淺析新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案管理工作

摘 要：企業(yè)檔案管理在對(duì)于整個(gè)企業(yè)運(yùn)作、市場(chǎng)營(yíng)銷有著重要的引導(dǎo)作用。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代這個(gè)大背景下，對(duì)企業(yè)管理提出了更高的要求，檔案管理應(yīng)該跟上時(shí)代的潮流，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的束縛，更加專業(yè)規(guī)范的進(jìn)行管理。如何做好企業(yè)管理，逐漸成為企業(yè)檔案管理的主要問(wèn)題。從當(dāng)前的形式來(lái)看，要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出新的要求，不斷創(chuàng)新的同時(shí)走上日益規(guī)范的道路。透過(guò)檔案管理工作能夠看出一個(gè)企業(yè)最為真實(shí)的管理水平與業(yè)績(jī)，本文針對(duì)如何做好企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行分析，并根據(jù)當(dāng)前的現(xiàn)狀提出建議與措施，希望對(duì)企業(yè)今后的發(fā)展盡一份綿薄之力。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；有效措施

1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）不健全的檔案管理制度

大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中都會(huì)存在著一些對(duì)檔案的收集、整理、保管、外借等方面制度管理不完善的情況。盡管有些企業(yè)已經(jīng)建立了相關(guān)管理制度，但是在實(shí)際操作方面困難重重，操作水平不夠高。有些檔案管理人員責(zé)任性不夠強(qiáng)，不能夠及時(shí)整理文件與資料，會(huì)出現(xiàn)檔案收集不齊全甚至檔案丟失的現(xiàn)象。還有些借出的檔案，因?yàn)榻栝喪掷m(xù)不夠健全會(huì)出現(xiàn)有借無(wú)還的事情發(fā)生，久而久之一些檔案就會(huì)不知去向，甚至還有些人會(huì)對(duì)資料與數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，嚴(yán)重的影響到檔案的真實(shí)性與利用價(jià)值。

（二）檔案管理信息化問(wèn)題

盡管企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)有了相應(yīng)的改善與發(fā)展，但資料與文件在運(yùn)輸?shù)倪^(guò)程中缺乏靈活性，一定程度上會(huì)降低企業(yè)檔案管理的效率，工作質(zhì)量難以提升。導(dǎo)致檔案管理信息化不足的主要原因就是企業(yè)沒(méi)有建立一個(gè)高效的檔案管理信息系統(tǒng)，沒(méi)有良好的技術(shù)與系統(tǒng)的支持，工作效率與工作效率得不到進(jìn)步。此外，有些企業(yè)并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息系統(tǒng)的意義，雖然建立相關(guān)管理系統(tǒng)，但在完善工作時(shí)卻沒(méi)有及時(shí)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求做出相關(guān)改善，造成企業(yè)檔案管理工作效率得不到大幅度進(jìn)步。

（三）重視程度不足

有些企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度不高，基本的檔案管理使用配套設(shè)施不齊全是最主要的表現(xiàn)，同時(shí)不夠重視檔案管理工作的作用，并且這一現(xiàn)象較為普遍?，F(xiàn)如今有些企業(yè)的管理者出現(xiàn)了錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作并不重要，有些管理人員對(duì)檔案的管理工作不夠認(rèn)真，在日常的檔案管理工作時(shí)不夠重視，自身工作感不強(qiáng)、積極性不高等問(wèn)題縷縷發(fā)生。還有些企業(yè)在檔案管理工作中投入的資金、人力、物力不多，缺乏檔案管理的配套設(shè)施，近一步導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量與完整性和使用的吸收性受到控制。

（四）企業(yè)檔案管理者工作能力差

企業(yè)檔案管理工作的直接人員就是檔案管理者，他們自身的水平高低與工作能力會(huì)直接影響到企業(yè)檔案管理工作的最終效率。但是，從我國(guó)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，許多檔案管理著并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，管理水平不高，并達(dá)不到企業(yè)檔案管理工作崗位的要求，還甚至有些工作認(rèn)識(shí)不是在職員工，而是短期的兼職。部分企業(yè)管理工作者認(rèn)為檔案管理工作并沒(méi)有什么發(fā)展前途，有苦又累并且出力不討好，沒(méi)有做好管理工作也是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹?duì)于從事企業(yè)檔案管理的工作人員需要有著較高的專業(yè)能力，有些企業(yè)的檔案管理工作者是從其他崗位來(lái)的兼職，自身的能力無(wú)法滿足工作的需要，最終造成了企業(yè)檔案管理中存在企業(yè)檔案管理者工作能力不高的后果。

2 檔案工作如何現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展

（一）創(chuàng)新并構(gòu)建核心機(jī)構(gòu)

產(chǎn)權(quán)清晰、全責(zé)明確、管理科學(xué)就是現(xiàn)代企業(yè)制度的最基本特征。企業(yè)的檔案工作也要適宜這些制度，對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行修改與創(chuàng)新。在哪一個(gè)企業(yè)中精干都是一個(gè)必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作理所應(yīng)當(dāng)要順應(yīng)這個(gè)企業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案管理工作向外拓展，著重挖掘檔案工作的內(nèi)涵，將傳統(tǒng)單一的檔案室向外擴(kuò)張為集檔案、資料、信息、統(tǒng)計(jì)等融為一體的企業(yè)檔案信息中心。對(duì)企業(yè)各種各樣的檔案收集資料進(jìn)行收集、利用與保管，有利于增加企業(yè)檔案管理工作的靈活性與自主性。

（二）從企業(yè)的實(shí)際情況考慮

一個(gè)企業(yè)中的總體檔案需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，在具體的工作事項(xiàng)當(dāng)中需要以相關(guān)制度的規(guī)范與檔案管理人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)。從當(dāng)前的情況來(lái)看，完全適應(yīng)各種機(jī)制、各種性質(zhì)的檔案管理制度還不夠完善與健全，對(duì)較為重要的檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，大大降低了利用率。由此可以看出對(duì)制度進(jìn)行創(chuàng)新至關(guān)重要，對(duì)企業(yè)的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新過(guò)后，明確檔案管理工作的計(jì)劃與目標(biāo)，甚至是兼職檔案管理人員也要用明確的責(zé)任。職責(zé)明確、獎(jiǎng)罰分明能夠調(diào)動(dòng)全體檔案管理人員工作的積極性，用明確的制度來(lái)規(guī)范自身行為。

（三）高效的創(chuàng)新管理機(jī)制

企業(yè)做進(jìn)行創(chuàng)新與改造的最終目的都是為了適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的需求，高效的運(yùn)行之后創(chuàng)造出最大化的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也應(yīng)理所應(yīng)當(dāng)?shù)母o企業(yè)的步伐進(jìn)行轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新，堅(jiān)信沒(méi)有創(chuàng)新就無(wú)法快速發(fā)展的這一基本管理理念，敢于及時(shí)的認(rèn)識(shí)到自身的缺點(diǎn)與不足，不斷的完善自己。單一的檔案資料管理機(jī)制可以逐步向信息、情報(bào)、科技一體化的管理機(jī)制進(jìn)行轉(zhuǎn)變。辦事效率提高，充分發(fā)揮出每一位員工的才能，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新的原動(dòng)力之一。

3 做好檔案管理工作的重要意義

（一）是企業(yè)健康發(fā)展的需要

想要保證一個(gè)企業(yè)能夠健康的發(fā)展，做好檔案管理工作是必不可少的，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作效率與工作質(zhì)量的必要條件之一，能夠維護(hù)歷史最真實(shí)的面貌。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，能夠通過(guò)事件看出本質(zhì)，是用來(lái)衡量一個(gè)企業(yè)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案是記載著一個(gè)企業(yè)從最初發(fā)展到現(xiàn)如今的所有重大事件，對(duì)于研究企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)業(yè)績(jī)與今后發(fā)展提供了最真實(shí)的資料。做好檔案管理工作，一方面能夠?yàn)槠髽I(yè)高層管理人員提供一個(gè)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)的途徑，并根據(jù)存在的問(wèn)題及時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略，為企業(yè)今后長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）牢固企業(yè)的發(fā)展根基

企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所發(fā)揮的作用是不言而喻的，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的歷史記錄，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中的文件材料，屬于企業(yè)當(dāng)中較為重要的一部分。最近幾年中，不少企業(yè)都加強(qiáng)對(duì)檔案的建設(shè)與保護(hù)工作，擁有完整精確的檔案，才能在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中維護(hù)自身權(quán)益。假如一個(gè)企業(yè)沒(méi)有自己的檔案，就說(shuō)明這個(gè)企業(yè)沒(méi)有牢靠的基礎(chǔ)，在今后任何的建設(shè)發(fā)展過(guò)程中都可能存在風(fēng)險(xiǎn)。相反的，一個(gè)企業(yè)建立了自己的檔案管理工作，不僅可以大幅度的提高企業(yè)的管理水平，還可以在競(jìng)爭(zhēng)中維護(hù)自身合法權(quán)益，引導(dǎo)著企業(yè)向著更加穩(wěn)定健康的方向發(fā)展。越來(lái)越多的企業(yè)管理者意識(shí)到企業(yè)檔案的重要作用，也開始做好這一工作，只有做好這一基礎(chǔ)但是重要的工作，才能為企業(yè)今后的發(fā)展打下牢固的根基。endprint

4 建設(shè)信息化的企業(yè)檔案管理

（一）實(shí)現(xiàn)信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案在建立電子化與信息化的管理模式之后，還應(yīng)該進(jìn)一步建立企業(yè)檔案的利用與共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。提高傳統(tǒng)企業(yè)檔案的利用率，建立一套信息共享模式。除此之外，企業(yè)還可以建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，也就是企業(yè)檔案庫(kù)，通過(guò)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的共享。從目前的情況來(lái)看，還有極大部分企業(yè)沒(méi)有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有統(tǒng)一的信息管理與共享模式。服務(wù)性與共享性較差，無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)在檔案管理上的需求。現(xiàn)代企業(yè)在建立共享化與網(wǎng)絡(luò)化的電子檔案之后，在一定程度上可以減低電子檔案的重復(fù)建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

擁有良好的職業(yè)道德、崇高的敬業(yè)精神以及較高的政治素養(yǎng)是檔案管理工作者應(yīng)該具備的能力。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理也逐漸由傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型向知識(shí)密集型過(guò)渡，要求管理者自身?yè)碛休^強(qiáng)的工作能力，精確把握專業(yè)性較高的檔案，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求大量的相關(guān)信息。采用多元化的方式加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度是每一個(gè)企業(yè)應(yīng)該做的，有目的的對(duì)企業(yè)檔案管理者進(jìn)行信息化的管理技能與相關(guān)知識(shí)，保證檔案管理人員更加全面系統(tǒng)的掌握相關(guān)能力，構(gòu)建一支高素質(zhì)的信息化管理隊(duì)伍。

（三）保證檔案信息的安全性和完整性

企業(yè)檔案管理工作的核心素養(yǎng)就是信息安全管理，檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全、檔案信息傳播的安全就是檔案信息主要包括的。其中就是記錄檔案的光盤的安全性與可靠性，還有信息不被未經(jīng)許可的人獲得。首先要從軟件管理、操作、監(jiān)督等各個(gè)方面開始著手，來(lái)保護(hù)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)安全?？梢赃\(yùn)用技術(shù)手段來(lái)解決硬件方面的問(wèn)題，在設(shè)計(jì)、選擇檔案的時(shí)候深入考慮系統(tǒng)的安全性。此外還可以在企業(yè)檔案信息化建設(shè)當(dāng)中對(duì)檔案信息進(jìn)行分階級(jí)保護(hù)，確定信息的安全等級(jí)與安全需求，有規(guī)律的劃分信息安全，確定信息是否在安全的范圍內(nèi)運(yùn)行，防止有違規(guī)操作。

（四）加大信息化的管理建設(shè)

企業(yè)檔案信息化是檔案技術(shù)進(jìn)步的突破口，是信息時(shí)代信息共享的需求，也是充分發(fā)揮檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的主要選擇方式。一個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理信息化的意識(shí)水平會(huì)直接影響到信息化建設(shè)的廣度與深度，想要加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化的建設(shè)，第一步應(yīng)將理想轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，將企業(yè)檔案管理信息化的概念轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)踐，認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化的重要性，積極提倡與鼓勵(lì)這一理念，在資金、設(shè)備上給予適當(dāng)?shù)闹С?。第二個(gè)就是檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，在了解檔案管理現(xiàn)狀之后有計(jì)劃的開展工作，真正的提高工作效率。

5 企業(yè)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策與建議

（一）強(qiáng)化企業(yè)檔案管理制度

提高企業(yè)檔案管理效率的一個(gè)重要途徑就是強(qiáng)化企業(yè)檔案管理制度，保證企業(yè)檔案今后的可持續(xù)發(fā)展。根據(jù)相關(guān)的條文條例，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的強(qiáng)化與完善，既要符合國(guó)家所提出的相關(guān)要求，也到達(dá)到國(guó)家所制定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理制度也要根據(jù)不同企業(yè)的實(shí)際情況，有針對(duì)性的對(duì)其制定科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理制度，企業(yè)不同部門的負(fù)責(zé)人也要對(duì)企業(yè)檔案資料管理人員工作召開相關(guān)會(huì)議，對(duì)企業(yè)今后的檔案管理的相關(guān)制度與注意事項(xiàng)進(jìn)行討論，及時(shí)與各部分進(jìn)行交流溝通，對(duì)不同部門所提出的建議給予重視，存在不足的進(jìn)行修改與完善，保證案管理工作更加符合企業(yè)的發(fā)展需求。

（二）重視企業(yè)檔案管理工作

企業(yè)檔案管理工作不僅要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，全體員工也要重視起來(lái)，只有在領(lǐng)導(dǎo)與全體員工的高度重視之下才能夠有效的進(jìn)行檔案管理。任何企業(yè)開展任何一項(xiàng)工作，在領(lǐng)導(dǎo)足夠重視的情況下才能使工作順利的開展，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，也決定這相關(guān)人員對(duì)企業(yè)檔案的重視程度。對(duì)于檔案管理人員而言，充分的發(fā)揮出自身的主觀能動(dòng)性，保證每一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作都做到最佳。就檔案工作而言，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作能力與工作質(zhì)量也會(huì)直接形象到最終的工作成果。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，面對(duì)著日益變化的社會(huì)形勢(shì)，許多企業(yè)都在符合自身特性的發(fā)展之路。盡管檔案管理知識(shí)企業(yè)管理中的一部分，沒(méi)有影響企業(yè)生死存亡的作用，但是在一定程度上也起著關(guān)鍵的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)健康發(fā)展的重要因素和主要保障，有利于企業(yè)的正常運(yùn)行，加強(qiáng)檔案管理是每一個(gè)企業(yè)必須要面對(duì)問(wèn)題，尋找出一個(gè)符合自身情況的管理方式，對(duì)于企業(yè)的今后發(fā)展影響重大。順應(yīng)新形式的發(fā)展，做好企業(yè)檔案管理工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自身價(jià)值，還能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介

陳驊（1978-），男，漢，上海市，本科，上海港城開發(fā)（集團(tuán)）有限公司，研究方向：檔案管理。endprint