)，提高檔案的管理與利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案全面、動(dòng)態(tài)化長效管理。五是注重對系統(tǒng)管理與維護(hù)，提升使用價(jià)值

在日常管理維護(hù)中，本著方便、快捷、有效、實(shí)用的原則，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動(dòng)生成干部任免、調(diào)動(dòng)審批表、干部名冊等功能，及時(shí)將干部的基本情況、人事變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進(jìn)行改動(dòng)，確保信息庫的“鮮活度”，實(shí)現(xiàn)人事信息日常管理的動(dòng)態(tài)化和科學(xué)化，達(dá)到人事信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標(biāo)準(zhǔn)。為日常人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)

在人事檔案信息化管理工作開展過程中，需要重視人事檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，不僅要為電子檔案的保存與信息化設(shè)備提供一個(gè)良好的環(huán)境基礎(chǔ)，還要進(jìn)一步完善人事檔案信息化建設(shè)的制度。人事檔案信息化管理需要配備完善的信息化設(shè)備，因此在進(jìn)一步對機(jī)房、嗠器、電子檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行完善。在信息化建設(shè)過程中，還需要具備一個(gè)優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面許多單位還存在許多不完善的地方，網(wǎng)絡(luò)布線較為凌亂，而且設(shè)備共享率較低，存在較多的安全隱患，因此需要采取切實(shí)可行的措施加以改善，為人事檔案信息化管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）增強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全意識

在人事檔案信息化管理工作中，安全是重要的前提條件，其對人事檔案信息化管理工作具有非常重要的意義。因此在人事檔案信息化管理工作中，需要嚴(yán)格界定各種檔案信息資料的保密級別，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)來提高系統(tǒng)運(yùn)行的安全。 對于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫依據(jù)不同的使用權(quán)限進(jìn)行加密，處理好人事檔案信息加密和合理利用之間的關(guān)系。進(jìn)一步對人事檔案審核流程進(jìn)行優(yōu)化，即從源頭上抓起，加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，做好人事檔案資料收集工作，嚴(yán)把人事檔案資料入檔關(guān)，鑒別真?zhèn)?、查漏補(bǔ)缺，有效的保證人事檔案信息的真實(shí)性和權(quán)威性。另外，還構(gòu)建人事檔案信息安全保障體系，通過制定切實(shí)可行的措施來強(qiáng)化人事檔案信息的安全性。

（四）實(shí)現(xiàn)信息資源共享

人事檔案管理的覆蓋面較廣，人事檔案的來源趨于復(fù)雜。人事檔案的應(yīng)用范圍廣泛，像畢業(yè)生的就業(yè)、公務(wù)員的考核等都與人事檔案息息相關(guān)。采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放的交流模式。

（五）依據(jù)信息反饋，提高人事檔案信息資源開發(fā)利用水平

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會(huì)價(jià)值的客觀依據(jù)，也是做好檔案信息利用與開發(fā)的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重要組成部分，檔案信息資源的開發(fā)利用效果如何，檔案部門所提供的信息滿足需求者的程度高低，檔案部門對經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)的好壞，利用者對檔案部門有何意見和要求等，這些都是檔案信息資源的開發(fā)利用所必須了解和掌握的。人事檔案工作人員要不斷通過信息反饋了解人事檔案信息資源的利用效果，有針對性的改進(jìn)工作，提高工作水平和服務(wù)質(zhì)量；了解和掌握人事檔案信息需求的變化和發(fā)展趨勢，以便更好地收集、整理和研究新的檔案資料，為利用者儲(chǔ)備更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更科學(xué)的信息資源；還要加大對人事檔案利用者的宣傳教育力度，積極配合檔案部門做好這一工作，促使人事檔案信息資源的開發(fā)利用取得更大的社會(huì)效益。

3 結(jié)束語

人事檔案信息化管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，需要在實(shí)際工作中不斷推進(jìn)和完善。人事檔案信息化管理是管理技術(shù)與信息技術(shù)之間的有效結(jié)合，因此在推進(jìn)過程中，需要針對存在的各種新情況和新問題采取切實(shí)可行的措施加以解決，全面推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，為人事檔案信息資源的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。

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