“大數(shù)據(jù)”時代的檔案管理與開發(fā)利用

尚楠

摘 要：大數(shù)據(jù)又稱為巨量資料，指需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。對于檔案管理而言，大數(shù)據(jù)的科學(xué)管理和充分開發(fā)利用，能夠最大限度的發(fā)揮檔案的作用，使檔案不但能夠成為歷史資歷保存，更能夠通過信息化的處理方式和技術(shù)手段實現(xiàn)提供決策參考和支持的作用。本文對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與開發(fā)進行研究，在此基礎(chǔ)上提出對策建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；開發(fā)利用

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理概述

大數(shù)據(jù)又稱為巨量資料，指需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。對于檔案管理而言，大數(shù)據(jù)的科學(xué)管理和充分開發(fā)利用，能夠最大限度的發(fā)揮檔案的作用，使檔案不但能夠成為歷史資歷保存，更能夠通過信息化的處理方式和技術(shù)手段實現(xiàn)提供決策參考和支持的作用。

大數(shù)據(jù)有4V特點，即Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）。大數(shù)據(jù)的4V特點在檔案管理過程中同樣適用，一是檔案的Volume（大量），檔案主要是用于保存歷史資料、歷史數(shù)據(jù)、歷史沿革、歷史大事件以及其他需要保存的文字、圖片、數(shù)據(jù)資料等，通過長年的積累形成了較為完備、系統(tǒng)的資料群，因此檔案的大量特點體現(xiàn)的較為充分，符合大數(shù)據(jù)的Volume（大量）特點，從而為檔案管理與大數(shù)據(jù)模式相結(jié)合提供了堅實的基礎(chǔ)，能夠有較為豐富的信息資源作為大數(shù)據(jù)分析的原始資料。二是Velocity（高速），對于目前檔案管理信息化實施多年后的檔案管理工作而言，目前大多數(shù)檔案都以電子存檔的形式保存。同時，隨著信息化的不斷發(fā)展，信息化基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善與發(fā)展，能夠提供較為快速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這些都為檔案管理以及檔案開發(fā)利用的高速、便捷提供了基礎(chǔ)，因此在大數(shù)據(jù)時代到來之時，檔案管理、開發(fā)利用與大數(shù)據(jù)模式相結(jié)合的歸類、整理、開發(fā)、利用、分析、報告生成等方面都能夠充分的運用大數(shù)據(jù)的模型與模式進行充分的開發(fā)利用，從而達到高速、便捷的客戶需求。三是Variety（多樣），對于大數(shù)據(jù)的開發(fā)利用是要通過數(shù)據(jù)的不同類別、不同角度、不同維度的分析，形成多樣性的信息產(chǎn)品。同樣，對于檔案管理而言，由于檔案自身的特點與特性，能夠從多個角度、更多個層面、多個維度進行需求性信息采集與信息分析，最終形成多樣性的信息產(chǎn)品。通過大數(shù)據(jù)模型與模式的檔案化管理模式融合及本地化，能夠滿足檔案管理與開發(fā)利用過程中的研究與分析產(chǎn)品的多樣性，滿足需求者的需要，從而使檔案能夠發(fā)揮大做大的作用。四是Value（價值），通過Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）三個特性的保障與實施，最終達到的是大數(shù)據(jù)的價值，在檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理是以實現(xiàn)重要文件、數(shù)據(jù)的保存為目的，而現(xiàn)代化的檔案管理則在原有傳統(tǒng)的檔案管理目的基礎(chǔ)上，要達到在檔案管理規(guī)范及標準要求下的檔案開發(fā)與利用，實現(xiàn)檔案的最大價值和最優(yōu)化使用。因此，大數(shù)據(jù)模式與現(xiàn)代化檔案管理和開發(fā)利用有著相同的目的。

大數(shù)據(jù)管理是基于一定的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)進行的分析、開發(fā)、利用從而為決策的科學(xué)化、客觀化、準確化提供相應(yīng)的多樣化數(shù)據(jù)支撐。檔案管理與大數(shù)據(jù)管理其內(nèi)容、目的是一致的，在信息化的今天，通過檔案的充分開發(fā)、利用，不但能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價值的最大化，同時更是能夠為黨政機關(guān)、事業(yè)單位及企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供相應(yīng)的決策信息支持，同時在人力資源管理過程中，運用大數(shù)據(jù)分析，也能夠更為準確、客觀、真實的反映人力資源的水平、能力，為更優(yōu)化的人力資源管理提供參考幫助。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案開發(fā)與利用

大數(shù)據(jù)時代的檔案開發(fā)與利用應(yīng)建立現(xiàn)代化的基于信息技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫式檔案管理模式，具體而言，應(yīng)建立現(xiàn)代化檔案管理信息系統(tǒng)，具體包括以下方面內(nèi)容：一是現(xiàn)代化檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)代化檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，是將現(xiàn)有的和以后需要存檔的檔案，進行電子化檔案保存，對檔案中的數(shù)據(jù)通過檔案管理信息系統(tǒng)的的數(shù)據(jù)編寫模式和格式進行規(guī)范化保存，對于人事檔案等進行圖片保存。通過對各類檔案的規(guī)范化電子存儲，建立檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，從而為大數(shù)據(jù)的篩選、分析、研究提供夯實的基礎(chǔ)保障，因此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是現(xiàn)代化、信息化檔案管理的基礎(chǔ)和保障，對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的信息內(nèi)容應(yīng)準確、規(guī)范、標準的進行保存。二是現(xiàn)代化檔案管理信息分析模型建設(shè)，對于具備了豐富內(nèi)容的檔案信息管理系統(tǒng)而言，應(yīng)根據(jù)需求編寫和研發(fā)相應(yīng)的分析模型，通過模型能夠快速、準確的選取分析、研究過程中所需要的數(shù)據(jù)，從而為大數(shù)據(jù)分析提供相應(yīng)的選取模型、分析模型、研究模型及報告模型，實現(xiàn)檔案管理大數(shù)據(jù)分析的高效、便捷和快速。三是現(xiàn)代化檔案管理信息產(chǎn)品的生成，通過檔案中保存的可公開及可開發(fā)利用的信息的采集、開發(fā)、利用、分析，實現(xiàn)信息產(chǎn)品的生成，為需求者提供最為簡要、精準、實用的信息產(chǎn)品，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化檔案管理的大數(shù)據(jù)開發(fā)利用的最優(yōu)化。

對于檔案的開發(fā)利用而言，主要是通過定性分析與綜合分析的方法以及定性與定量分析結(jié)合的方法進行開發(fā)利用。此外，還有直接選取相關(guān)信息開發(fā)利用方法在實踐工作中也較為常用。

定性分析與綜合分析的方法是檔案開發(fā)利用主要的方法。通過檔案的歸屬、屬性的分析能夠確定是否屬于檔案開發(fā)和利用的范圍內(nèi)，在通過綜合比較、研究、分析、鑒定確定檔案的開發(fā)利用價值，在實踐工作中定性分析與綜合分析的方法是檔案開發(fā)利用主要的方法。

定性分析與定量分析結(jié)合的方法是檔案開發(fā)利用的發(fā)展趨勢。定性分析與定量分析結(jié)合的方法在科研工作、經(jīng)濟研究工作中被廣泛采納和使用，隨著檔案管理工作以及大數(shù)據(jù)模式、方法研究的不斷深入，更多的科研工作者與實際檔案管理人員將定性分析與定量分析結(jié)合的方法運用到檔案開發(fā)利用當中，通過定性分析能夠準確把握檔案的開發(fā)和利用的范圍，通過定量分析能夠全面、系統(tǒng)的對檔案進行保護與開發(fā)利用。

直接使用在實踐工作中也最為常用。在實踐工作中，通過檔案管理人員的理論與實踐經(jīng)驗直接、具體的審查檔案，直接選取檔案中的內(nèi)容即為直接鑒定法。這種方法的優(yōu)點在于高效的完成檔案的開發(fā)利用工作，但是也存在一定問題，受檔案管理人員及檔案價值鑒定人員的學(xué)術(shù)水平、工作能力及知識結(jié)構(gòu)等方面的限制，可能會造成檔案開發(fā)利用的缺失與不完整。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案開發(fā)與利用中的幾個問題

對于按數(shù)據(jù)適當?shù)臋n案開發(fā)與利用應(yīng)注意以下幾個問題：一是檔案開發(fā)利用的公開與保密問題，在檔案管理中涉及到國家秘密、商業(yè)秘密以及個人隱私問題應(yīng)慎重開發(fā)利用，嚴格按照檔案管理的規(guī)定、規(guī)范與標準進行操作，只有規(guī)定允許公開的檔案內(nèi)容才能夠作為開發(fā)利用的基礎(chǔ)性信息進行分析與研究。二是檔案開發(fā)利用的標準化，對于檔案開發(fā)利用而言，應(yīng)建立統(tǒng)一規(guī)范的指標體系，對于不同區(qū)域、不同行業(yè)、不同部門在進行信息化檔案管理的過程中，在檔案的電子存檔過程中的標準應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，從而為大數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)性保障，避免形成檔案信息內(nèi)容的存儲的不統(tǒng)一，出現(xiàn)“檔案信息孤島”現(xiàn)象。三是檔案開發(fā)利用的組織管理，在檔案開發(fā)利用過程中，應(yīng)加強組織領(lǐng)導(dǎo)，從檔案管理工作的發(fā)展規(guī)劃入手，嚴格按照檔案管理與開發(fā)利用規(guī)定與標準，在實踐操作中嚴格按照要求進行操作，保障信息安全與隱私安全，實現(xiàn)合法合規(guī)的檔案大數(shù)據(jù)開發(fā)與利用。

4 結(jié)束語

檔案管理中的大數(shù)據(jù)開發(fā)與利用是與時俱進的檔案管理工作新趨勢、新方向、新課題，只有不斷深入研究才能夠真正的確保檔案管理工作中的大數(shù)據(jù)開發(fā)利用的理論價值與實踐價值實現(xiàn)，從而達到為需求者提供有價值的決策參考信息的目的。

參考文獻

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