新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化解析

摘 要：對(duì)強(qiáng)化新形勢(shì)下檔案管理工作運(yùn)行規(guī)范性的措施進(jìn)行探究。具體是在概述檔案管理內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，對(duì)當(dāng)下我國(guó)檔案管理工作進(jìn)程中存在視度不夠、體系尚未建立健全以及管理措施滯后性顯著等問題進(jìn)行闡述，在此基礎(chǔ)上從人員、體制以及技術(shù)等方面探究強(qiáng)化新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范性的措施。希望在推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展進(jìn)程方面有所幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化；強(qiáng)化措施

在經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代中，社會(huì)各個(gè)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要的輔助力是多樣化的，做好檔案管理工作就是其中一項(xiàng)極為關(guān)鍵的內(nèi)容，也就是說(shuō)各個(gè)行業(yè)均應(yīng)該給予檔案管理工作一定的重視，同時(shí)在實(shí)踐中不斷摸索與總結(jié)優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系變革以及各行業(yè)均做出相應(yīng)調(diào)整的模式中，檔案管理規(guī)范化是必須踐行的路線?；诖?，本文做出如下論述內(nèi)容。

1 檔案管理

檔案信息管理，實(shí)質(zhì)上就是對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、梳理、分類、保存、檢查、統(tǒng)計(jì)與應(yīng)用等系列性過程的總稱[1]。做好檔案管理工作，為企事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展起到促進(jìn)作用的同時(shí)，在構(gòu)建與強(qiáng)化社會(huì)科學(xué)能力方面也體現(xiàn)出巨大的實(shí)用價(jià)值。在對(duì)檔案資源管理的整個(gè)進(jìn)程中，均要堅(jiān)守環(huán)境安全性、內(nèi)容完整性、應(yīng)用便捷性等基礎(chǔ)規(guī)則，檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，需要管理人員在實(shí)踐中不斷完善職業(yè)素質(zhì)，確保檔案材料的齊全性、質(zhì)量的達(dá)標(biāo)性，絕不可因?yàn)橐患核嚼室鈸p壞與篡改檔案資料，維護(hù)檔案材料的初始狀態(tài)，延長(zhǎng)其使用壽命。

2 新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 對(duì)檔案管理規(guī)范化實(shí)現(xiàn)過程中工作重視度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)內(nèi)各行業(yè)發(fā)展進(jìn)程中不斷踐行革新發(fā)展路線，在檔案管理方面上，行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將目光與精力投放進(jìn)管理人員專業(yè)技能提升，以及相關(guān)設(shè)備翻新環(huán)節(jié)上，卻忽視了檔案管理工作自體運(yùn)行的規(guī)范性。同時(shí)也沒有積極對(duì)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)。此時(shí)工作人員責(zé)任意識(shí)相對(duì)較低，不具備為企業(yè)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)長(zhǎng)效發(fā)展的使命感，這樣他們參與檔案管理工作使態(tài)度散漫、操作行為合理性缺乏，檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)直是天方夜譚，也給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成負(fù)面影響。

2.2 檔案管理體系尚未建立健全

新形勢(shì)中，國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)運(yùn)營(yíng)與管理機(jī)制不斷翻新與優(yōu)化，其在強(qiáng)化企業(yè)運(yùn)營(yíng)與管理工作運(yùn)行順暢性與有效性方面體現(xiàn)出巨大的實(shí)用價(jià)值，但是縱觀檔案管理工作近些年發(fā)展模式，發(fā)現(xiàn)其在運(yùn)營(yíng)與管理機(jī)制改革上是極不明顯的，檔案管理體系健全性缺乏，沒有內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善的檔案管理機(jī)制去輔助，那么檔案管理工作無(wú)法貫徹落實(shí)，管理規(guī)范化目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)也是必然的事實(shí)。當(dāng)下，國(guó)內(nèi)很多在企業(yè)檔案管理工作依舊沿用以往老套檔案管理工作體系與機(jī)制，這些體系與機(jī)制在滿足新形勢(shì)下檔案管理工作運(yùn)行模式上存在較大難度，對(duì)檔案管理工作效率提升目標(biāo)的達(dá)成起到負(fù)面作用，從某種意義上分析也不利于企業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展目標(biāo)的達(dá)成。

2.3 檔案管理措施滯后性顯著

新形勢(shì)下，電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風(fēng)靡全球，在高端技術(shù)的協(xié)助下，對(duì)檔案信息與實(shí)體進(jìn)行管理，一方面滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展訴求，另一方面也為檔案資料使用者提供便利性[2]。但是當(dāng)下很多企業(yè)沒有積極應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，企業(yè)之間也沒有建設(shè)結(jié)構(gòu)完善的網(wǎng)絡(luò)檔案管理結(jié)構(gòu)體系，這樣檔案資源共享目標(biāo)無(wú)法達(dá)成，實(shí)用價(jià)值被大幅度削弱。

3 新形勢(shì)下提升檔案管理規(guī)范性的有效措施

3.1 加快檔案管理信息化進(jìn)程

一是確保檔案信息化達(dá)成過程中所需設(shè)備儀器引進(jìn)的齊全性，例如為檔案管理工作提供電腦、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、速印機(jī)等基礎(chǔ)性設(shè)施，與此同時(shí)也應(yīng)該做好基礎(chǔ)設(shè)施管理工作，確保辦公、閱覽、庫(kù)房對(duì)外開放性；二是做好檔案管理相關(guān)軟件設(shè)施配置工作，軟件起點(diǎn)較高，故此應(yīng)用要點(diǎn)在掌握上存在一定難度，故此檔案管理人員在實(shí)踐中應(yīng)該不斷總結(jié)軟件設(shè)施應(yīng)用方法。當(dāng)一、二目標(biāo)滿足以后，檔案管理人員就應(yīng)該探尋怎樣借用硬件與軟件去達(dá)到強(qiáng)化檔案管理規(guī)范性的目標(biāo)，為其供應(yīng)最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。若能夠合理的將各種電子和信息化手段整合進(jìn)檔案管理進(jìn)程中，管理水平就會(huì)有相應(yīng)提升，對(duì)檔案管理工作規(guī)劃起到正向作用，對(duì)于管理程序相對(duì)繁雜的紙質(zhì)檔案工作而言，可以在計(jì)算機(jī)上直接操作相關(guān)數(shù)據(jù)信息，檔案管理工作就體現(xiàn)出簡(jiǎn)潔性特征，檔案管理工作成效與意義凸顯出來(lái)，同時(shí)為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)力量。

總結(jié)長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)識(shí)到務(wù)實(shí)基礎(chǔ)工作是基礎(chǔ)，強(qiáng)化組卷的規(guī)范性，維護(hù)質(zhì)量。特別是在對(duì)檔案資料分類環(huán)節(jié)中，不同類型文件所對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵詞存在顯著的差異性，從而確保標(biāo)志的清晰性，最終實(shí)現(xiàn)構(gòu)建穩(wěn)固型信息化基礎(chǔ)的目標(biāo)[3]。另外，新形勢(shì)下，應(yīng)該將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分的彰顯出來(lái)，高度重視資料的信息化，例如把普通文件、工作動(dòng)態(tài)、信息簡(jiǎn)報(bào)、排班表等內(nèi)容發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，同時(shí)對(duì)電子檔案與實(shí)體檔案資料梳理、分類、編號(hào)、編目等工作分別進(jìn)行。建立健全多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也是不容忽視的內(nèi)容，做好電子數(shù)據(jù)采集與歸納工作，定期對(duì)照片、錄音與視頻等治療進(jìn)行數(shù)字化處理，達(dá)到充實(shí)檔案資源的目標(biāo)，并積極吸收國(guó)外先進(jìn)的信息化、規(guī)范化的檔案管理理念與方法，加大對(duì)檔案管理資金投入力度。

3.2 建立健全檔案管理工作體系與體制

若沒有相應(yīng)管理體系與體制的約束，那么檔案管理人員自律意識(shí)就難以樹立，工作運(yùn)行的有序性就得不到切實(shí)的保障，檔案管理工作體現(xiàn)出雜亂性特征，對(duì)檔案管理規(guī)范化造成負(fù)面影響。檔案管理工作體系與體制建立健全目的的達(dá)成是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，管理人員賦予檔案管理工作一定的重視是基礎(chǔ)，繼而將與檔案管理工作運(yùn)行程序整合進(jìn)管理體制中，并對(duì)每一程序?qū)嵤┘?xì)化措施，當(dāng)檔案管理工作運(yùn)行帶有精細(xì)性特征之時(shí)，規(guī)范化目標(biāo)的達(dá)成就指日可待了。上述工作內(nèi)容落實(shí)以后，企業(yè)就應(yīng)該構(gòu)建相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督體系，這一體系在構(gòu)建進(jìn)程中不必投入大量人力資源，可以使管理高層人員組成的，也可能是檔案資料的使用者，這一體系的實(shí)施，能夠維護(hù)與強(qiáng)化檔案管理工作運(yùn)行的科學(xué)性與規(guī)范性。

3.3 提高相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)

新形勢(shì)下，現(xiàn)代化設(shè)備日新月異，并不斷的涌現(xiàn)進(jìn)檔案管理工作進(jìn)程中，對(duì)有關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)也提出較為苛刻的標(biāo)準(zhǔn)，那么企業(yè)進(jìn)應(yīng)該定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化檔案管理相關(guān)人員技術(shù)的專業(yè)性，素養(yǎng)的優(yōu)質(zhì)性，充實(shí)其理論知識(shí)，強(qiáng)化操作行為的規(guī)范性[4]。與此同時(shí)也應(yīng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)信息化技術(shù)應(yīng)用要點(diǎn)，從而不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。眾所周知，檔案管理工作是較為枯燥的，但是工作人員也應(yīng)該以熱情的態(tài)度，并樹立創(chuàng)新精神，對(duì)本企業(yè)檔案管理工作運(yùn)行特征有全面認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，可以在大方向不變的情況下做出一些細(xì)微的改動(dòng)，從而使檔案管理工作質(zhì)量與效率均有不同程度的提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜合全文論述的內(nèi)容，對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化意義以及工作進(jìn)程中存在的不足有更為全面的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也掌握了幾種提升檔案管理規(guī)范性的對(duì)策，一是加快檔案管理信息化進(jìn)程，二是建立健全檔案管理工作體系與體制，三是提高相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)人員在工作進(jìn)程中也應(yīng)該不斷總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，確保檔案管理工作運(yùn)行規(guī)范性的同時(shí)，也為企業(yè)決策的準(zhǔn)確性提供憑據(jù)。

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作者簡(jiǎn)介

白玉玲（1990-），女，哈爾濱省延壽縣人，朝鮮族，初級(jí)助理館員，本科，研究方向：文博圖書檔案。endprint