關(guān)于計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用分析

吳愛金

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于各個行業(yè)，極大的方便了人們的生活。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的管理模式，使檔案管理更為方便，而且還實現(xiàn)了信息共享。本文就計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行研究分析，不斷完善計算機(jī)檔案管理，提高管理效率。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

檔案管理是一項十分反復(fù)的工作，它涉及的管理內(nèi)容龐大，各種信息數(shù)據(jù)，要做好歸檔工作，一不小心就會丟失，造成失誤。而且檔案管理工作所涉及的管理時間也十分漫長，有的建筑工程動輒幾十年，在工程竣工前，檔案必須保存完好。因此，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，解決了這兩項難題，所以計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用勢在必行。

1 計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理必要性

首先，傳統(tǒng)檔案管理工作效率低下。傳統(tǒng)檔案管理投入了大量的人力財力，管理內(nèi)容龐大，資料混亂，檔案的歸類工作難度大，丟失風(fēng)險也高，嚴(yán)重影響了企業(yè)管理效率。

其次，計算機(jī)檔案管理實現(xiàn)了信息共享。計算機(jī)檔案管理不僅實現(xiàn)信息的有效歸類，而且還具有檢索功能，要想查閱學(xué)習(xí)只要檢索就可以在幾分鐘內(nèi)找到，實現(xiàn)了信息的共享。

最后，計算機(jī)檔案管理延長了檔案使用期。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)原因，磨損嚴(yán)重，使檔案的使用壽命減少。計算機(jī)的出現(xiàn)，避免了他人對檔案的直接接觸，延長了檔案的使用期。

2 計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理問題

第一，計算機(jī)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差。各個地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展程度不一致，計算機(jī)檔案管理還不完善，計算機(jī)在偏遠(yuǎn)地區(qū)的普及還不太高，檔案管理信息化還無法實現(xiàn)，而且還沒有專業(yè)的計算機(jī)檔案管理人才。

第二，計算機(jī)檔案管理有安全隱患?；ヂ?lián)網(wǎng)時代信息實現(xiàn)了共享，然而，有許多的不法分子，利用計算機(jī)破壞計算機(jī)信息，病毒和黑客的存在，極大的影響了計算機(jī)檔案管理安全。

第三，計算機(jī)檔案管理技術(shù)落后。目前，我國許多單位計算機(jī)檔案管理還沒有規(guī)范的制度，檔案審核不嚴(yán)格，檔案入檔不及時，檔案漏缺等問題時有出現(xiàn)，不利于計算機(jī)檔案管理工作的開展。

3 計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理的策略

3.1 加快計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.完善計算機(jī)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

為了普及計算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，必須完善計算機(jī)的硬件設(shè)施，使其適應(yīng)檔案管理的需要。這就需要投入資金，在原有計算機(jī)的基礎(chǔ)上，購買大容量的存儲設(shè)備，實現(xiàn)大量信息的存儲和管理；建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息共享和統(tǒng)一管理；建立檢索功能，提高檔案信息查找的速度，方便使用者查詢，實現(xiàn)資源的有效管理；利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時的更新檔案管理信息，跟進(jìn)時代的步伐，盡快實現(xiàn)數(shù)字檔案代替紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)檔案管理的一致性。

此外，還要在計算機(jī)檔案管理配套打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，對重要的檔案信息進(jìn)行備份，加強檔案信息的安全性[1]。

2.培養(yǎng)專門的計算機(jī)檔案管理人才

計算機(jī)檔案人才包括計算機(jī)檔案研發(fā)人才和管理人才。一方面，有實力的企業(yè)可以加大資金的投入，研發(fā)一套適應(yīng)于本企業(yè)的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，有針對性的對企業(yè)進(jìn)行信息管理，提高管理效率。另一方面，要培養(yǎng)一批有專業(yè)計算機(jī)檔案管理技術(shù)的管理人才，不僅有良好的業(yè)務(wù)能力，而且還要在不斷的實踐工作中提升自己的專業(yè)能力，定期的參加企業(yè)組織的技術(shù)培訓(xùn)，成為一個全面發(fā)展的綜合性人才。

3.2 提高計算機(jī)的安全性

1.技術(shù)安全措施

企業(yè)為了保障檔案信息的安全，必須加強檔案管理系統(tǒng)的安全性。采用防火墻技術(shù)，對黑客的進(jìn)攻采取防御，保護(hù)檔案信息不被盜取；應(yīng)用計算機(jī)病毒檢測系統(tǒng)，定期對計算機(jī)進(jìn)行病毒檢測，及時發(fā)現(xiàn)漏洞，進(jìn)行修補，避免計算機(jī)病毒的入侵造成數(shù)據(jù)的丟失；還可以采用信息加密技術(shù)，對所有主要的信息盡心密碼設(shè)置，增加檔案信息的安全性。此外，還應(yīng)該對檔案信息進(jìn)行定期的備份，防治計算機(jī)因為突然故障或者停電，而導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)的丟失。

2.制定計算機(jī)檔案管理法律法規(guī)

對于政府而言，就是要制定一系列關(guān)于計算機(jī)檔案管理的法律，以不斷完善計算機(jī)檔案管理的制度建設(shè)，保證計算機(jī)檔案管理有法可依。在保證檔案信息的真實性的同時，對那些盜取檔案信息的人員進(jìn)行法律懲處，起到警示作用，保證計算機(jī)檔案的安全性。

3.加強職業(yè)道德教育

在計算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中，一定要做好管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)。檔案信息關(guān)乎企業(yè)的機(jī)密性文件，所以一定要注重檔案信息的保密工作。因此，要定期的組織計算機(jī)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)，讓管理人員在道德的約束下，堅守自己的專業(yè)操守，愛崗敬業(yè)，忠于職守，不監(jiān)守自盜，不泄露企業(yè)的檔案信息。

3.3 建立健全的現(xiàn)代檔案管理制度

1.建立現(xiàn)代檔案管理制度

為了確保計算機(jī)檔案管理的有序進(jìn)行，必須根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立起自己去的檔案管理制度，對每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化的管理，制定檔案電子化的每一個工作步驟，建立一整套完善的業(yè)務(wù)流程，對于檔案管理中可能出現(xiàn)的問題提前制定好注意事項，保證計算機(jī)檔案管理的規(guī)范操作，使管理過程職責(zé)分明，實現(xiàn)了計算機(jī)檔案管理的有效進(jìn)行[2]。

2.建立激勵機(jī)制

為了不斷的完善計算機(jī)檔案管理，可以采取激勵措施。企業(yè)可以對計算機(jī)檔案管理提出改進(jìn)意見的員工進(jìn)行物質(zhì)獎勵，以此鼓勵其他員工的積極性，對企業(yè)的檔案管理獻(xiàn)計獻(xiàn)策。企業(yè)要廣納員工的意見，對有用的信息進(jìn)行完善，將其制度化，納入計算機(jī)檔案管理制度，保證意見源源不絕。

3.引進(jìn)成功的管理模式

企業(yè)自己沒有計算機(jī)檔案管理經(jīng)驗的，可以借鑒大企業(yè)的管理模式，根據(jù)企業(yè)自己的實際情況，取其精華，有目的的學(xué)習(xí)管理方法，形成自己的管理模式。

4 結(jié)束語

計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用前景廣闊，不僅節(jié)約了管理成本，而且使檔案管理更加有效。因此，我們要通過加快計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高計算機(jī)的安全性，建立健全的現(xiàn)代檔案管理制度等措施，完善計算機(jī)檔案管理，促進(jìn)檔案管理智能化。

參考文獻(xiàn)

[1]路海玉.淺析計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2016，20：158.

[2]崔靜.淺談計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2013，08：129.endprint