淺談當前檔案管理存在的問題及對策

段明芬

摘 要：檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各機關和社會團體都要充分認識到檔案管理工作的重要性。加強對檔案的管理，認真分析檔案管理工作中遇到的問題和存在的困難，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源，對單位今后的工作起著重要的查考利用作用。

關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；問題；對策

檔案是通過規(guī)范的程序所形成的歷史文獻紀錄，具有原始記錄性和歷史再現(xiàn)性。文書檔案則是反映黨務、行政管理等活動的檔案，是一個社會組織各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業(yè)務管理等的真實原始記錄。對于單位、群體、個人今后查找利用有著十分重要的作用，為此做好圖文資料的收集、管理尤為重要，它無疑是提供社會各界協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。現(xiàn)就對檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題、以及采取的對策談一點自己的看法：

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.欠缺現(xiàn)代化的辦公設備

目前，大多數(shù)單位在檔案管理的硬件設備上沒有達到要求，因此沒有實現(xiàn)檔案管理的科學化和規(guī)范化。甚至還有的單位將檔案室用來混堆雜物，庫房簡陋，設施簡單，沒有配套的防火、防潮、消防等設施。而對于檔案的借閱與查訪卻沒有更好地運用現(xiàn)代化手段，影響了單位檔案的安全與完整。另外，有些單位沒有充分發(fā)揮檔案的作用，僅僅限于檔案管理層面，對檔案的重要性沒有清醒的認識，不注重信息資源的現(xiàn)代化管理，從而忽視了對檔案資源的有效利用。

2.檔案檢索效率相對較低

在現(xiàn)代化數(shù)字化的檔案管理中，計算機檢索正在逐步代替體統(tǒng)的手工檢索方式，但手工檢索仍然在事業(yè)單位的檔案管理中占有明顯的比重，從而在一定程度上影響了單位檔案檢索的準確率和速度，同時也增加了檔案查閱的工作量。再加上人力檢索信息的局限性，所以大大降低了單位檔案管理的工作效率。

3.檔案收集單一

目前更多的是收集文字資料，對圖片、影象資料收集較少，導致很多有重要查考利用價值的圖片資料沒有得到保存。

4.檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)低、收集整理資料的不全面、準確

基層的檔案管理人員，大多數(shù)都是辦公室人員兼任，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓、學習，多是通過以老帶新、或者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗收集管理，具有很大的隨意性，對檔案的鑒別能力也因人而異，導致檔案的管理不規(guī)范、不齊全，不利于單位檔案保存及今后檔案的查找利用。

2 檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

3.檔案管理意識較為淡薄。一是思想認識模糊，沒有把檔案管理作為一項重要的基礎性工作抓好落實，沒有相應的規(guī)章考核制度，不知道為什么要開展檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。二是實際重視不夠，沒有專業(yè)的檔案管理人員，送培學習的機會也較為有限，導致人員素質(zhì)普遍偏低，缺少辨別檔案價值的知識，造成檔案管理的不規(guī)范，導致檔案查考利用的價值不足。三是缺乏主觀能動性，重形式輕內(nèi)容，對較多的文書資料不能合理的精取精，嚴格按照檔案的規(guī)定去管理，較多流于形式，沒有真正從對歷史負責、對單位負責的高度去做好檔案管理工作。

4.檔案室硬件環(huán)境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，沒有專用檔案室，放置檔案的地方狹窄、潮濕、安全消防設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。檔案必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

3 檔案管理工作的對策

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。要加強檔案管理工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的職工從事檔案工作管理工作，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊伍的專業(yè)性。加強對他們的教育培養(yǎng)，提高業(yè)務素質(zhì)，要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務指導能力。要根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦檔案基礎知識和業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業(yè)務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能，以促進單位檔案工作健康、平衡發(fā)展。

2.健全檔案管理制度。一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要創(chuàng)新收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

3.改進和完善檔案功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

4.采用信息化管理手段。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

5.做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立工作就是服務的觀念，以增強服務意識和主動服務作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

總之，新時期檔案管理工作要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從思想上改變老舊的觀念，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，全面提升檔案管理工作水平，為單位今后查找利用檔案提供準確、方便、規(guī)范完整的圖文聲象資料。